Петте най-големи предизвикателства при възстановяването на разходи на служителите

Не е добре да оставяте екипа си, особено младшите членове, да плащат за продукти и услуги, свързани с бизнеса, със собствените си пари. И не само защото може да ги поставите в неудобно финансово положение, но защото така пречите на самите себе си да имате пълен поглед и контрол върху разходите на вашата компания.

Съществуват няколко големи предизвикателства по отношение на възстановяването на служителските разходи – ето петте най-важни от тях.

Служителите са принудени да използват собствени средства

Както видяхме по-горе, за служителите може да бъде доста голям проблем да използват собствените си пари за работни разходи. Да, има служители, за които това е удобно – те получават награди и предимства по кредитните си карти за това, че харчат пари, които ще им бъдат възстановени. Но като цяло това създава сериозно напрежение. През 2019 г. в Обединеното кралство от 35% от служителите все още се е изисквало да използват собствените си пари, за да плащат за служебни разходи.

Когато служителите трябва да плащат със собствените си финанси, това може да ги остави без средства и да чакат дни и дори седмици, за да им бъдат възстановени. В такива случаи мотивацията на служителите спада. Вместо да се фокусират върху работата и резултатите си, и да се чувстват упълномощени да харчат за служебни разходи, те мислят за пари и за това как да свържат двата края.

Няма видимост на разходите

Харченето на лични средства от служителите за работни проекти е само част от проблема. Очевидно е, че вие или вашият финансов екип ще им изплатите сумата, след като те представят своите фактури, разписки и т.н. Но какво се случва, ако не сте доволни от похарчените средства и няма ясна и лесно достъпна политика за разходите? Парите вече са похарчени.

Не сте имали видимост върху това какво се купува и не сте контролирали колко се харчи. Освен това как можете да приключите ефективно месеца, когато дори не знаете колко средства са похарчени последните няколко дни? И това е при положение, че всички действително подават разходите си навреме. Хаосът е пълен.

Не можете да контролирате лимитите на разходите или да ги разпределяте по бюджети

Както вече разбрахме, трудно е да се контролират разходите, когато служителите харчат от собствения си джоб, а компанията възстановява средствата седмици по-късно. С фирмените карти и софтуера на Payhawk можете да зададете работни потоци и контрол на разходите.

Какви са механизмите за контрол на разходите на Payhawk?

1. Лимити на разходите за персонална фирмена карта и екипни карти
2. Лесни заявки за средства, така че служителите да могат да поискат повече (и да посочат причината за това), ако лимитите не покриват нуждите им
3. Работни потоци, настроени за различни суми, така че старшите членове на екипа или мениджърите да могат да подписват одобрения за средства в зависимост от сумата

Не можете да очаквате адекватно управление на касовите бележки

Управлението на фактурите и касовите бележки е предизвикателство както за служителите, така и за финансовите екипи. Как можете да очаквате от служител да пази всичките си разписки за един месец, за да представи разходите си и да получи възстановяване? По време на търговското изложение за мобилни комуникации MWC в Барселона срещнах много хора, които запазваха касовите си бележки и попълваха данните в електронна таблица, а след това ги изпращаха на финансовия си екип в централния офис.

С Payhawk просто използвате картата на компанията, снимате касовата бележка за приложението, избирате категорията на разходите си и сте готови. Технологията за оптично разпознаване на символи (OCR) в приложението извлича данните от касовата бележка, така че финансовият екип разполага с всичко необходимо, за да приключи месеца или да се подготви за одит. Не е необходимо да търсите касови бележки, да ги запазвате, да ги губите и определено не е необходимо да въвеждате данни ръчно в продължение на часове.

Ръчно въвеждане на данни от касови бележки

Така стигаме до тема номер едно за всички – въвеждането на данни. Ръчното въвеждане на данни за разходите или опитите за свързване на отделни приложения и софтуери е кошмар. В Payhawk OCR технологията автоматично вкарва цялата необходима информация от касовите бележки и фактурите в софтуера, за да може финансовият екип да се съсредоточи върху по-значими и продуктивни задачи.

Нещо повече, Payhawk се интегрира с всички най-популярни ERP и счетоводни системи, което означава, че коректните данни се прехвърлят в правилната система с минимални усилия.

Ами когато използването и възстановяването на лични средства е единственият начин?

В Payhawk разбираме, че такива случаи се появяват от време на време. Да кажем например, че имате служител, който обикновено не харчи за служебни цели и не разполага с корпоративна карта, но трябва да извърши плащане. Благодарение на нашата система за възстановяване на разходите на служителите с един клик, можете бързо и лесно да платите на служителя директно в банковата му сметка.

Готови ли сте да научите повече за лесното управление на разходите и възстановяването на разходите на служителите? Запишете се за демо или изтеглете наръчника за оптимизиране на бизнеса с решения, базирани на данни, за да научите повече за значението на видимата информация за разходите и контрола.