Verhoog de efficiëntie met geautomatiseerd uitgavenbeheer

Je kent het gezegde, "tijd is geld." In het bedrijfsleven is het waar. Jouw tijd (en die van je collega's) is kostbaar, en die moet je verstandig gebruiken voor zaken die productief zijn voor je bedrijf. Hoe je het ook wendt of keert, handmatig uitgavenbeheer is een tijdrovend proces. Misschien stuur je nog steeds onkostendeclaraties naar je teamleden en wacht je vervolgens lang op de informatie om een terugbetaling af te ronden. Misschien controleer je ook nog steeds elke onkostennota dubbel, wat vervelend kan zijn en tot fouten kan leiden. Het goede nieuws? Zodra je dit proces automatiseert, bespaar je tijd, geld en moeite.

De eerste stap naar slim uitgavenbeheer

Misschien stuur je geen onkostendeclaraties meer heen en weer of vertrouw je niet meer op spreadsheets. Misschien heb je zelfs de sprong gewaagd naar het gebruik van software voor uitgavenbeheer en zakelijke betaalkaarten. Helaas is er in deze scenario's nog steeds veel handmatig werk. Je moet inloggen op meerdere systemen, rechtstreeks rapporten invoeren, facturen indienen en je rekeningen op verschillende plaatsen handmatig met elkaar in overeenstemming brengen. Financiële managers zeggen dat ze op deze manier meer dan een uur per dag kwijt zijn aan het bijhouden van hun zakelijke uitgaven. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Met automatisering van uitgaven kun je wekelijks uren besparen door repetitieve handmatige taken te elimineren.

"Sinds we op Payhawk zijn overgestapt voor uitgavenbeheer, besparen we dagelijks ongeveer twee uur en tot twee dagen aan tijd voor het oplossen van problemen. Hierdoor kan ik me concentreren op belangrijkere taken", aldus Payhawk-klant Magdalena Velikova, financieel manager bij AIOPSGROUP.

Gemiste kansen voor uitgavenbeheer

Ooit ging het om papieren bonnetjes, spreadsheets en e-mails. Nadat werknemers al het papierwerk hadden ingevuld, moesten managers elk rapport doornemen om er zeker van te zijn dat alles klopte. Dit proces betekende urenlang bonnetjes bekijken en proberen ze te matchen met het uitgavenbeleid van het bedrijf. Het probleem met deze methode is dat het veel tijd kostte om de uitgaven na te jagen, te verzamelen, te volgen en te controleren.

Als je een financieel manager of CFO bent bij een groot bedrijf of een KMO, heb je waarschijnlijk ooit met deze verouderde processen geworsteld (misschien doe je dat nog steeds). Maar hier zijn twee belangrijke redenen waarom handmatig uitgavenbeheer zou moeten verdwijnen:

1. Bedrijven verliezen jaarlijks veel geld door verkeerd of niet gerapporteerde personeelsuitgaven. Dat is geld dat wordt verspild aan onnodige uitgaven, of erger nog, inkomsten die niet worden verantwoord. Neem bijvoorbeeld het Duitse automotive bedrijf ATU; in het eerste jaar dat ze Payhawk gebruikten voor hun uitgavenbeheeroplossing (inclusief zakelijke betaalkaarten en uitgavenbeheer), bespaarden ze ongeveer 2 miljoen euro aan btw-belastingclaims. Vóór Payhawk hadden ze ontbrekende bonnetjes en geen btw-claims.
2. De traditionele manier van uitgavenbeheer brengt ook veel tijd en inspanning van werknemers met zich mee. Er zijn veel processen bij betrokken die het voor bedrijven moeilijk maken om hun uitgaven bij te houden. Werknemers moeten elke uitgave handmatig invoeren en vervolgens wachten op goedkeuring van hun managers en accountants voordat ze deze vergoed krijgen.

Handmatige processen kosten veel tijd, maar vergroten ook het risico op menselijke fouten. Het komt vaak voor dat werknemers fouten maken bij het invoeren van gegevens, en het kan zeer frustrerend zijn om daar tijd aan te besteden. De handmatige inspanning neemt kostbare productieve tijd weg en tast de arbeidsmoraal aan omdat werknemers het een uitdaging vinden om hun uitgaven bij te houden en op tijd vergoed te krijgen.

