Profiteer van realtime reconciliatie

Het probleem is dat voor veel bedrijven reconciliatie alles behalve eenvoudig is. MDM Props, een in Londen gevestigd kunstproductiebedrijf, vertelde ons dat handmatige reconciliatie (inclusief het achterhalen van bonnetjes) hen 32 uur per week kostte voordat ze overstapten op Payhawk voor uitgavenbeheer. Dat zijn vier werkdagen!

De problemen doen zich voor wanneer twee sets records om verschillende redenen niet op elkaar aansluiten:

1. Mensen gebruiken hun persoonlijke creditcard, dus het is moeilijk om de betalingsgegevens te achterhalen
2. Werknemers gebruiken hun zakelijke betaalkaart wel, maar bewaren de bonnetjes niet
3. Facturen van leveranciers zijn wel betaald, maar zijn nergens terug te vinden
4. Een uitgave die zonder goedkeuring is gedaan, staat nog in de ijskast

Wanneer reconciliatie misgaat

Problemen met ontbrekende en tegenstrijdige gegevens zijn nog maar het begin. Als je financiële team geen oplossing voor uitgavenbeheer (of meerdere losse oplossingen) heeft, begint het echte werk pas als je eindelijk al het ontbrekende papierwerk hebt verzameld. Nu moeten de gegevens nog handmatig ingevoerd worden in de boekhoudsoftware of ERP om de administratie up-to-date te houden. Dat kost dagen. En dan heb je de records nog niet eens op elkaar afgestemd.

Ook kun je pas beginnen aan de maandafsluiting nadat je alle belangrijke gegevens hebt afgestemd, zoals:

• Bankafstemming - boekhoudsysteem met bankafschrift
• Openstaande crediteuren - boekhoudsysteem met facturen van leveranciers
• Openstaande debiteuren - boekhoudsysteem met overschrijvingen/betalingen van klanten en facturen met ondertekende contracten
• Afstemming tussen entiteiten (om transacties weg te strepen bij consolidatie)

De oplossing?

Bedrijven moeten 1) gegevens gemakkelijk kunnen vastleggen en 2) deze naadloos synchroniseren met ERP- of boekhoudsoftware om tijd te besparen en een nauwkeurig, realtime overzicht te krijgen.

Payhawk doet het allebei. Onze software beschikt over slimme OCR-technologie om gegevens op bonnetjes en facturen binnen enkele seconden vast te leggen. En met onze superieure integraties koppel je onze oplossing aan jouw boekhoudsoftware of ERP.

Onze rechtstreekse integratie met NetSuite volgt bijvoorbeeld onze unieke integratiestrategie, die prioriteit geeft aan een naadloze gegevenssynchronisatie om onze klanten uren en zelfs dagen aan tijd te besparen.

Onze integratie werkt volgens het concept van overlopende posten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de datum op de factuur of het bonnetje en de betaaldatum, waardoor klanten profiteren van meer nauwkeurigheid en minder werk.