Profiteer van realtime reconciliatie

Alle relevante boekhoudkundige velden worden automatisch door Payhawk ingesteld en gesynchroniseerd met NetSuite.

Koppelen is heel gemakkelijk voor klanten. Nadat ze NetSuite hebben gekoppeld aan Payhawk, kunnen ze:

• Hun rekeningschema, btw-tarieven, afdelingen en categorieën synchroniseren
• Bankrekeningen aanmaken in NetSuite voor elke actieve valuta
• General & Fees-rekeningen voor Payhawk aanmaken
• Saldi op Payhawk en NetSuite synchroniseren voor een bepaalde datum
• Betalingen en uitgaven automatisch in real time pushen

We exporteren uitgaven ook automatisch nadat ze gecontroleerd zijn en exporteren betalingen automatisch wanneer ze door de bank goedgekeurd of uitgevoerd zijn. Alles wordt naadloos gesynchroniseerd om tijd en moeite te besparen.

Klanten kunnen Payhawk en NetSuite naar wens instellen aan de hand van vier configuraties. Ze kunnen:

• Kiezen hoe vergoedingen worden geëxporteerd (declaraties en onkosten van leveranciers)
• Directe boekingen in grootboekrekeningen of niet-voorraadgoederen selecteren
• Payhawk-wallets aanmaken of koppelen aan NetSuite-bankrekeningen
• Kiezen welke rekening wordt gebruikt voor valuta- en geldautomaat kosten (Bovendien creëert Payhawk een tussenrekening (Payhawk General) die wordt gebruikt wanneer de koppeling wordt verbroken)

De Optical Character Recognition (OCR) maakt het gemakkelijk om gegevens te extraheren. Kaarthouders kunnen gewoon met hun Payhawk-kaart betalen en een foto nemen van het bonnetje of een PDF-factuur uploaden, waarna de OCR alle relevante gegevens uitleest. Er hoeven dus geen gegevens handmatig ingevoerd te worden. Bovendien werken we met Google OCR om gegevens te lezen in meer dan 65 talen, inclusief het cyrillische schrift.

Met OCR worden de volgende gegevens uitgelezen:

• Naam van leverancier
• Datum
• Vervaldatum
• Land
• Btw-nummer
• Bedrag
• Btw-bedrag

Is iemand vergeten een bonnetje te uploaden in de app? Ontbrekende bonnetjes zorgen voor veel gedoe aan het einde van de maand en maken realtime reconciliatie onmogelijk. In het geval van ontbrekende bonnetjes vraagt de Payhawk-oplossing werknemers automatisch om de ontbrekende informatie alsnog te uploaden, wat het financiële team nog meer tijd en moeite bespaart.

En ontbrekende bonnetjes zijn een groot probleem. Mathias Goetz, Senior Project Manager bij ATU in Duitsland, legt uit:

"We hoeven niet meer achter bonnetjes aan te gaan. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen maar een foto van hun kassabon te maken om deze te digitaliseren en in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. Dankzij deze wijziging kon ATU in het eerste jaar 2 miljoen euro terugvorderen van de belastingdienst, die anders verloren zou zijn gegaan."

Kost reconciliatie jou nog steeds 32 uur per week? CFO Giancarlo Bruni van e-commercebedrijf Heroes in Londen verwoordt het het best:

"Zouden we kunnen leven zonder uitgavenbeheer en een ERP? Jawel, maar het zou zijn alsof je rijdt in een 30 jaar oude auto die op zijn laatste benen loopt. Niet comfortabel, niet prettig en zeker niet snel. Sommige bedrijven zijn tevreden met een backoffice met 25 mensen die cijfers invoeren, maar dat is niet efficiënt, niet snel en ook niet nodig. Wij werken liever met Payhawk om te automatiseren, te integreren en geld te besparen op personeel!"

Bespaar tijd en verbeter de zichtbaarheid en besluitvorming met realtime reconciliatie. Zorg dat werknemers meer tijd overhouden voor taken die meer opleveren dan het invoeren van cijfers. Boek een demo en ontdek het zelf.