Veel bedrijven wenden zich nu tot software voor geautomatiseerd uitgavenbeheer om deze problemen op te lossen en hun bedrijf geld te besparen. Maar hoe werkt geautomatiseerde software voor uitgavenbeheer precies? En wat kan het voor uw bedrijf betekenen?

Hoe kan je de efficiëntie verbeteren met geautomatiseerd uitgavenbeheer?

Of je nu een klein bedrijf hebt of een grotere onderneming, je moet al je bonnetjes en facturen bijhouden en ervoor zorgen dat alles wordt verantwoord. En als je werknemers hebt die hun onkosten moeten indienen, moet je ze een manier geven om dat te doen.

Geautomatiseerd uitgavenbeheer kan bij al deze dingen helpen. En zo werkt het bij Payhawk:

1. Je maakt een account aan voor elke persoon in je organisatie die een fysieke en/of virtuele zakelijke visa-kaart gaat gebruiken. Deze kaartgebruikers krijgen dan toegang tot het platform en kunnen het gebruiken om hun onkosten in te dienen.
2. De werknemer dient de informatie over zijn of haar onkosten in via het platform via een OCR-tool die alle gegevens vastlegt, automatisch een onkostenpost op zijn of haar rekening aanmaakt en automatisch opnieuw afstemt met zijn of haar andere financiële rekeningen.
3. Het werk van de werknemer is gedaan zodra zijn/haar informatie is ingediend. En als ze nog een foto van het ontvangstbewijs moeten nemen en uploaden (of een factuur moeten uploaden), dan zal de tool voor uitgavenbeheer hen daar automatisch toe aanzetten.

Dit alles bespaart tijd doordat er geen heen en weer gepraat meer is tussen werknemers en je financiële team over uitgaven, bonnetjes enz.

Verbeter ook de betaalkaarten en het beleid

Naast software voor uitgavenbeheer zijn uw zakelijke betaalkaarten net zo belangrijk. En in een ideale wereld zou je oplossing voor uitgavenbeheer bestaan uit zakelijke betaalkaarten, software voor uitgavenbeheer, automatische gegevensvastlegging, boekhouding, ERP-integraties, factuurbeheer en meer, allemaal op één plek (zoals Payhawk).

Dit zijn onze belangrijkste tips:

Gebruik zakelijke betaalkaarten in plaats van persoonlijke kaarten

Wanneer werknemers hun eigen betaalkaarten gebruiken voor zakelijke uitgaven, kost het meer werk om bij te houden wat ze kopen en waar ze het kopen. Zakelijke betaalkaarten zorgen ervoor dat werknemers niet meer met hun persoonlijke kaarten hoeven uit te geven, wat een enorm voordeel is. Bovendien kun je met je zakelijke betaalkaarten beter toezicht en controle houden op de uitgaven - mits ze gekoppeld zijn aan slimme software voor uitgavenbeheer.

Standaardiseer het beleid voor alle afdelingen

Met geautomatiseerde uitgavenbeheersoftware kun je een gestandaardiseerd uitgavenbeleid opstellen voor alle werknemers, zodat iedereen op dezelfde lijn zit als het gaat om het indienen van een onkostenvergoeding. Dit vermindert de verwarring onder werknemers en maakt het voor managers gemakkelijker om uitgaven of financieringsaanvragen snel goed te keuren, omdat ze precies weten wat ze van elke afdeling mogen verwachten.

Maak templates op basis van eerdere goedkeuringen

Als bepaalde medewerkers altijd bepaalde soorten uitgaven indienen (bijvoorbeeld junior medewerkers die per diem vergoedingen indienen), kun je in je systeem templates aanmaken op basis van uitgaven uit het verleden.

In de huidige concurrerende markt moet je bedrijf zijn voorsprong behouden. Automatisering van je uitgavenbeheer kan je daarbij helpen door 1) je uitgaven beter zichtbaar te maken, zodat je slimme en strategische zakelijke beslissingen kunt nemen. En 2) door je meer productieve tijd terug te geven. Neem bijvoorbeeld Payhawk-klant Essentia Analytics, die zijn maandafsluiting terugbracht van tien dagen naar vijf dagen. Ze namen zoveel tijd terug in hun financiële team dat hun financieel analist zijn rol heeft aangepast om het commerciële team 50% van de tijd te ondersteunen.

Wil je je handmatige financiële taken tot 80% verminderen? Boek vandaag nog een demo.