Profiteer van realtime reconciliatie

Het probleem is dat voor veel bedrijven reconciliatie alles behalve eenvoudig is. MDM Props, een in Londen gevestigd kunstproductiebedrijf, vertelde ons dat handmatige reconciliatie (inclusief het achterhalen van bonnetjes) hen 32 uur per week kostte voordat ze overstapten op Payhawk voor uitgavenbeheer. Dat zijn vier werkdagen!

De problemen doen zich voor wanneer twee sets records om verschillende redenen niet op elkaar aansluiten:

1. Mensen gebruiken hun persoonlijke creditcard, dus het is moeilijk om de betalingsgegevens te achterhalen
2. Werknemers gebruiken hun zakelijke betaalkaart wel, maar bewaren de bonnetjes niet
3. Facturen van leveranciers zijn wel betaald, maar zijn nergens terug te vinden
4. Een uitgave die zonder goedkeuring is gedaan, staat nog in de ijskast

Wanneer reconciliatie misgaat

Problemen met ontbrekende en tegenstrijdige gegevens zijn nog maar het begin. Als je financiële team geen oplossing voor uitgavenbeheer (of meerdere losse oplossingen) heeft, begint het echte werk pas als je eindelijk al het ontbrekende papierwerk hebt verzameld. Nu moeten de gegevens nog handmatig ingevoerd worden in de boekhoudsoftware of ERP om de administratie up-to-date te houden. Dat kost dagen. En dan heb je de records nog niet eens op elkaar afgestemd.

Ook kun je pas beginnen aan de maandafsluiting nadat je alle belangrijke gegevens hebt afgestemd, zoals:

• Bankafstemming - boekhoudsysteem met bankafschrift
• Openstaande crediteuren - boekhoudsysteem met facturen van leveranciers
• Openstaande debiteuren - boekhoudsysteem met overschrijvingen/betalingen van klanten en facturen met ondertekende contracten
• Afstemming tussen entiteiten (om transacties weg te strepen bij consolidatie)

De oplossing?

Bedrijven moeten 1) gegevens gemakkelijk kunnen vastleggen en 2) deze naadloos synchroniseren met ERP- of boekhoudsoftware om tijd te besparen en een nauwkeurig, realtime overzicht te krijgen.

Payhawk doet het allebei. Onze software beschikt over slimme OCR-technologie om gegevens op bonnetjes en facturen binnen enkele seconden vast te leggen. En met onze superieure integraties koppel je onze oplossing aan jouw boekhoudsoftware of ERP.

Onze rechtstreekse integratie met NetSuite volgt bijvoorbeeld onze unieke integratiestrategie, die prioriteit geeft aan een naadloze gegevenssynchronisatie om onze klanten uren en zelfs dagen aan tijd te besparen.

Onze integratie werkt volgens het concept van overlopende posten (accruals concept_. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de datum op de factuur of het bonnetje en de betaaldatum, waardoor klanten profiteren van meer nauwkeurigheid en minder werk.

Naadloze synchronisatie met ERP & Boekhoudsoftware

Alle relevante boekhoudkundige velden worden automatisch door Payhawk ingesteld en gesynchroniseerd met NetSuite.

Koppelen is heel gemakkelijk voor klanten. Nadat ze NetSuite hebben gekoppeld aan Payhawk, kunnen ze:

• Hun rekeningschema, btw-tarieven, afdelingen en categorieën synchroniseren
• Bankrekeningen aanmaken in NetSuite voor elke actieve valuta
• General & Fees-rekeningen voor Payhawk aanmaken
• Saldi op Payhawk en NetSuite synchroniseren voor een bepaalde datum
• Betalingen en uitgaven automatisch in real time pushen

Automatisch uitgaven exporteren

We exporteren uitgaven ook automatisch nadat ze gecontroleerd zijn en exporteren betalingen automatisch wanneer ze door de bank goedgekeurd of uitgevoerd zijn. Alles wordt naadloos gesynchroniseerd om tijd en moeite te besparen.

Klanten kunnen Payhawk en NetSuite naar wens instellen aan de hand van vier configuraties. Ze kunnen:

• Kiezen hoe vergoedingen worden geëxporteerd (declaraties en onkosten van leveranciers)
• Directe boekingen in grootboekrekeningen of niet-voorraadgoederen selecteren
• Payhawk-wallets aanmaken of koppelen aan NetSuite-bankrekeningen
• Kiezen welke rekening wordt gebruikt voor valuta- en geldautomaat kosten (Bovendien creëert Payhawk een tussenrekening (Payhawk General) die wordt gebruikt wanneer de koppeling wordt verbroken)

OCR-technologie voor naadloos scannen, verwerken en opslaan van facturen

De Optical Character Recognition (OCR) maakt het gemakkelijk om gegevens te extraheren. Kaarthouders kunnen gewoon met hun Payhawk-kaart betalen en een foto nemen van het bonnetje of een PDF-factuur uploaden, waarna de OCR alle relevante gegevens uitleest. Er hoeven dus geen gegevens handmatig ingevoerd te worden. Bovendien werken we met Google OCR om gegevens te lezen in meer dan 65 talen, inclusief het cyrillische schrift.

Met OCR worden de volgende gegevens uitgelezen:

• Naam van leverancier
• Datum
• Vervaldatum
• Land
• Btw-nummer
• Bedrag
• Btw-bedrag

Hoe zit het met kwijtgeraakte bonnetjes?

Is iemand vergeten een bonnetje te uploaden in de app? Ontbrekende bonnetjes zorgen voor veel gedoe aan het einde van de maand en maken realtime reconciliatie onmogelijk. In het geval van ontbrekende bonnetjes vraagt de Payhawk-oplossing werknemers automatisch om de ontbrekende informatie alsnog te uploaden, wat het financiële team nog meer tijd en moeite bespaart.

En ontbrekende bonnetjes zijn een groot probleem. Mathias Goetz, Senior Project Manager bij ATU in Duitsland, legt uit:

"We hoeven niet meer achter bonnetjes aan te gaan. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen maar een foto van hun kassabon te maken om deze te digitaliseren en in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. Dankzij deze wijziging kon ATU in het eerste jaar 2 miljoen euro terugvorderen van de belastingdienst, die anders verloren zou zijn gegaan."

Revolutionaire realtime reconciliatie

Kost reconciliatie jou nog steeds 32 uur per week? CFO Giancarlo Bruni van e-commercebedrijf Heroes in Londen verwoordt het het best:

"Zouden we kunnen leven zonder uitgavenbeheer en een ERP? Jawel, maar het zou zijn alsof je rijdt in een 30 jaar oude auto die op zijn laatste benen loopt. Niet comfortabel, niet prettig en zeker niet snel. Sommige bedrijven zijn tevreden met een backoffice met 25 mensen die cijfers invoeren, maar dat is niet efficiënt, niet snel en ook niet nodig. Wij werken liever met Payhawk om te automatiseren, te integreren en geld te besparen op personeel!"

Bespaar tijd en verbeter de zichtbaarheid en besluitvorming met realtime reconciliatie. Zorg dat werknemers meer tijd overhouden voor taken die meer opleveren dan het invoeren van cijfers. Boek een demo en ontdek het zelf.