¿Por qué se tarda tanto tiempo en procesar manualmente las facturas?

Después de todo, solo se trata de recopilar facturas, incorporarlas al sistema y, a continuación, pagar a los proveedores ¿no es así? Hasta cierto punto, no es verdad. La gestión de facturas manual puede llevar mucho tiempo. Este artículo profundiza en los mayores retos que plantea y en los siguientes pasos que deberías dar para resolverlos.

Estos son los temas que vamos a abordar:

• Seguimiento de recibos y facturas
• Poner todo en orden
• Introducción y registro de todos los datos
• Pagos a las personas apropiadas, con el importe correcto y en el momento adecuado
• Solución de errores
• Siguientes pasos

Seguimiento de recibos y facturas

El primer problema radica en obtener las facturas, actividad para la que el contable o director financiero se convierte en un «cazador-recolector».

Sin la ventaja de un software de captura de facturas automatizada, probablemente descubrirás que tus documentos aparecen en varios formatos y a través de varios canales.

Puede que te hayan enviado algunas a tu dirección de correo electrónico de cuentas por pagar. En este caso, alguien tendrá que monitorizar y gestionar la bandeja de entrada. Es frecuente que descubras que se envían a una dirección genérica «cuentas@» o a miembros determinados del equipo en lugar de a la dirección de facturación de cuentas por pagar. Esto significa que tienes que confiar en que los miembros del equipo, que ya están muy ocupados de por sí, recuerden que deben enviarlas a la dirección correcta. De lo contrario, el proveedor no recibirá el pago.

Sin embargo, es habitual que un gran porcentaje de facturas se envíe a jefes de otros departamentos y aquí es donde se ponen a prueba las habilidades de caza y recolección del personal de finanzas.

En primer lugar, tienes que descubrir qué facturas faltan. Esto resulta muy sencillo en el caso de pagos periódicos, ya que si no te ha llegado la factura mensual de electricidad, probablemente puedas encontrarla. Pero, si recibes facturas no recurrentes o irregulares, es frecuente que tengas que presentarte personalmente ante los jefes de otros departamentos y solicitarles que busquen las facturas en sus bandejas de entrada o de cartas.

Y no desestimes todo el tiempo que hay que dedicar simplemente al seguimiento de las facturas en toda la empresa o a pedir amablemente a los proveedores que te envíen una copia.

Poner todo en orden

Si no tienes automatizado el procesamiento de las facturas, tendrás que clasificar todas las facturas que acabas de encontrar en las categorías relevantes.

Revisar todos los emails en formato electrónico o impresos en papel es una tarea que requiere mucho tiempo, pero que es esencial porque, en primer lugar, hay que asegurarse de que se entiende qué tipo de documento se tiene entre manos. ¿Es una factura proforma que debe pagarse inmediatamente o una factura estándar a 30 días? ¿Es simplemente un acuse de recibo?

Cuando tengas la lista de facturas, tendrás que dedicar cierto tiempo a codificarlas.

Necesitarás los códigos de la entidad, departamento, proyecto y localización, entre otros. Si cuentas con un miembro experto en el equipo, esto puede resultar bastante rápido, especialmente en el caso de las facturas estándar que se reciben todos los meses pero, cuando llega un documento nuevo, se tarda tiempo en descubrir cuál es la codificación adecuada.

Introducción y registro de todos los datos

Ahora tienes una pila de facturas y, puesto que no puedes procesarlas automáticamente, tendrás que incluirlas manualmente en tu sistema de cuentas por pagar.

Probablemente, este es el reto que se plantean los gestores cuando piensan en el procesamiento de facturas pero, tal como hemos visto, ha sido necesario dedicar mucho trabajo y tiempo antes incluso de tener la posibilidad de pensar en introducir algún dato.

Tendrás que encargar a un miembro del equipo que introduzca manualmente todos los datos de las facturas pero, ¿a quién elegirás?

Un miembro del equipo experto, cualificado y capaz será más rápido y más preciso que un novato pero, ¿puedes realmente permitirte que deje de llevar a cabo actividades con más valor añadido?

Tiene sentido que encargues esta tarea a un miembro sin mucha experiencia. Por supuesto, será un poco más lento y puede cometer más errores pero, por lo menos, los expertos se estarán dedicando a otras labores más importantes, ¿verdad?

Bueno, esto no es así necesariamente, ya que el personal menos experto puede plantear más preguntas y esto significa que interrumpirán el trabajo del personal experto que querías que se dedicara a otras actividades.

