Comment automatiser les processus d’approbation des factures ?

À l'heure où l'efficacité est un facteur différenciant pour les entreprises, l'automatisation des processus d'approbation des factures est un indispensable. La question n'est pas de savoir « pourquoi le faire ? », mais bien « pourquoi attendre ? ».

Pour vous aider à démarrer, nous avons décomposé les étapes clés du processus et dressé la liste des nombreux avantages qu’il est possible d’en retirer. Suivez le guide !

Qu'est-ce qu'un processus d'approbation des factures ?

Afin de garantir son exactitude et sa légitimité avant le paiement, chaque facture est soumise à un processus d'approbation. Cela implique la réception de la facture, son examen, son approbation, son traitement et enfin, son paiement.

Et s’il était possible de mettre en place un processus d'approbation de facture plus rapide et plus efficace ? Ce processus se compose de workflows d'approbation clairs mais automatisés pour vous aider à maintenir le contrôle et la visibilité sur vos dépenses, et à accroître votre efficacité opérationnelle. Il prend également en charge la collecte automatisée des données, permettant à votre entreprise d’adopter une approche plus stratégique de la gestion financière.

Quelles sont les dix étapes d'un processus manuel d'approbation des factures ?

1. La réception de la facture
2. La saisie manuelle des données de la facture
3. La vérification de l'exactitude des données de la facture
4. La vérification de la bonne correspondance entre la facture le bon de commande
5. La correction des écarts constatés
6. L’envoi de la facture par e-mail à la personne en charge de l'approuver
7. La réponse aux commentaires/préoccupations de la personne chargée de l'approbation
8. Le renvoi de la facture pour approbation
9. Le paiement de facture
10. La mise à jour de votre logiciel comptable.

Vous le voyez, c’est un processus aussi complexe… que long !

Comment se passe le processus automatisé d'approbation des factures avec une plateforme intelligente ?

1. Vous recevez la facture,
2. Vous laissez la technologie intelligente extraire les données automatiquement et les classer dans les champs adéquats,
3. La technologie détecte automatiquement les éventuelles anomalies, sans intervention humaine. Elle déclenche si besoin un workflow spécifique afin qu’une personne désignée puisse les examiner et les approuver ou les rejeter,
4. Toutes les données sont centralisées au sein d'une seule plateforme,
5. La facture est payée sans intervention humaine,
6. Les données sont mises à jour et le rapprochement bancaire est effectué automatiquement.

Les défis courants de l'approbation des factures

Une étude récente a révélé que 60 % des entreprises traitent plus de 1 000 factures par mois. Cela représente un grand nombre de factures… et un travail de gestion considérable.

Imaginez le stress et les retards de clôture lorsque votre équipe dispose de piles de factures à traiter, des retards de paiement à gérer, et ajoutez à cela d’éventuelles relations avec les fournisseurs qui se détériorent, des problèmes de trésorerie et des difficultés à établir et suivre les notes de frais. De quoi perdre en temps, mais aussi et surtout en efficacité opérationnelle. Or, c’est précisément ce que les entreprises en recherche de compétitivité souhaitent éviter.

Les principales caractéristiques d'un workflow automatisé d'approbation des factures

Vous en avez assez du traitement manuel des factures ? Vous souhaitez renforcer votre efficacité opérationnelle et dégager du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier ? Voici comment mettre en place un processus d'approbation des factures automatisé.

La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères)

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie de pointe qui facilite considérablement la saisie des données des factures. Une fois qu'une facture est téléchargée et numérisée, l'OCR capture les données nécessaires à son traitement automatique, notamment les coordonnées du fournisseur, les dates, les montants, les numéros de TVA, etc.

Chez Payhawk, notre fonction OCR peut lire des documents dans plus de 60 langues et plusieurs alphabets, en extrayant rapidement les données, en remplissant les champs pertinents et même en faisant correspondre les factures aux bons de commande. La fonction OCR accélère l'ensemble du processus de saisie et de catégorisation des données, ce qui permet à votre équipe financière de se concentrer sur d'autres tâches et d'éliminer l'erreur humaine.

