KI im Fokus: Rechnungsbearbeitung mit unserer neuen AI-Kamera

Die neue AI-Kamera von Payhawk: Automatisierte Rechnungserfassung und Dateneingabe

Wenn es der Finance Abteilung an Ausgabentransparenz fehlt, können sie keine Muster Ihrer Geschäftsausgaben erkennen und die Ausgaben weder analysieren noch nachverfolgen.

Und wenn in Ihrem Unternehmen Belege immer noch manuell erfasst werden, trägt das zweifellos zu mangelnder Übersicht und viel Mehraufwand bei. Denn Belegdaten einzugeben, kostet Zeit und ist fehleranfällig – ein großer Effizienzkiller für Unternehmen jeder Größe, besonders im Wachstum.

Mit AI- bzw. KI-Techniken (Künstliche Intelligenz) lässt sich das Spesenmanagement optimieren: Unnötige manuelle Aufgaben werden eliminiert, die Fehlerquote sinkt, manuelle Dateneingabe gehört der Vergangenheit an und Ihr gesamtes Spesenmanagement wird digital und effizient.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Vorteile die neue AI-Kamera von Payhawk für das Spesenmanagement bietet.

Die größten Herausforderungen bei der Belegerfassung und Dateneingabe von Reisekosten

Was in keinem Unternehmen fehlen darf, ist eine korrekte Finanzberichterstattung. Sonst ist es unmöglich, Prognosen zu stellen, zu planen oder zu wachsen.

Die manuelle Belegerfassung und Dateneingabe kostet Zeit und ist anfällig für menschliche Fehler, was eine genaue Verfolgung der Ausgaben und eine Berichterstattung in Echtzeit fast unmöglich macht.

Fehler in der Dateneingabe zu beheben, kostet Zeit und Geld. Zeit, die in anderen Bereichen besser investiert wäre, wie bei der Implementierung von Strategien, der abteilungsübergreifenden ROI-Analyse sowie für Geschäftsprognosen.

Sehen wir uns als Beispiel das innovative E-Commerce-Unternehmen AIOPSGROUP an. Vor der Implementierung von Payhawk brauchte das Unternehmen Hilfe bei der Transparenz der Finanzen und der Nachverfolgung von Ausgaben. Dank unserer Spend Management Lösung mit Firmenkarten – einschließlich automatischer Bilderkennung für Belege und Rechnungen – können nun pro Arbeitstag zwei Stunden an manuellen Eingaben eingespart werden, und Echtzeit-Abgleiche sind kein Problem mehr. Das sind Einsparungen von rund 43 Stunden pro Monat.

Ein weiteres gutes Beispiel ist die Kunstmanufaktur MDM Props. Früher, so Finance Manager Uchenna, wirkten sich verschwundene oder fehlerhafte Belege negativ auf die Mehrwertsteuerrückforderung aus. „Vor der Einführung von Payhawk führten fehlende Belege zu fehlenden Mehrwertsteuererstattungen. Bei vierteljährlichen Steuerzahlungen von bis zu 240.000 £ ist das nicht unerheblich. Heute laden unsere Karteninhaber Belege innerhalb von Sekunden in Payhawk hoch und das Unternehmen spart Hunderttausende von Pfund.“

Einführung in die KI-gestützte Kamera von Payhawk

Mit unserer KI-Kamera können Sie derartige Herausforderungen vermeiden und Ihr Spesenmanagement auf den neusten Stand bringen. Mit unserer KI-gestützten Kamera müssen Sie Rechnungen nicht doppelt fotografieren und brauchen sich keine Sorgen über schlechtes Licht oder zerknittertes Papier machen. Die Kamera macht das Foto, erfasst die Daten, schneidet das Bild zu und generiert in Sekunden eine Spesenabrechnung.

Die neue Version der KI-gestützten Kamera ist die perfekte Ergänzung zu der OCR-Technologie der Payhawk-App, da sie Belege in Sekundenschnelle fotografiert, zuschneidet und die relevanten Ausgabendaten erfasst.

Ihre Mitarbeitenden müssen den Beleg nur noch fotografieren und hochladen (und eine Ausgabenkategorie aus einem Drop-down-Menü auswählen, welche von Ihrem Unternehmen vorab festgelegt wurde). Anschließend generiert das System automatisch eine Spesenabrechnung und sorgt so für eine fehlerfreie Aufzeichnung Ihrer Geschäftsausgaben.

