Warum dauert die manuelle Rechnungsbearbeitung so lange?

Manuelles Rechnungsmanagement kann sehr zeitaufwändig sein - dieser Blog befasst sich mit den größten Herausforderungen und den nächsten Schritten, die Sie unternehmen sollten, um diese zu bewältigen.

Wir besprechen:

• Einholung von Zahlungsbelegen und Rechnungen
• Kodierung
• Eingabe und Aufzeichnung aller Daten
• Korrekte Rechnungsabwicklung
• Fehlerbehebung
• Nächste Schritte

Einholung von Zahlungsbelegen und Rechnungen

Das erste Problem ist die Beschaffung der Rechnungen, bei der der Buchhalter oder Finanzmanager zum „Jäger und Sammler” wird.

Ohne den Vorteil einer automatisierten Rechnungserfassungssoftware werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Ihre Dokumente in verschiedenen Formaten über verschiedene Kanäle eingehen.

Sie können sich einige an Ihre AP-E-Mail-Adresse schicken lassen. In diesem Fall muss jemand den Posteingang überwachen und verwalten. Oftmals werden sie entweder an eine allgemeine „accounts@“-Auffangadresse oder an bestimmte Mitglieder Ihres Teams geschickt, anstatt an die Adresse der Rechnungsstellung. Das bedeutet, dass Sie sich darauf verlassen müssen, dass die viel beschäftigten Mitarbeiter daran denken, dass sie die Rechnungen an die richtige Adresse weiterleiten müssen, da der Lieferant sonst nicht bezahlt wird.

In der Regel wird jedoch ein recht hoher Anteil der Rechnungen an Manager anderer Abteilungen geschickt, und hier werden die Jäger- und Sammlerfähigkeiten der Finanzabteilung auf die Probe gestellt.

Erstens müssen Sie herausfinden, welche Rechnungen fehlen. Bei Standardzahlungen ist dies einfach, denn wenn Sie Ihre monatliche Stromrechnung nicht erhalten haben, werden Sie sie wahrscheinlich erkennen können. Wenn Sie jedoch einmalige oder unregelmäßige Rechnungen erhalten, müssen Sie oft die Verantwortlichen persönlich aufsuchen und sie bitten, ihre Posteingänge oder Briefkästen zu durchsuchen.

Die Zeit, die damit verbracht wird, Rechnungen im Unternehmen zu suchen oder Lieferanten freundlich um Kopien zu bitten, sollte nicht außer Acht gelassen werden.

Kodierung

Wenn Sie nicht über eine automatisierte Rechnungsverarbeitung verfügen, müssen Sie die neu gefundenen Rechnungen nach den entsprechenden Typen sortieren.

Die Durchsicht von E-Mails oder Ausdrucken nimmt viel Zeit in Anspruch, ist aber unerlässlich, da Sie zunächst sicherstellen müssen, dass Sie wissen, um welche Art von Dokument es sich handelt. Handelt es sich um eine Proforma-Zahlung, die sofort zu leisten ist? Handelt es sich um eine Standardrechnung mit 30 Tagen Laufzeit? Handelt es sich lediglich um eine Bestätigung der Ordnung?

Sobald Sie Ihre Rechnungsliste haben, müssen Sie Zeit für die Codierung aufwenden.

Sie benötigen Codes für Unternehmen, Abteilungen, Projekte, Standorte und viele andere. Wenn Sie ein erfahrenes Teammitglied haben, kann das ziemlich schnell gehen, vor allem bei Standardrechnungen, die Sie jeden Monat erhalten, aber wenn ein neues Dokument hereinkommt, braucht es Zeit, um die richtige Codierung zu finden.

Eingabe und Aufzeichnung aller Daten

Sie haben nun einen Stapel Rechnungen, und da Sie keine automatisierte Rechnungsverarbeitung haben, müssen Sie diese von Hand in Ihr AP-System eingeben.

An diese Herausforderung denken Manager wahrscheinlich, wenn sie an die Rechnungsbearbeitung denken, aber wie wir gesehen haben, gibt es eine Menge Arbeit und investierte Zeit, bevor man überhaupt daran denken kann, irgendwelche Einträge zu machen.

Sie müssen ein Teammitglied mit der manuellen Eingabe der Rechnungsdetails beauftragen, aber wen wählen Sie aus?

Ein erfahrenes, qualifiziertes und fähiges Teammitglied ist zwar schneller und genauer als eine Nachwuchskraft, aber kann man sie wirklich von wertschöpfenden Tätigkeiten abziehen?

Es ist sinnvoll, einen Bürogehilfen für die Eingabe von Rechnungen einzusetzen. Sicherlich werden sie etwas langsamer sein und vielleicht mehr Fehler machen, aber zumindest können Ihre erfahrenen Mitarbeiter andere Dinge tun, oder?

Nicht unbedingt, denn Nachwuchskräfte können mehr Fragen stellen, was bedeutet, dass sie die Arbeitsabläufe der erfahrenen Mitarbeiter unterbrechen, die Sie für andere Aufgaben einsetzen wollten.