Le rapprochement automatisé à deux ou trois facteurs

Le rapprochement à deux et trois facteurs est essentiel pour signaler les écarts dans les comptes fournisseurs. Il est beaucoup plus facile à gérer s'il est automatisé.
Avec le rapprochement bidirectionnel (à deux facteurs) automatisé, le système scanne à la fois la facture du fournisseur et le bon de commande et évalue des détails tels que le nom du fournisseur, les quantités et les prix. Une fois que tous les détails correspondent, vous pouvez traiter la facture.

Quant au rapprochement triangulaire (à trois facteurs), il examine la facture et le bon de commande du fournisseur, et vérifie dans le même temps le bon de réception. En vérifiant automatiquement ce document supplémentaire, vous pouvez vous assurer que vous avez bien reçu les marchandises commandées et que les quantités et les prix correspondent à la fois au bon de commande et au bon de réception.

Les workflows de validation personnalisables

Les workflows d'approbation personnalisables ont pour objectif d'adapter le traitement et la signature des factures aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Chez Payhawk, nous proposons plusieurs façons de personnaliser votre workflow d'approbation des factures grâce à notre Designer de workflow.

Voici trois exemples de workflows classiques :

1. Montant de la facture. Pour tout montant inférieur à 500 euros, vous pouvez demander la simple approbation d’un de vos managers, tandis qu’un montant supérieur serait automatiquement envoyé à un membre senior pour signature.
2. Approbations inter-divisions. Les workflows ne sont pas universels, car chaque structure est différente. Avec Payhawk, vous pouvez créer des workflows d'approbation spécifiques qui s'étendent à toutes les divisions/équipes.
3. Workflows d'approbation de remplacement. Vous pouvez même définir des workflows d'approbation alternatifs grâce à nos options de secours personnalisables. Si un approbateur de factures sélectionné ne signe pas la facture pour une quelconque raison, nous pouvons rediriger la facture vers une personne prédéfinie.

Le rapprochement en temps réel

Lorsque vous recevez une facture, vous la téléchargez dans votre solution de gestion des dépenses, puis vous la vérifiez grâce à un rapprochement automatisé et vous procédez à son règlement. Ce n’est pas tout : une fois ce processus réalisé, il vous reste encore à mettre à jour manuellement votre ERP ou votre système comptable, avec le risque de commettre de multiples erreurs.

Un système de gestion des dépenses qui prend en charge le traitement et le rapprochement des factures de manière transparente, comme Payhawk qui dispose de solides intégrations ERP et comptables, permet d’éviter ces écueils. Votre ERP et votre logiciel comptable effectuent ainsi des rapprochements en temps réel, éliminant le risque d’erreurs et d’incohérences.

Les notifications et rappels automatiques

Les retards de paiement surviennent généralement lorsque tout repose sur les notifications manuelles.

Grâce aux notifications et aux rappels automatisés, nous informons en permanence le demandeur initial du statut de sa facture afin qu'il sache exactement où elle se trouve dans le processus d'approbation. Quant à l'approbateur, il reçoit des notifications push automatiques pour lui rappeler qu'une facture est en attente d'approbation.

L'automatisation de petites interactions comme celle-ci élimine toute confusion pour les deux parties.

Des communications dans l'application et sur la plateforme

Une solution de gestion des dépenses dotée de capacités de communication intégrées à l'application vous permet de centraliser toutes les communications avec toutes les personnes impliquées dans le processus d'approbation des factures. Avec Payhawk, par exemple, vous pouvez marquer les utilisateurs concernés dans les commentaires et recevoir les réponses directement dans votre boîte de réception.

Ainsi, vous ne manquez aucun changement important et bénéficiez d’un processus entièrement transparent.

La capacité à mesurer les indicateurs clés de performance budgétaires

La visibilité en temps réel sur les dépenses vous permet de prendre des décisions justes et précises.

Grâce à notre solution, vous pouvez ainsi voir ce que l'entreprise a dépensé jusqu'à présent et ce à quoi vous vous êtes engagé pour les mois à venir. Vous pouvez le faire pour votre service ou même pour un projet spécifique sur lequel vous travaillez. Mieux encore, les informations que vous pouvez extraire de la fonction de suivi budgétaire sont toutes en temps réel.