Fünf Vorteile unserer KI-gestützten Kamera

Mitarbeitende, CFOs, das Finanzteam und alle Beteiligten, die mit der Verwaltung der Unternehmensausgaben zu tun haben, können von der KI-gestützten Kamera profitieren und werden ihre positive Auswirkung auf den Arbeitsalltag nicht mehr missen wollen.

1. Zeitersparnis: Die AI-Kamera erfasst Informationen aus Belegen und macht die manuelle Dateneingabe überflüssig. Je größer Ihr Unternehmen wird, desto mehr Ausgaben sind zu bearbeiten, und unsere KI-gestützte Kamera bietet Ihnen eine erhebliche Zeitersparnis.

2. Höhere Genauigkeit: Bei der Erfassung von Finanzdaten hat Genauigkeit oberste Priorität. Einen einzigen Fehler zu korrigieren, kann mehrere Schritte umfassen, und man verliert wertvolle Ressourcen. Wir haben unsere neue Scanning-Funktion überarbeitet, sodass Sie Daten wie Zahlen und Datumsangaben von Belegen und Unternehmensrechnungen selbst bei Knitterfalten im Papier nun korrekt erfassen können. So sinkt das Fehlerrisiko, es kommt nicht mehr zu unnötigen Verzögerungen bei der Spesenabrechnung und die Verwaltung von Accounts Payable wird effizienter.

3. Optimierte Arbeitsabläufe: Die Anwendung von AI für die Rechnungsbearbeitung macht Ihre Abläufe insgesamt effizienter, da niemand mehr mit fehlerhaften Belegdaten arbeitet oder durch manuelle Dateneingabe gebremst wird. Stattdessen folgen alle Aufgaben einer logischen Abfolge: Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie an das nächste Glied der Kette weitergereicht, sodass sich der nächste Mitarbeiter darum kümmern kann.

4. Optimiertes Benutzererlebnis: Oft herrschen schlechte Lichtverhältnisse und man muss Belege noch einmal abfotografieren. Die neueste Version unserer Kamera setzt dieser Frustration ein Ende. Außerdem ist die Benutzeroberfläche intuitiv und reagiert schnell, damit die Nachverfolgung und Verwaltung von Ausgaben sowohl im Büro als auch unterwegs reibungslos klappt. Alle diese Funktionen fördern die Akzeptanz von Firmenkarten in Ihrem Team.

5. Automatische Eingabe von Rechnungsdaten: Optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition; OCR) in Kombination mit unserer KI-gestützte Kamera bewirkt, dass die Ausgabenfelder automatisch mit den richtigen Daten ausgefüllt und automatisch Berichte generiert werden. Die Automatisierung dieser aufwendigen Aufgaben führt dazu, dass menschliche Fehler dank einer korrekten Datenerfassung eliminiert werden.

So funktioniert die AI-Kamera

Die AI-Kamera ist benutzerfreundlich im Zugriff und in der Verwendung. Hier ein Überblick über ihre Funktionsweise:

1. Greifen Sie in der Payhawk-App* auf die Kamera zu.
2. Fotografieren Sie die Rechnung oder den Beleg – die KI-Algorithmen analysieren und schneiden das Bild zu, erfassen alle relevanten Daten, einschließlich Datumsangaben, Gesamtsumme, Name des Händlers usw.
3. Die Ausgabe kann nun ohne manuelle Dateneingabe eingereicht werden.
4. Für ein reibungsloses Spesenmanagement werden aus den eingereichten Daten automatisch Spesenabrechnungen generiert.

*Sind Sie bereits Kunde? Aktualisieren Sie für die neue KI-Funktion einfach Ihre Payhawk-App auf Android oder iOS.

Wie sieht die Zukunft mit Payhawk aus?

Wir arbeiten intensiv an innovativen Lösungen für unsere kleinen, wachsenden und multinationalen Unternehmenskunden. Und mit unseren neuen KI-gestützten Funktionen unterstützen wir sie bei der Optimierung ihrer Prozesse, bei der Produktivitätssteigerung, damit sich Mitarbeitende und Finanzteams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Mit optimierten Spesenmanagement Zeit und Geld zu sparen, klingt für Sie interessant? Sie wünschen sich Ausgabentransparenz und Kontrolle? Dann verabschieden Sie sich von Effizienzkillern und probieren Sie KI-gestütztes Spesenmanagement aus – buchen Sie eine Demo und erfahren Sie mehr.