Kartenabstimmung: Best Practices für Genauigkeit und Effizienz

Die folgende Situation kommt Ihnen vielleicht bekannt vor, wenn Sie noch keine Lösung für die Ausgabenverwaltung eingeführt haben, die Ihnen Visa Corporate Cards und Spesenmanagementsoftware bietet. Jenny und Hannah aus Ihrem Vertriebs- und Marketingteam waren auf Geschäftsreise, um eine Veranstaltung zur Kundengewinnung zu organisieren.

Auf dieser Reise hat Jenny ihre Firmenkarte benutzt, um ihre Reisekosten zu bezahlen und einige Lieferantenrechnungen für die Veranstaltungsbanner zu begleichen. Jenny ist gut im Organisieren von Veranstaltungen, vergisst jedoch öfters, Belege aufzubewahren.

Jennys fehlende Belege führen zu einer großen Lücke bei der Abstimmung der Corporate Cards und – wichtiger noch – zu einer verpassten Rückerstattung der Mehrwertsteuer.

Hannah hat an derselben Veranstaltung teilgenommen und mit ihrer privaten Karte Einkäufe für die Arbeit getätigt. Hannah bewahrt alle Belege stets gewissenhaft auf. Bei Ihr fehlen also keine Belege. Dennoch muss das Finanzteam stundenlang die Unterlagen prüfen, kontrollieren und mit den Ausgaben abgleichen, bevor das Geld als Kostenerstattung auf Hannahs Konto überwiesen werden kann.

Ein vereinfachter Prozess für die Kontoabstimmung ist daher unerlässlich. Finanzteams müssen keine Zeit mehr mit der Einholung von Belegen oder der manuellen Abstimmung von Ausgaben mit den entsprechenden Rechnungen verlieren. Mit einer intelligenten Lösung für die Ausgabenverwaltung wie Payhawk können Sie täglich unzählige Stunden an manueller Verwaltungsarbeit vermeiden und Ihre Monatsabschlüsse doppelt so schnell fertigstellen.

Ihren Spend Management Prozess optimieren

Früher verbrachten Finanzteams am Monatsende Stunden mit dem Sortieren von Belegen und Kreditkartenabrechnungen. Hinzu kam die Suche nach Hunderten von fehlenden Belegen und Anrufe bei Kollegen und sogar Lieferanten, um die fehlenden Informationen für die Abstimmung einzuholen. Heutzutage nutzen zahlreiche Unternehmen jeder Größe immer noch dieselben Verfahren zur Abstimmung ihrer Zahlungen und Ausgaben.

Doch dank innovativen Technologien müssen Finanzteams und Buchhalter keine Belege mehr einholen oder Ausgaben manuell abgleichen, um Rechnungen zu überprüfen. Stattdessen sollten sie sich vielmehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können – die Entwicklung von Budgetstrategien, das Ermitteln von Einsparmöglichkeiten für das Unternehmen sowie die Steigerung des Wachstums oder die Förderung der Stabilität.

Doch wie können Unternehmen diese Ziele erreichen?

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer Spesenmanagementsoftware, die Belegdaten mit nur einem Foto erfasst, automatisch Erinnerungen für fehlende Belege generiert und sich in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System integrieren lässt. Mit der richtigen Lösung können Unternehmen den Zeitaufwand für manuelle Prozesse drastisch reduzieren, z. B. für den Rechnungsabgleich oder die Ausgabenanalyse.

Das Ende der Belegsuche

Wir arbeiten alle gerne mit Zahlen, aber zugegebenermaßen bereitet die Erfassung von Ausgaben nicht sonderlich viel Spaß und gestaltet sich eher zeitaufwendig, mühsam und lästig. Als CFO oder Controller sind Sie jedoch „in erster Linie dafür verantwortlich, durch die Verwaltung der Buchhaltung genaue und zeitnahe Unternehmensunterlagen bereitzustellen“ Ihr Team muss daher in der Lage sein, Ausgaben ordnungsgemäß abzugleichen.

Unsere Lösung erleichtert das Sammeln von Belegen und das Erfassen von Daten und kann dank der benutzerfreundlichen Oberfläche problemlos eingeführt werden. Erinnern Sie sich an Hannah und Ihre Rückerstattungen? Eine Firmenkarte würde dieses Problem lösen.

Bei unserer Lösung zahlen die Karteninhaber einfach mit einer Corporate Card von Payhawk, fotografieren den Beleg mit ihrem Handy und laden ihn im Anschluss in die Payhawk-App. Unsere OCR-Technologie erledigt dann in Sekundenschnelle die Arbeit und erfasst alle relevanten Daten. Anschließend müssen die Mitarbeitenden nur noch die Ausgabenkategorie auswählen (aus den Kategorien, die die Kontoverwalter des Finanzteams hinzugefügt haben), und schon werden die Ausgaben erfasst und kategorisiert.

Dieser Prozess funktioniert ganz ohne mühsames Einholen von Belegen oder manueller Dateneingabe. Darüber hinaus ermöglicht Payhawk eine periodengerechte Abgrenzung: Von der Kartenzahlung und der Erfassung von Belegen bis hin zur Integration von ERP- und Buchhaltungssoftware werden alle Ausgabendaten perfekt und in Echtzeit synchronisiert. Unternehmen müssen nicht mehr bis zum Monatsende auf ihre traditionellen Kartenabrechnungen warten oder Daten manuell in Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssysteme eingeben, um im Anschluss endlich die Transaktionen abzugleichen.