Este puede ser un escenario en el que nadie gana.

Pagos a las personas apropiadas, con el importe correcto y en el momento adecuado

Ya hemos llegado al punto en el que las facturas están en tu sistema y estás listo para pagar a tus proveedores.

No olvides que no tienes automatizadas las facturas pendientes de pago, así que este será un proceso de conciliación de facturas manual que se llevará a cabo con el viejo poder del cerebro y un buen ojo para el detalle. Tu personal tendrá que comprobar que se ha autorizado el pago de la factura, que esta se ha registrado correctamente y que corresponde con la orden de compra o de trabajo. Si no es así, habrá que investigar y cerciorarse de que lo adecuado sigue siendo pagarla.

A continuación, tu equipo tendrá que agrupar las facturas para proceder a su pago, asegurarse de que el total corresponde con lo que estaba previsto pagar y, después, enviar esta información a tu programa de procesamiento de pagos.

Solución de errores

Si tienes la impresión de que a todo esto hay que dedicarle mucho tiempo, estás en lo cierto.

El problema es que el proceso de cuentas por pagar suena muy sencillo pero, en la vida real y sin ningún sistema para automatizar las facturas de las cuentas por pagar, se prolonga hasta el infinito, incluso aunque no surjan problemas.

No obstante, la comprobación y solución de errores es la tarea a la que más tiempo dedica el equipo financiero.

Si piensas en ello, todo el proceso está plagado de tareas manuales y, aun con la mejor voluntad del mundo, la gente no es perfecta. Esto significa que, en cualquier ciclo de pago individual, puedes encontrar facturas que no estén bien codificadas, errores manuales en la introducción de datos o pagos realizados incorrectamente.

Entonces recibes la llamada de un proveedor que reclama un pago y alguien tiene que comprobar los documentos originales, buscar en todas las entradas del libro mayor y conciliarlas con el archivo de pagos.

Todo esto consume una cantidad de tiempo increíble y resulta muy frustrante para el personal.

Podríamos argumentar que la solución de errores es, probablemente, la actividad a la que más tiempo tiene que dedicar un equipo financiero o un departamento de cuentas por pagar.

Siguientes pasos

Si quieres dirigir un equipo financiero eficaz, tienes que comenzar con una funcionalidad de cuentas a pagar rápida y precisa. Podemos ver con bastante claridad que, incluso cuando describimos un proceso que parece sencillo, en realidad consume mucho tiempo en condiciones reales.

Payhawk ha sido un punto de inflexión para nosotros; hemos logrado asignar recursos a equipos que influyen directamente en los ingresos. Ahora tenemos a una persona del departamento financiero que dedica la mitad de su tiempo a tareas de desarrollo de ventas.

Si la introducción de datos en el sistema se prolonga indefinidamente y, una vez terminada la tarea, hay multitud de errores, entonces nunca conseguirás elaborar informes casi en tiempo real.

Los problemas de corrección de datos y el seguimiento de recibos no son algo que se pueda tomar a broma. Julian Hall, COO de Essentia Analytics, describió su experiencia antes de cambiar a Payhawk para la gestión de gastos.

Descubrimos que constantemente estábamos detrás de las facturas y teníamos muchos problemas con la reintroducción y corrección de datos, en particular con los pagos. Identificamos un gran margen de mejora.

Carolina Einarsson, CFO de Essentia, añadió que «Payhawk ha sido un punto de inflexión para nosotros; hemos logrado asignar recursos a equipos que influyen directamente en los ingresos. Ahora tenemos a una persona del departamento financiero que dedica la mitad de su tiempo a tareas de desarrollo de ventas».

El procesamiento manual puede funcionar cuando tu negocio es muy pequeño, pero si quieres crecer sin multiplicar por dos tu plantilla, la automatización de facturas de cuentas por pagar es el camino a seguir.

Eduardo Felipez, Management Accountant de Heroes, describió cuánto tiempo ahorraron cuando cambiaron a Payhawk y sacaron partido tanto de la gestión de gasto inteligente como de la integración nativa con su ERP.

Nuestra compañía matriz está compuesta por cinco entidades con, aproximadamente, de 300 a 500 gastos al mes. Solía tardar un día entero en revisar, importar, exportar y configurar el formato correcto para los gastos de cada entidad», señaló Eduardo. «Con la integración nativa de Payhawk con NetSuite, ahora solo dedico una hora a todas estas tareas. Es una ayuda enorme.

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