Afstemming van uitgaven: best practices voor nauwkeurigheid en efficiëntie

Het volgende verhaal komt je misschien bekend voor als je nog geen oplossing hebt met Visa-betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer (expense management). Jenny en Hannah van het sales- en marketingteam zijn op werkreis om een evenement te organiseren voor potentiële klanten.

Tijdens deze reis gebruikte Jenny haar bedrijfskaart om haar reiskosten en een aantal facturen van leveranciers voor de spandoeken voor het evenement te betalen. Er is alleen één probleem: Jenny is goed in het organiseren van evenementen, maar slecht in het bewaren van bonnetjes.

Door de ontbrekende bonnetjes van Jenny ontstaat er een groot gat in de administratie en, erger nog, een gemiste kans om btw terug te vorderen.

Hannah gaat naar hetzelfde evenement en doet zakelijke aankopen met haar persoonlijke creditcard. Hannah is juist heel goed in het bewaren van bonnetjes. Haar bonnetjes raken nooit kwijt. Maar voordat het geld op haar rekening kan worden teruggestort, kost het het financiële team toch nog steeds uren om het papierwerk te bekijken, controleren en vergelijken met de uitgaven.

Het is van vitaal belang om bank reconciliatie te vereenvoudigen. Je team hoeft geen tijd te verspillen aan het opsporen van bonnetjes of het handmatig matchen van uitgaven met de juiste factuur. Met een slimme oplossing voor uitgavenbeheer, zoals Payhawk, bespaar je uren aan handmatige boekhouding per dag en kun je zelfs de maandafsluiting twee keer zo snel afronden.

Verminder de wrijving in het uitgavenbeheer proces

Vroeger waren financiële teams uren kwijt aan het sorteren van bonnetjes en creditcard afschriften aan het eind van elke maand. Om nog maar te zwijgen van de honderden ontbrekende bonnetjes en telefoontjes naar collega's en zelfs leveranciers om de balans sluitend te krijgen.

De huidige realiteit is schokkend. Talloze bedrijven, groot en klein, stemmen betalingen en uitgaven nog steeds op deze manier af. Maar dankzij innovatieve technologie hoeven financiële teams en accountants niet langer bonnetjes op te sporen of uitgaven handmatig aan de juiste factuur te koppelen. Zo kunnen ze zich concentreren op wat ze het beste doen: budget strategieën ontwikkelen, manieren ontdekken om geld te besparen en de groei of stabiliteit bevorderen.

Hoe kunnen bedrijven dit bereiken?

Het antwoord: software voor uitgavenbeheer die de gegevens van bonnetjes vastlegt aan de hand van een foto, ontbrekende bonnetjes automatisch opvraagt en integreert met accountingsoftware en ERP's. Met de juiste oplossingen zijn bedrijven veel minder tijd kwijt aan handmatige processen, zoals het koppelen van facturen en analyseren van uitgaven.

De tijd van het achterna jagen van bonnetjes is voorbij

Zelfs als je van cijfers houdt (zoals wij!), is het bijhouden van uitgaven niet leuk. Het is tijdrovend en saai werk. Maar als CFO of controller ben je "primair verantwoordelijk voor het aanleveren van een nauwkeurige en tijdige bedrijfsadministratie door de boekhouding te beheren". Het is dus essentieel dat jouw team de uitgaven correct kan reconciliëren.

Een oplossing als de onze maakt het zo gemakkelijk om bonnetjes te verzamelen en in te boeken dat gebruikers zonder problemen overstappen. Weet je Hannah en haar declaraties nog? Wat als ze een betaalkaart had?

Met onze oplossing betaalt een kaarthouder gewoon met een Payhawk-betaalkaart, om vervolgens een foto te maken van de kassabon en deze te uploaden naar de Payhawk-app. Onze OCR-technologie doet het zware werk in een paar seconden door alle relevante gegevens eruit te halen. Daarna hoeft alleen nog maar de juiste uitgavencategorie te worden gekozen (uit de categorieën die de accountbeheerders van het financiële team hebben toegevoegd), en klaar is Kees.

Geen speurwerk of handmatig gegevens invoeren. Bovendien is onze oplossing ontworpen volgens het concept van overlopende posten (accruals accounting). Alle uitgavengegevens lopen perfect synchroon: van kaartbetalingen en het vastleggen van bonnetjes tot integraties met ERP- en boekhoudsoftware. En dat alles in real time. Bedrijven hoeven niet langer tot het einde van de maand te wachten op de klassieke bankafschriften of handmatig gegevens in te voeren in spreadsheets of boekhoudsystemen om transacties te matchen.

