Waarom duurt handmatige factuurverwerking zo lang?

Het is tenslotte gewoon facturen verzamelen, ze in het systeem zetten en dan je leveranciers betalen, toch? Niets is minder waar. Handmatig factuurbeheer kan erg tijdrovend zijn – deze blog gaat in op de grootste uitdagingen en de volgende stappen die je moet nemen om ze op te lossen.

We bespreken:

• Achter ontvangstbewijzen en facturen aanjagen
• Alles uitzoeken
• Alle gegevens invoeren en registreren
• Aan de juiste mensen, het juiste bedrag op het juiste moment betalen
• Fouten oplossen
• Volgende stappen

Achter ontvangstbewijzen en facturen aanjagen

Het eerste probleem is het verkrijgen van de facturen, waarbij de boekhouder of financieel manager de 'jager-verzamelaar' wordt.

Zonder het voordeel van geautomatiseerde software voor het vastleggen van facturen, zul je waarschijnlijk merken dat je documenten in verschillende formaten opduiken via verschillende kanalen.

Je kunt er een paar naar je e-mailadres van de crediteurenadministratie laten sturen. In dit geval moet iemand de inbox controleren en beheren. Vaak zie je dat ze naar een algemeen "accounts@" catchall-adres worden gestuurd of naar specifieke leden van je team in plaats van naar het factuuradres van de crediteurenadministratie. Dit betekent dat je erop vertrouwt dat drukke teamleden onthouden dat ze deze naar het juiste adres moeten doorsturen; anders wordt de leverancier niet betaald.

Meestal wordt echter een vrij groot deel van de facturen naar managers van andere afdelingen gestuurd, en dit is waar de vaardigheden van financiële mensen op het gebied van jagen en verzamelen op de proef worden gesteld.

Ten eerste moet je uitzoeken welke facturen ontbreken. Dit is gemakkelijk voor standaardbetalingen, want als je je maandelijkse elektriciteitsrekening niet hebt gehad, kun je die waarschijnlijk wel zien. Maar als je eenmalige of onregelmatige facturen ontvangt, is het vaak een kwestie van managers bezoeken en ze vragen om hun inbox of brievenbak te doorzoeken.

Vergeet niet de tijd die je besteedt aan het najagen van facturen in het bedrijf of het vriendelijk vragen van kopieën aan leveranciers.

Alles uitzoeken

Als je geen geautomatiseerde factuurverwerking hebt, moet je je nieuw gevonden facturen sorteren in relevante typen.

Het fysiek doornemen van e-mails of papieren kopieën duurt een eeuwigheid, maar het is essentieel omdat je eerst moet begrijpen wat voor soort document je hebt. Is het een pro forma die onmiddellijk moet worden betaald? Is het een standaardfactuur van 30 dagen? Is het gewoon een bevestiging van een bestelling?

Zodra je je factuurlijst hebt, moet je tijd besteden aan codering.

Je hebt codes nodig voor entiteiten, afdelingen, projecten en locaties, en nog veel meer. Als je een ervaren teamlid hebt, kunnen ze vrij snel zijn, vooral met standaardfacturen die je elke maand krijgt, maar als er een nieuw document binnenkomt, kost het tijd om de juiste codering uit te werken.

Alle gegevens invoeren en registreren

Je hebt nu een stapel facturen en omdat je geen geautomatiseerde factuurverwerking hebt, moet je deze met de hand invoeren in je administratiesysteem.

Deze uitdaging is waarschijnlijk waar managers aan denken als ze aan factuurverwerking denken, maar zoals we hebben gezien, is er veel werk en geïnvesteerde tijd nodig voordat je zelfs maar de kans krijgt om aan boekingen te denken.

Je moet een teamlid toewijzen om de gegevens van elke factuur handmatig in te voeren, maar wie kies je?

Een ervaren, gekwalificeerd en capabel teamlid zal sneller en nauwkeuriger zijn dan een junior, maar kun je ze echt weghalen bij activiteiten die meer waarde toevoegen?

Het is zinvol om een junior te gebruiken om facturen in te voeren. Natuurlijk, ze zullen wat langzamer zijn en misschien meer fouten maken, maar je ervaren mensen kunnen tenminste andere dingen doen, toch? Nou, niet per se, want junior medewerkers kunnen meer vragen stellen, wat betekent dat ze de workflow onderbreken van de ervaren mensen die je aan andere taken wilde laten werken.

