Как да подобрим ефективността с автоматизирано управление на разходите

Често се казва, че времето е пари. За компаниите това е напълно вярно. Вашето време (а и това на колегите ви) е ценно, затова трябва да го изразходвате за задачи, които са продуктивни за бизнеса. Без значение как ще го погледнете, ръчното управление на разходите отнема време. Например вие може би все още изпращате отчети за служебни разходи на членовете на екипа си, след това ги чакате за нужната информация, за да можете, чак след това, да извършите възстановяване на служителски средства. Или пък все още проверявате многократно отчетите за разходите, което може да е досадно и накрая пак да остави грешки.

Добрата новина е, че има просто решение. След като компанията ви автоматизира този процес, ще спестите време, пари и усилия.

Първи стъпки към интелигентно управление на разходите

Да речем, че компанията ви вече не изпраща отчети за разходите напред-назад или не разчита на таблици в Excel. Може би вече сте направили първата стъпка и използвате софтуер за управление на корпоративните карти и разходи. За съжаление това все още изисква много ръчна работа: влизане в множество платформи, въвеждане на отчети, изпращане на фактури и ръчно равняване на сметките в различните системи. Финансовите мениджъри казват, че този начин на работа означава да прекарвате повече от час на ден в проследяване на бизнес разходите. Това обаче не е задължително. Автоматизираното управление на разходите елиминира повтарящите се ръчни задачи, което може да ви спести часове през седмицата.

"Откакто преминахме към Payhawk за управление на разходите, спестяваме приблизително два часа дневно и до два дни на месец от времето за събиране и въвеждане на платежни документи. Това ми позволява да насоча вниманието си към по-важни задачи," казва Магдалена Великова, финансов мениджър в AIOPSGROUP.

Как да не пропускате възможностите за управление на разходите

Имало едно време компания, която разчитала на хартиени документи, онлайн таблици и имейли. След като служителите попълвали всички документи, мениджърите трябвало да преглеждат всеки отчет, за да се уверят, че всичко е наред. Този процес включвал дълги часове на работа, в които се проверявали касовите бележки, за да се гарантира, че те съответстват на политиката за разходите на компанията. Проблемът с всичко това бил, че получаването, събирането, записването и проверката на разходите отнемало страшно много време.

Ако сте финансов мениджър или главен финансов директор на голяма компания или на малко или средно предприятие, вероятно ви се е налагало (или все още ви се налага) да се справяте с тези процеси в даден момент от кариерата си. Съществуват обаче две убедителни причини, поради които ръчното управление на разходите трябва да остане в миналото:

• Дружествата губят повече от 10 милиарда евро годишно в резултат на лошо регистрирани или нерегистрирани бизнес разходи. Това са много пари, пропилени за ненужни разходи или, още по-лошо, за неотчетени приходи. Добър пример е германската компания за автомобилни услуги ATU: през първата си година, използвайки Payhawk като софтуер за управление на разходите (с корпоративни карти и система за управление на разходите), те спестиха приблизително 2 млн. евро от възстановяване на ДДС. Преди да използват Payhawk, винаги са липсвали касови бележки и са имали трудности с възстановяването на ДДС.

• Освен това традиционното управление на разходите изисква и много време и усилия от страна на служителите. То включва много различни процеси, което затруднява правилното проследяване на бизнес разходите. Служителите трябва да въвеждат всички разходи ръчно и да чакат одобрение от мениджърите и счетоводителите, преди да им бъдат възстановени разходите.

Тези процеси не само отнемат много време, но и увеличават риска от човешки грешки. Служителите често допускат грешки при въвеждането на данни, а количеството отделено време може да бъде много разочароващо. Тези ръчни усилия отнемат ценно време и в крайна сметка се отразяват на мотивацията на служителите, тъй като проследяването на разходите и навременното получаване на възстановявания може да бъде трудно.

Много компании се обръщат към автоматизирани приложения за управление на разходите, за да решат тези проблеми и да спестят пари. Но как точно работят тези системи за управление на разходите? И което е по-важно, как те могат да помогнат на вашия бизнес?

Как да подобрите ефективността с автоматизирано управление на разходите

Независимо дали сте малък бизнес или голяма корпорация, от съществено значение е да следите всички касови бележки и фактури и да сте сигурни, че всичко е отчетено. А ако служителите ви трябва да представят своите разходи, ваша задача е да им осигурите най-добрия начин за това.

Автоматизираното управление на разходите ще ви помогне във всички тези задачи. В Payhawk това става по следния начин:

1. Създавате акаунт за всеки служител в компанията, който ще използва корпоративна карта Visa - физическа или виртуална. Потребителите на тези карти ще имат достъп до платформата и ще могат да я използват, за да подават своите разходи.
2. Служителите отчитат разходите си през мобилното приложение на платформата. То използва OCR технология за разчитане и автоматично въвеждане на данни от касови бележки и фактури. След това платформата автоматично създава запис на разходите в съответния акаунт и автоматично равнява с всички останали финансови системи.
3. След като служителят подаде данните за своя разход, това е всичко, което трябва да направи. В случай че трябва да направите снимка на касовата бележка и да я качите в системата (или да качите фактура), приложението за управление на разходи ще изпрати автоматично напомняне.

Този процес спестява време, като премахва цялата комуникация между служителя и счетоводния екип за напомняне и търсене на разходните документи.

По-добри карти. И политики за разходите.

Вашите корпоративни карти са също толкова важни, колкото и софтуерът за управление на разходите. В един перфектен свят вашето решение за управление на разходите трябва да включва фирмени карти, софтуер за управление на разходите, автоматично извличане на данни, счетоводство, ERP интеграции, управление на фактури и др. на едно място (в стила на Payhawk).

Ето нашите главни съвети:

Използвайте корпоративни карти вместо лични банкови карти

Когато служителите използват собствените си кредитни карти за служебни разходи, е по-трудно да се знае какво купуват и къде го купуват. Корпоративните карти са голямо предимство, тъй като служителите не трябва да използват личните си средства. Освен това фирмените карти позволяват по-добро наблюдение и контрол на разходите, при условие че се използват в комбинация с интелигентно приложение за управление на разходите.

Уеднаквете политиките в различните отдели

Софтуерът за автоматизирано управление на разходите ви позволява да създадете стандартни политики за всички служители, така че всички да са на една и съща страница, когато подават разходи за възстановяване. Това намалява объркването сред служителите и позволява на мениджърите да одобряват по-бързо исканията за разходи или възстановявания, защото знаят какво точно да очакват от всеки отдел.

Създайте шаблони на основа на минали одобрения

Ако има служители, които са винаги правят едни и същи разходи (например младши служители, които подават отчети за възстановяване на командировъчни), може да създадете шаблони в системата въз основа на минали разходи.

Като се има предвид настоящата конкуренция на пазара, вашата компания трябва винаги да е една крачка напред. Автоматизирането на управлението на разходите може да допринесе за това по два начина: 1) като ви дава по-голяма видимост, за да вземате интелигентни, стратегически решения. И 2) като ви спести време, за да увеличите производителността си. Добър пример е Essentia Analytics, клиент на Payhawk, който намали времето, необходимо за приключване на месеца, от десет на пет дни. Финансовият екип е спестил толкова много време, че неговият финансов анализатор е вече прекарва 50% от времето си в подкрепа на екипа по продажбите.

А вие, искате ли да намалите ръчните финансови задачи с 80%? Заявете демо днес.