Korrekte Rechnungsabwicklung

Jetzt kommen wir zu dem Punkt, an dem Ihre Rechnungen in Ihrem System sind und Sie bereit sind, Ihre Lieferanten zu bezahlen.

Denken Sie daran, dass Sie Rechnungsautomatisierung haben, sodass dies ein manueller Rechnungsabgleich ist, bei dem der gute alte Verstand und ein scharfes Auge für Details gefragt sind.
Ihre Mitarbeiter müssen prüfen, ob die Rechnung zur Zahlung freigegeben und korrekt erfasst wurde und ob sie mit Ihrer Bestellung oder Ihrem Arbeitsauftrag übereinstimmt. Wenn dies nicht der Fall ist, muss eine Untersuchung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Zahlung noch in Ordnung ist.

Dann muss Ihr Team diese für die Zahlung stapeln, sicherstellen, dass der Gesamtbetrag mit dem erwarteten Betrag übereinstimmt, und diesen dann über Ihre Zahlungsabwicklungslösung senden.

Fehlerbehebung

Wenn sich das alles ziemlich zeitaufwendig anhört, dann können wir versprechen, dass es das auch ist.

Das Problem ist, dass der Rechnungsstellungsprozess zwar einfach klingt, aber in der Praxis ohne jegliche Form der Automatisierung der Rechnungsstellung ewig dauert, selbst wenn es keine Probleme gibt.

Die Überprüfung und Behebung von Fehlern ist jedoch der größte Zeitaufwand für ein Finanzteam.

Wenn Sie über den Prozess nachdenken, haben wir durchweg manuelle Aufgaben, und beim besten Willen sind die Menschen nicht perfekt. Das bedeutet, dass Sie in jedem einzelnen Zahlungslauf Rechnungen finden können, die falsch codiert sind, Fehler bei der Dateneingabe oder falsch ausgeführte Zahlungen.

Dann erhalten Sie einen Anruf von Ihrem Lieferanten, der eine Zahlung beanstandet, und jemand muss die Originalbelege prüfen, die Buchungen im Hauptbuch durchgehen und diese dann mit der Zahlungsdatei abgleichen.

Das alles ist unglaublich zeitaufwendig und moralisch bedenklich.

Wir sind der Meinung, dass die Behebung von Fehlern wahrscheinlich der größte Zeitaufwand für eine Kreditorenabteilung oder ein Finanzteam ist.

Nächste Schritte

Wenn Sie ein effizientes Finanzteam leiten wollen, dann muss dies mit einer schnellen und präzisen Buchhaltung beginnen. Wir sehen ganz deutlich, dass selbst ein Prozess, der in der Beschreibung einfach klingt, unter realen Bedingungen viel Zeit in Anspruch nimmt.

Der Einsatz von Payhawk hat unser Ausgabenmanagement optimiert; wir waren sogar in der Lage, neue Ressourcen direkt den umsatzwirksamen Teams zuzuweisen. Wir haben eine Mitarbeiterin im Finanzteam, die jetzt die Hälfte ihrer Zeit als SDR verbringt.

Wenn die anfänglichen Eingaben in Ihr System ewig dauern und dann auch noch fehlerhaft sind, werden Sie den heiligen Gral der präzisen Echtzeit-Berichterstattung nie erreichen.

Rekey-Probleme und die Verfolgung von Rechnungen sind kein Spaß. Julian Hall, COO bei Essentia Analytics, beschrieb die Erfahrungen vor dem Wechsel zu Payhawk für das Ausgabenmanagement. „Wir stellten fest, dass wir ständig Rechnungen hinterherlaufen mussten und außerdem viele Probleme mit der erneuten Eingabe hatten, insbesondere bei Zahlungen. Wir haben erkannt, dass wir eine große Chance zur Verbesserung haben.“

Carolina Einarsson, CFO bei Essentia, fügte hinzu: „Der Einsatz von Payhawk hat unser Geschäft grundlegend verändert; wir waren sogar in der Lage, Ressourcen direkt den umsatzwirksamen Teams zuzuweisen. Wir haben eine Mitarbeiterin im Finanzteam, die jetzt die Hälfte ihrer Zeit als SDR verbringt.“

Die manuelle Bearbeitung mag funktionieren, wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen sind, aber wenn Sie wachsen wollen, ohne Ihren Personalbestand zu verdoppeln, ist die AP-Rechnungsautomatisierung der richtige Weg.

Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes, beschrieb, wie viel Zeit das Unternehmen durch die Umstellung auf Payhawk und die Vorteile eines intelligenten Ausgabenmanagements sowie einer direkten ERP-Integration gespart hat.

„Wir haben fünf Gesellschaften mit etwa 300–500 Ausgaben pro Monat in der Muttergesellschaft. Früher brauchte ich einen ganzen Tag pro Unternehmen, um die Ausgaben zu überprüfen, zu importieren und zu exportieren und sie in das richtige Format zu bringen“, so Eduardo. „Mit der direkten Payhawk-Integration in NetSuite verbringe ich nur eine Stunde am Tag damit. Das ist eine enorme Hilfe.“

Sie haben weitere Fragen oder interessieren sich für unsere Lösung zum Ausgabenmanagement? Dann buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Experten.