Наскоро една моя приятелка ми сподели нейна история, свързвана точно с възстановяването на бизнес разходи на служители. Когато е била едва на 22 години, ѝ се наложило да плати много сериозна сума за оборудване на компанията със собствени средства. Фирмата щяла да ѝ възстанови парите в последния ден на месеца. Само че датата, на която трябвало да плати наема си е била със седмица по-рано…
Loading...
Не е добре да оставяте екипа си, особено младшите членове, да плащат за продукти и услуги, свързани с бизнеса, със собствените си пари. И не само защото може да ги поставите в неудобно финансово положение, но защото така пречите на самите себе си да имате пълен поглед и контрол върху разходите на вашата компания.
Съществуват няколко големи предизвикателства по отношение на възстановяването на служителските разходи – ето петте най-важни от тях.
Както видяхме по-горе, за служителите може да бъде доста голям проблем да използват собствените си пари за работни разходи. Да, има служители, за които това е удобно – те получават награди и предимства по кредитните си карти за това, че харчат пари, които ще им бъдат възстановени. Но като цяло това създава сериозно напрежение. През 2019 г. в Обединеното кралство от 35% от служителите все още се е изисквало да използват собствените си пари, за да плащат за служебни разходи..
Когато служителите трябва да плащат със собствените си финанси, това може да ги остави без средства и да чакат дни и дори седмици, за да им бъдат възстановени. В такива случаи мотивацията на служителите спада. Вместо да се фокусират върху работата и резултатите си, и да се чувстват упълномощени да харчат за служебни разходи, те мислят за пари и за това как да свържат двата края.
Харченето на лични средства от служителите за работни проекти е само част от проблема. Очевидно е, че вие или вашият финансов екип ще им изплатите сумата, след като те представят своите фактури, разписки и т.н. Но какво се случва, ако не сте доволни от похарчените средства и няма ясна и лесно достъпна политика за разходите? Парите вече са похарчени.
Не сте имали видимост върху това какво се купува и не сте контролирали колко се харчи. Освен това как можете да приключите ефективно месеца, когато дори не знаете колко средства са похарчени последните няколко дни? И това е при положение, че всички действително подават разходите си навреме. Хаосът е пълен.
Както вече разбрахме, трудно е да се контролират разходите, когато служителите харчат от собствения си джоб, а компанията възстановява средствата седмици по-късно. С фирмените карти и софтуера на Payhawk можете да зададете работни потоци и контрол на разходите.
Какви са механизмите за контрол на разходите на Payhawk?
Управлението на фактурите и касовите бележки е предизвикателство както за служителите, така и за финансовите екипи. Как можете да очаквате от служител да пази всичките си разписки за един месец, за да представи разходите си и да получи възстановяване? По време на търговското изложение за мобилни комуникации MWC в Барселона срещнах много хора, които запазваха касовите си бележки и попълваха данните в електронна таблица, а след това ги изпращаха на финансовия си екип в централния офис.
С Payhawk просто използвате картата на компанията, снимате касовата бележка за приложението, избирате категорията на разходите си и сте готови. Технологията за оптично разпознаване на символи (OCR) в приложението извлича данните от касовата бележка, така че финансовият екип разполага с всичко необходимо, за да приключи месеца или да се подготви за одит. Не е необходимо да търсите касови бележки, да ги запазвате, да ги губите и определено не е необходимо да въвеждате данни ръчно в продължение на часове.
Така стигаме до тема номер едно за всички – въвеждането на данни. Ръчното въвеждане на данни за разходите или опитите за свързване на отделни приложения и софтуери е кошмар. В Payhawk OCR технологията автоматично вкарва цялата необходима информация от касовите бележки и фактурите в софтуера, за да може финансовият екип да се съсредоточи върху по-значими и продуктивни задачи.
Нещо повече, Payhawk се интегрира с всички най-популярни ERP и счетоводни системи, което означава, че коректните данни се прехвърлят в правилната система с минимални усилия.
Ами когато използването и възстановяването на лични средства е единственият начин?
В Payhawk разбираме, че такива случаи се появяват от време на време. Да кажем например, че имате служител, който обикновено не харчи за служебни цели и не разполага с корпоративна карта, но трябва да извърши плащане. Благодарение на нашата система за възстановяване на разходите на служителите с един клик, можете бързо и лесно да платите на служителя директно в банковата му сметка.
Готови ли сте да научите повече за лесното управление на разходите и възстановяването на разходите на служителите? Запишете се за демо или изтеглете наръчника за оптимизиране на бизнеса с решения, базирани на данни, за да научите повече за значението на видимата информация за разходите и контрола.
Независимо дали имате десетки, стотици или хиляди служители, с Payhawk управлението на разходите няма да ви коства усилия и ще разполагате с пълен контрол само с едно решение. Спестете си усилията и се срещнете с нас още днес, за да ви покажем как.
Payhawk Limited 2023, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, WeWork, 1 Waterhouse Square, London, EC1N 2ST.
Payhawk Debit Cards are issued by Paynetics AD in the EEA and the UK, and Payhawk Credit Cards are issued by Payrnet Limited in the UK and Cross River Bank in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.