In een wereld zonder ontbrekende bonnetjes kun je ook veel meer btw terugvorderen. Neem bijvoorbeeld het Duitse autobedrijf ATU. Senior project manager Mathias Goetz legt uit: "We hoeven niet meer achter bonnetjes aan te zitten. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen maar een foto van hun kassabon te maken om deze te digitaliseren en in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. Dankzij deze wijziging kon ATU in het eerste jaar 2 miljoen euro terugvorderen van de belastingdienst, die anders verloren zou zijn gegaan."

Voorkom fouten en tijdverlies door dubbel werk

Een goede financiële afdeling is van vitaal belang voor het succes van elke onderneming. Elke CFO of financieel directeur weet hoe moeilijk het kan zijn om ervoor te zorgen dat jaarrekeningen nauwkeurig, volledig en op tijd bij auditors terechtkomen.

Het probleem is dat financiële afdelingen allerlei bedrijfsuitgaven van verschillende afdelingen moeten afstemmen. En elke afdeling heeft zijn eigen eisen rondom rapporten en uitgaven. Dit kan leiden tot een hoop dubbel werk door werknemers die gewoon hun werk willen afkrijgen zodat ze aan het eind van de dag naar huis kunnen. En wanneer diezelfde medewerkers fouten maken bij het invoeren van gegevens, is de afdeling financiën nog meer tijd kwijt aan het afstemmen en corrigeren van die fouten.

Het afstemmingsproces lijkt vaak een eindeloze cyclus van risicobeheer. Het begint met de eerste gegevens die binnenkomen en eindigt met de afsluiting van het boekjaar. Daartussenin kunnen er op talloze momenten menselijke fouten insluipen, met ernstige financiële gevolgen. Deze uitdagingen zijn precies de reden waarom de behoefte aan geautomatiseerde reconciliatie toeneemt naarmate je bedrijf groeit.

Hoe Payhawk je kan helpen bij de afstemming van uitgaven

Grote ondernemingen moeten handmatige taken waar mogelijk automatiseren om kostbare tijd vrij te maken voor meer strategische inspanningen. Daarom zijn veel CFO's op zoek naar manieren om het afstemmen van uitgaven te stroomlijnen.

Met onze oplossing voor uitgavenbeheer profiteer je van automatisering om het reconciliatie proces soepel te laten verlopen. Zo werkt het in het kort:

1 Automatisering van het proces - Met onze oplossing kunnen jouw werknemers gemakkelijk bonnetjes verzamelen en uploaden (dankzij de OCR-technologie voor het vastleggen van bonnetjes). Je hoeft niet meer te wachten op bonnetjes of mensen achterna te zitten. Laat werknemers bonnetjes indienen via de mobiele app of het dashboard.

2 Gemakkelijke toegang - Met de mobiele app kunnen werknemers onkosten overal en altijd gemakkelijk indienen, zodat ze niet hun inbox hoeven door te spitten of op een webportaal moeten inloggen als ze niet achter hun bureau zitten. Dat betekent dat alle informatie over uitgaven altijd beschikbaar is, zelfs buiten werktijden.

Hoe zit het met grote bedrijven?

Ons platform helpt ook grote bedrijven en ondernemingen hun boekhoudprocessen te optimaliseren dankzij de fantastische integraties. Onze slimme integratiestrategie is ontworpen volgens het concept van overlopende posten. Daardoor kun je...

1. Uitgavengegevens van je bedrijf gemakkelijk overzetten: wij bieden uitstekende integraties voor veel populaire boekhoudsystemen en ERP's, Exact Online, NetSuite, Xero, en QuickBooks, zodat uitgavengegevens probleemloos worden gesynchroniseerd

2. Transacties nauwkeurig registreren in real time. Hierdoor blijven er aan het einde van de maand geen niet-geboekte inkomsten en uitgaven over.

3. Alle leveranciers beheren vanuit één gebruiksvriendelijk dashboard; inloggen op meerdere websites of apps is niet nodig

Slotopmerkingen

Bedrijven moeten elke cent die namens het bedrijf wordt uitgegeven en alle transacties nauwkeurig vastleggen. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat hun jaarrekening correct is. Daarom moeten alle uitgaven een duidelijk auditspoor achterlaten.

Onze alles-in-één geïntegreerde oplossing voor uitgavenbeheer automatiseert het hele proces, van het aanmaken van bonnetjes tot en met de boekhouding. Deze oplossingen bieden een centraal platform waar werknemers hun bonnetjes kunnen uploaden en hun uitgaven van begin tot eind kunnen volgen. Ook kunnen managers uitgaven in real time bekijken, zodat ze individuele posten snel kunnen goed- of afkeuren zonder te hoeven wachten op maandelijkse rapporten of audits.

Ontdek hoe je transacties efficiënt en nauwkeurig kunt afstemmen en boek een demo.