Quatre avantages de la mise en œuvre de workflows automatisés d'approbation des factures

La mise en place de workflows automatisés pour l'approbation des factures présente de nombreux avantages. En voici quatre.

1. La réduction des risques de fraude et des erreurs humaines

Selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la fraude liée au remboursement des dépenses représente 17 % de tous les cas de fraude en entreprise et coûte des milliards aux entreprises du monde entier. Un processus automatisé d'approbation des factures réduit considérablement ces risques.

2. La réduction du volume de travail manuel

Le travail manuel est fastidieux et prend du temps. En automatisant les processus, vous récupérez ce temps pour vous concentrer sur des tâches commerciales à plus forte valeur ajoutée.

3. L’amélioration des relations avec les fournisseurs

Grâce au processus automatisé d'approbation des factures, vous paierez toujours vos fournisseurs à temps ! Les technologies intelligentes éliminent les erreurs de saisie manuelle des données et les écarts sont immédiatement signalés, ce qui vous permet d'intervenir rapidement pour rectifier tout problème.

4. Le renforcement du contrôle des flux et de la transparence

Chez Payhawk, chaque facture passe d'abord par votre processus de validation prédéfini. Ce processus signifie que toutes les dépenses sont comptabilisées et approuvées par la personne appropriée, ce qui augmente la transparence et le contrôle dans toute l’entreprise. Par ailleurs, toute modification apportée à la facture est enregistrée dans une piste d'audit.

Que faut-il rechercher dans un logiciel de gestion automatisée des factures ?

Le choix d'un logiciel de gestion des factures est une décision importante. Mais comment faire le tri parmi les différentes options ? Voici quelques éléments à prendre en compte lors de votre recherche.

1. Vérifiez si le logiciel s'intègre à vos systèmes existants

Trouver une solution qui s'intègre au reste de votre infrastructure technologique permet de réduire la saisie manuelle des données et d’augmenter l'efficacité des processus. Pourquoi ? Imaginez que vous puissiez accéder à un seul tableau de bord pour visualiser les données financières au lieu d'avoir à vous connecter à plusieurs systèmes, ERP, comptabilité et gestion des dépenses, pour synchroniser manuellement les données.

Pensez à vérifier si votre logiciel s'intègre aux logiciels leaders du marché et vous permet de définir des modèles faciles à utiliser et à modifier. Vous pourrez ainsi profiter de rapprochements en temps réel.

2. Assurez-vous qu'il s’adapte à mesure que vous vous développez

À mesure que votre organisation se développe, vous avez plus de factures à traiter. Attendre d'automatiser votre processus d'approbation des factures jusqu'à ce qu'il soit déjà trop tard risque d’entraîner des problèmes majeurs.

Assurez-vous donc de choisir un système capable d'évoluer avec vous. Des workflows personnalisables à la conformité automatique aux réglementations, il est temps de vous épargner les tracas liés au changement de plateforme !

3. L’uniformité : une plateforme de gestion des dépenses tout-en-un

Gérer toutes vos dépenses sur une seule et même interface signifie qu'il n'est plus nécessaire de jongler avec différents outils ; vous pouvez désormais tout contrôler à partir d'une seule et même plateforme. Les directions financières disposent ainsi d'une visibilité complète sur tous les types de dépenses, ainsi que d'un accès à des données financières précises.

4. La possibilité de programmer les paiements

La programmation des paiements peut améliorer significativement la planification financière, en vous aidant à maîtriser les dépenses futures et à payer les fournisseurs à temps. Vous pouvez également utiliser le planificateur d'amortissement intégré pour différer les transactions et répartir les coûts plus efficacement.

5. Des fonctionnalités exceptionnelles de gestion des fournisseurs

Une gestion efficace des fournisseurs vous aidera à organiser vos flux financiers et à améliorer leur suivi. Grâce à notre solution, vous pouvez synchroniser les données des fournisseurs avec votre ERP, accéder à une base de données centrale, suivre les modifications et classer les dépenses par catégorie.

Alors, convaincus ? Demandez tout de suite une démonstration pour en savoir plus !