Pourquoi le traitement manuel des factures prend-il autant de temps ?

Après tout, il s’agit simplement de recueillir des factures, de les charger dans le système et de payer vos fournisseurs, n’est-ce pas ? Et pourtant, la gestion des factures fournisseurs reste une problématique pour de nombreuses entreprises. Parmi les causes de cette perte de temps figurent :

• La gestion manuelle des reçus et des factures
• Le tri des factures
• La saisie et l’enregistrement manuels de l’ensemble des données
• Les délais de paiements et de remboursements
• La résolution des erreurs

Perte de temps n°1 : la chasse aux reçus et aux factures

Le premier problème consiste à obtenir les factures : sans logiciel de saisie automatisée des factures, vos documents sont bien souvent éparpillés, sur des canaux différents, et dans des formats différents.

Certaines des factures ont été envoyées à votre adresse e-mail dédiée aux factures fournisseurs, ce qui implique qu’une personne doit surveiller et gérer cette boîte mail. Et encore faut-il que les factures aient bien été envoyées à cette adresse et non sur l’adresse personnelle d’un membre de votre équipe. Car c’est là que ça se complique pour l’équipe Finance.

Il faut d’abord trouver les factures manquantes. Une tâche relativement aisée lorsqu’il s’agit de factures mensuelles, mais plus ardue pour les factures ponctuelles ou irrégulières : bien souvent, il faut rendre visite physiquement aux responsables pour leur demander de consulter leurs boîtes mails ou leurs spams pour retrouver ladite facture.

Le temps passé à simplement faire la chasse aux factures dans l’entreprise ou à demander des copies aux fournisseurs est largement sous-estimé.

Perte de temps n°2 : le tri des données

Si vous ne bénéficiez pas de l’automatisation du traitement des factures, vous devez ensuite trier les factures durement récupérées, par types pertinents.

S’agit-il d’une facture pro forma à payer immédiatement ? S’agit d’une facture de 30 jours standard ? S’agit-il simplement d’une confirmation de commande ? Pour s’assurer de bien comprendre les factures, il faut souvent examiner physiquement chacun des documents.

Puis vient l’étape de l’encodage des factures : vous aurez besoin de l’entité, du service, du projet et des codes de site, entre autres. Si un membre d’équipe expérimenté s’en charge, cette opération peut être assez rapide, surtout pour les factures standard que vous recevez tous les mois, mais cela devient vite fastidieux lorsqu’un nouveau document arrive puisqu’il faut enregistrer toutes les écritures dans les comptes comptables correspondants.

Perte de temps n°3 : la saisie et l’enregistrement comptable

Vous avez récupéré toutes les factures, les avez triées, il faut maintenant saisir toutes les informations… Et ce, manuellement, si vous ne disposez pas de logiciel de gestion des factures.

Il vous faut alors déterminer quel membre de l’équipe va s’occuper de cette mission : plutôt quelqu’un d’expérimenté, qualifié et compétent qui sera sans doute plus rapide et plus précis qu’un débutant, mais pouvez-vous vraiment lui assigner ce genre de tâches au détriment de mission à plus grande valeur ajoutée ?

Et si vous choisissez quelqu’un de plus junior, il n’aurait peut-être pas l’expertise nécessaire pour réaliser toutes les étapes et devra solliciter l’aide d’un collègue.
Un cercle pas vraiment vertueux, vous en conviendrez…

Perte de temps n°4 : les délais de paiements

Après avoir passé un temps non négligeable sur l’enregistrement de vos factures : vous êtes prêts à payer vos fournisseurs.

Mais vous ne bénéficiez toujours pas de l’automatisation des factures fournisseurs. Par conséquent, vous allez devoir effectuer un processus de rapprochement des factures manuel, sans autre outil que votre paire d’yeux et votre minutie.
Il vous faut donc vérifier que la facture a été autorisée pour effectuer le paiement, enregistrée correctement et qu’elle correspond à votre bon de commande. Dans le cas contraire, une enquête doit être effectuée pour s’assurer que le paiement est maintenu.
Puis, vous devez regrouper toutes les factures pour le paiement, vous assurer que le total convient et les envoyer via votre solution de paiements.

Perte de temps n°5 : la résolution des erreurs

La gestion des factures fournisseurs peut paraître simple, mais dans les faits, le processus devient très vite chronophage lorsqu’il n’est pas automatisé. Et c’est sans compter la marge d’erreurs humaines qui peuvent survenir à chacune des étapes du traitement des factures, engendrant des ralentissements tout au long du processus. En cas d’information correcte, vous risquez de vous retrouver dans le cas de figure où il faut appeler votre fournisseur pour réclamer un paiement, vérifier les documents d’origine, consulter les saisies dans le grand livre, puis les rapprocher avec le fichier de paiement. Tout cela prend du temps et ne participe pas à la motivation des équipes.

Comment gagner du temps sur sa gestion des factures fournisseurs ?

Si vous souhaitez gagner en efficacité opérationnelle ET faire des économies, nous avons ce qu’il vous faut : une solution automatisée pour la gestion des factures fournisseurs.

Julian Hall, COO chez Essentia Analytics, témoigne du temps passé à la gestion des factures avant de choisir Payhawk : "Nous étions toujours en train de courir après de factures et nous avions également beaucoup de problèmes de saisie, en particulier pour les paiements. Nous avons réalisé que nous avions une énorme opportunité d'amélioration".

Carolina Einarsson, CFO chez Essentia Analytics, ajoute : “Le temps gagné avec Payhawk change la donne, nous avons même pu allouer des ressources supplémentaires pour participer à la croissance de l'entreprise, un des membres de l'équipe Finance passe désormais 50 % de son temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée”.

Le traitement manuel des factures fournisseurs est une solution à court terme, pour les petites entreprises, toutefois, si vous avez des ambitions de croissance, l’automatisation des factures fournisseurs est LA solution.

Eduardo Felipez, Comptable de Gestion chez Heroes, nous parle des bénéfices de la solution de gestion des dépenses Payhawk et de son intégration native à son ERP : “Nous avons cinq entités, avec environ 300-500 dépenses par mois dans la société mère. Auparavant, il me fallait une journée entière par entité pour examiner, importer et exporter et mettre les dépenses dans le bon format. Avec l'intégration native de Payhawk à NetSuite, je ne passe plus qu'une heure par jour sur ce sujet. C’est une aide considérable".

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