Ohne fehlende Belege erhöhen sich auch die Chancen auf eine erfolgreiche Mehrwertsteuerrückerstattung erheblich. Ein gutes Beispiel ist das deutsche Automobilunternehmen ATU. Senior Project Manager Mathias Goetz erklärt, "Wir müssen Belegen nicht länger nachjagen. Seitdem wir Payhawk verwenden, müssen Manager lediglich ein Foto Ihres Belegs machen – wodurch er digitalisiert wird – und es in das automatisierte Finanzsystem eingeben. Bereits im ersten Jahr hat diese Änderung für ATU zu einer Amortisierung in Höhe von 2 Millionen Euro durch das Finanzamt geführt – ein Betrag, der sonst verloren gegangen wäre."

Zeitaufwendige Neueingaben vermeiden

Gut organisierte Finanzabteilungen sind unerlässlich für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Als CFO oder Finanzmanager wissen Sie, wie schwierig es sein kann, korrekte und vollständige Jahresabschlüsse zu erstellen, die pünktlich bei den Wirtschaftsprüfern eingereicht werden können.

Das Problem besteht darin, dass Finanzabteilungen viele Geschäftsausgaben über mehrere Abteilungen hinweg abstimmen müssen. Jede Abteilung verfügt über ihre eigenen Berichterstattungs- und Ausgabeanforderungen.

Bei diesem Prozess kann es zu vielen doppelten Dateneingaben durch Mitarbeitende kommen. Und wenn diese Mitarbeitenden fehlerhafte Daten in die Systeme eingeben, muss die Finanzabteilung zusätzliche Zeit für den Abgleich und die Korrektur dieser Fehler aufwenden. Der Kontenabstimmungsprozess mag oft wie ein endloser Risikomanagementkreislauf erscheinen. In der Regel beginnt er mit dem ersten Eingang von Daten und endet mit dem Abschluss des Geschäftsjahres.

In diesem Zeitraum können sich unzählige menschliche Fehler einschleichen, die schwerwiegende finanzielle Folgen nach sich ziehen können. Angesichts dieser Herausforderungen ist die Automatisierung der Kontenabstimmung bei steigendem Unternehmenswachstum besonders wichtig.

Die Vorteile der automatisierten Kontenabstimmung für Ihr Unternehmen

Große Unternehmen sollten manuelle Aufgaben so weit wie möglich automatisieren, um wertvolle Zeit für strategische Initiativen zu gewinnen. Aus diesem Grund suchen viele CFOs Möglichkeiten zur Optimierung von Kartenabstimmungen..

Mit unserer Lösung für das Spend Management können Sie die Vorteile der Automatisierung nutzen und Ihren Zahlungsabgleich vereinfachen. Hier eine kurze Zusammenfassung:

1.Automatisierung des Prozesses: Mit unserer Lösung können Sie Ihre Mitarbeitenden motivieren, Belege auf einfache Weise zu sammeln und diese direkt und einfach hochzuladen (dank der Belegerfassung mittels OCR-Technologie). Sie warten nicht mehr auf die Belege oder müssen diese mühsam einholen. Achten Sie lediglich darauf, dass Ihre Mitarbeitenden die Belege über die mobile App oder das Dashboard einreichen.

2.Einfacher Zugriff: Dank der mobilen App können Mitarbeitende ihre Spesen jederzeit und von überall aus einreichen. Sie müssen also nicht mehr ihr E-Mail-Postfach durchsuchen oder sich bei einem Webportal anmelden, wenn sie sich gerade nicht am Schreibtisch befinden. Sämtliche Speseninformationen sind somit jederzeit und auch außerhalb der Arbeitszeiten abrufbar.

Wie kann Payhawk große Unternehmen unterstützen?

Unsere Plattform ermöglicht es großen Unternehmen und Konzernen, ihre Buchhaltungsprozesse durch leistungsstarke Integrationen zu optimieren. Unsere intelligente Integrationsstrategie ermöglicht eine periodengerechte Abgrenzung. Sie haben demnach folgende Möglichkeiten:

1. Einfache Übertragung der Ausgabendaten Ihres Unternehmens. Wir bieten erstklassige Integrationen mit vielen gängigen Buchhaltungs- und ERP Systemen, NetSuite, Xero, und QuickBooks sodass Ihre Ausgabendaten nahtlos synchronisiert werden.
2. Genaue Aufzeichnungen von Transaktionen in Echtzeit. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ausgaben aufgezeichnet werden und am Monatsende keine Gelder offenstehen.

Schlusswort

Unternehmen müssen sicherstellen, dass jeder Cent, der im Namen des Unternehmens ausgegeben wird, und auch jede einzelne Transaktion fehlerfrei erfasst und aufgezeichnet werden. Außerdem müssen sie sich auf die Zuverlässigkeit ihrer Finanzberichte verlassen können. Voraussetzung dafür ist ein lückenloser Überwachungspfad aller Ausgaben.

Eine integrierte All-in-one-Lösung für die Ausgabenverwaltung automatisiert den gesamten Prozess von der Belegerstellung bis hin zur Buchhaltung. Diese Lösungen bieten eine zentrale Plattform, auf der Mitarbeitende Belege hochladen und ihre Ausgaben vollständig nachverfolgen können. Verantwortliche können Ausgaben in Echtzeit überprüfen und so einzelne Posten schnell genehmigen oder ablehnen, ohne auf Monatsberichte oder Prüfungen angewiesen zu sein.

Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie, wie Sie Ihre Ausgaben effizienter und fehlerfrei abstimmen können.