Bespaar tijd en automatiseer het verwerken van bonnetjes en facturen met onze verbeterde AI-camerafunctie

Payhawk’s new AI camera: Automated invoice capture and data entry

If finance teams don’t have visibility over expenses, they can’t effectively spot spending habits, analyse or track spending, and look for patterns to support forecasting.

And if your business still relies on manual receipt capture, this undoubtedly plays a big part in any lack of visibility. Receipt data entry is time-consuming and error-prone, making it super inefficient for businesses of any size, especially those that are scaling.

AI (artificial intelligence) technology revolutionises the expense management process by removing unnecessary human interference, minimising errors, eradicating the need for manual data entry, and streamlining your entire spend management system.

This blog explores how Payhawk’s new AI camera technology upgrades the expense management process.

De grootste uitdagingen bij het verwerken van bonnen

Voor goed financieel beheer is nauwkeurig rapporteren cruciaal. Zonder overzicht kun je niet voorspellen, plannen of groeien.

Het handmatig verzamelen en verwerken van bonnen is traag en foutgevoelig. Hierdoor is het bijna onmogelijk om uitgaven nauwkeurig bij te houden en in realtime te rapporteren.

Fouten bij het invoeren van gegevens kosten tijd en geld om te corrigeren. Tijd die beter besteed kan worden aan het implementeren van je strategie, bedrijfsprognoses en samenwerken met niet-financiële collega's voor ROI-analyses.

Neem bijvoorbeeld het innovatieve e-commercebedrijf AIOPSGROUP. Voordat ze Payhawk gebruikten, was er weinig financieel overzicht en was het lastig de uitgaven bij te houden. Maar met onze kaart- en uitgavenoplossing (inclusief geautomatiseerde beeldherkenning voor bonnen en facturen) besparen ze nu dagelijks twee uur en kunnen ze in realtime reconciliëren. Dat is een besparing van ongeveer 43 uur per maand.

Of neem het kunstproductiebedrijf MDM Props. Volgens financieel manager Uchenna liepen ze voor Payhawk flinke btw-teruggaven mis door zoekgeraakte bonnen en fouten. "Voor Payhawk betekende het kwijtraken van bonnen dat we btw-teruggaven misliepen. Met elk kwartaal een belastingaanslag van wel 240-duizend pond is dat enorm veel. "Dankzij Payhawk kunnen onze kaarthouders nu in enkele seconden bonnetjes uploaden en het bedrijf honderdduizenden ponden besparen."

Maak kennis met Payhawks nieuwe AI-camera

Onze nieuwe AI-camera maakt je uitgavenbeheer nog efficiënter. Het maakt niet uit dat er weinig licht is of dat je bonnetje gekreukt is. Onze AI-camera legt de gegevens vast, knipt ze bij en genereert binnen enkele seconden een onkostendeclaratie.

De verbeterde AI-camera is een perfecte aanvulling op onze OCR-technologie in de Payhawk-app. Zo kunnen gebruikers direct bonnen vastleggen, bijsnijden en uploaden om de relevante gegevens er razendsnel uit te halen.

Met deze handige nieuwe functie verloopt je declaratieproces nóg vlotter. Je werknemers hoeven alleen maar een foto van de bon te maken en te uploaden (en een uitgavencategorie te kiezen uit het vervolgkeuzemenu dat je bedrijf heeft ingesteld). Het systeem genereert vervolgens automatisch een onkostendeclaratie met alle relevante gegevens voor je financiële team.

Vijf voordelen van onze AI-camera

Een AI-camera biedt voordelen voor iedereen: medewerkers, CFO's, financieel medewerkers, noem maar op. Iedereen die betrokken is bij het uitgeven van bedrijfsgeld zal deze toevoeging als transformatief ervaren.

1. Tijdsbesparing: Onze AI-camera maakt handmatige gegevensinvoer overbodig door bongegevens vast te leggen. Naarmate je organisatie groeit, nemen de uitgaven toe. Onze AI-camera helpt de verwerkingstijd te verkorten.

2. Betere nauwkeurigheid: Nauwkeurigheid is cruciaal bij het verzamelen van financiële gegevens. Eén fout kan een hele reeks corrigerende taken opleveren, wat kostbare middelen opslokt. Met onze verbeterde scanmogelijkheden leg je gegevens nauwkeurig vast, inclusief getallen en datums, zelfs als de bonnen en facturen gekreukeld zijn. Dit vermindert de kans op fouten, voorkomt onnodige vertragingen bij declaraties en maakt het crediteurenproces efficiënter.

3. Gestroomlijnde workflows: Het gebruik van AI voor factuurverwerking kan de algehele efficiëntie verbeteren. Je hebt geen last meer van onnauwkeurige bongegevens en gebruikers zijn geen tijd kwijt aan handmatige gegevensinvoer. In plaats daarvan worden alle taken onderdeel van hetzelfde proces: als de ene gebruiker zijn taak heeft voltooid, wordt het automatisch doorgestuurd naar de volgende in de workflow.

4. Betere gebruikerservaring: Met deze update van onze camera hoef je bonnetjes niet opnieuw te fotograferen vanwege slechte verlichting. De gebruiksvriendelijke interface is bovendien snel en eenvoudig, zodat het voor iedereen gemakkelijk is om zowel op kantoor als onderweg uitgaven bij te houden en te beheren. Deze functies dragen bij aan een hogere acceptatiegraad van zakelijke betaalkaarten door medewerkers.

5. Automatische factuurverwerking: Dankzij OCR-technologie (optische tekenherkenning) en onze AI-camera worden gegevens automatisch ingevoerd in de uitgavenvelden, waardoor rapporten automatisch gegenereerd kunnen worden. Het automatiseren van deze administratieve taken vermindert menselijke fouten en zorgt voor een correcte gegevensregistratie.

Zo werkt de AI-camera

De AI-camera is eenvoudig te openen en te gebruiken. Het werkt als volgt:

1. Open de camera vanuit de Payhawk-app*.
2. Maak een foto van de factuur of bon. AI analyseert de foto, knipt hem bij en haalt er alle relevante gegevens uit, zoals datums, totaalbedrag, naam van de leverancier enzovoort.
3. De werknemer dient de uitgave in zonder handmatig gegevens in te voeren.
4. Op basis van deze gegevens wordt automatisch een onkostendeclaratie gegenereerd voor een gestroomlijnd uitgavenbeheerproces.

Ben je al klant? Update de Payhawk-app op Android of iOS om de nieuwe AI-functie te gebruiken.

Hoe ziet de toekomst eruit met Payhawk?

Bij Payhawk hebben we maar één doel voor ogen: innovatieve oplossingen bieden voor onze kleine, groeiende en grote internationale klanten. En met onze gloednieuwe AI-functies helpen we ze om processen te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Zo kunnen werknemers en financiële teams zich focussen op belangrijkere zaken.

Klinkt het je als muziek in de oren om tijd en geld te besparen op je uitgavenbeheer? En om volledige grip te krijgen op uitgaven? Zeg dag tegen lage productiviteit en hallo tegen AI-uitgavenbeheer. Boek een demo voor meer info.