Aan de juiste mensen, het juiste bedrag op het juiste moment betalen

Nu komen we bij het punt waarop je facturen in je systeem staan en je klaar bent om je leveranciers te betalen.

Vergeet niet dat je geen geautomatiseerde crediteurenadministratie hebt, dus dit wordt een handmatig factuurreconciliatieproces waarbij je gefocust en met oog voor detail aan de slag gaat.
Je mensen moeten controleren of de factuur is geautoriseerd voor betaling, correct is geregistreerd en overeenkomt met je inkooporder of werkorder. Als dat niet het geval is, moet er een onderzoek komen om er zeker van te zijn dat het nog steeds in orde is om te betalen.

Vervolgens moet je team deze bundelen voor betaling, ervoor zorgen dat het totaal overeenkomt met wat je verwachtte te betalen en dit vervolgens via je betalingsverwerkingsoplossing versturen.

Fouten oplossen

Als dat allemaal nogal tijdrovend klinkt? Dat klopt.

Het probleem is dat het adminstratieproces eenvoudig klinkt, maar in het echte leven, zonder enige vorm van factuurautomatisering, eeuwig duurt, zelfs als er geen problemen zijn. Het controleren en oplossen van fouten legt echter het grootste beslag op de tijd van een financieel team.

Als je nadenkt over het proces, hebben we overal handmatige taken en met de beste wil van de wereld zijn mensen niet perfect. Dit betekent dat je bij elke betaling facturen kunt vinden die verkeerd zijn gecodeerd, fouten met 'dikke vingers' bij het invoeren van gegevens of betalingen die verkeerd zijn gedaan.

Dan krijg je een telefoontje van je leverancier over een betaling en moet iemand de originele documenten controleren, de boekingen in het grootboek doornemen en deze vervolgens afstemmen met het betalingsbestand.

Allemaal ongelooflijk tijdrovend en deprimerend.

Wij zijn van mening dat het oplossen van fouten waarschijnlijk het grootste beslag legt op de tijd van een crediteurenadministratie of financieel team.

Volgende stappen

Als je een efficiënt financieel team wilt runnen, dan moet dat beginnen met een snelle en accurate crediteurenadministratie. We kunnen heel duidelijk zien dat zelfs een proces dat eenvoudig klinkt wanneer het wordt beschreven, in werkelijkheid veel tijd in beslag neemt.

"Het gebruik van Payhawk heeft het spel veranderd; we zijn zelfs in staat geweest om middelen direct toe te wijzen aan teams die invloed hebben op de inkomsten. We hebben een medewerker in het financiële team die nu de helft van haar tijd werkt als SDR."

Als de eerste invoer in je systeem een eeuwigheid duurt en als er fouten in zitten, dan zul je nooit de heilige graal van accurate bijna-realtime rapportage bereiken.

Problemen oplossen en het najagen van facturen zijn geen grapje. Julian Hall, COO bij Essentia Analytics beschrijft hun ervaring voordat ze overstapten op Payhawk voor kostenbeheer. "We ontdekten dat we altijd achter facturen aan zaten en ook veel problemen hadden met het opnieuw invoeren van gegevens, vooral rond betalingen. We realiseerden ons dat we een enorme kans op verbetering hadden."

Carolina Einarsson, CFO bij Essentia, vervolgt:"Het gebruik van Payhawk heeft het spel veranderd; we zijn zelfs in staat geweest om middelen direct toe te wijzen aan teams die invloed hebben op de inkomsten. We hebben een medewerker in het financiële team die nu de helft van haar tijd werkt als SDR."

Handmatige verwerking kan werken als je een heel klein bedrijf bent, maar als je wilt groeien zonder je personeelsbestand te verdubbelen, is factuurautomatisering bij de crediteurenadministratie de juiste manier.

Eduardo Felipez, Management Accountant bij Heroes beschrijft hoeveel tijd ze bespaarden toen ze overstapten op Payhawk en profiteerden van zowel slim uitgavenbeheer als een directe ERP-integratie.

"We hebben vijf entiteiten, met ongeveer 300-500 uitgaven per maand in het moederbedrijf. Vroeger kostte het me een hele dag per entiteit om de uitgaven te bekijken, importeren en exporteren en de uitgaven in de juiste opmaak om te zetten," aldus Eduardo. "Met de directe Payhawk-integratie met NetSuite ben ik hier nu slechts één uur per dag mee bezig. Het is een enorme hulp."

Boek een demo met onze experts voor meer informatie.