Los 5 grandes retos de realizar reembolsos a empleados

No es conveniente dejar que tu equipo -especialmente si se trata de los miembros de nivel junior- pague con su propio dinero los productos y servicios que necesitan para trabajar. La medida es inadecuada, no solo porque puede dejar a tus empleados en una posición financiera precaria, sino porque impide que tu empresa tenga visibilidad o control sobre el gasto.

Realizar reembolsos a los empleados presenta varios desafíos. Aquí comentamos los cinco principales.

1. Los empleados tienen que usar sus propios fondos

Como vimos anteriormente, puede ser bastante doloroso para los empleados usar sus propios fondos para realizar gastos de trabajo. Sí, a algunos empleados les gusta; obtienen recompensas y beneficios en sus tarjetas de crédito por gastar dinero que luego recuperarán. Pero en general, crea mucha tensión.

Para el 2019, en el Reino Unido todavía se le pedía al  35% de los empleados que pagaran los gastos de empresa con su propio dinero. Cuando los trabajadores tienen que pagar estos gastos de su propio bolsillo, pueden quedarse sin fondos y tener que esperar días o, incluso semanas, para recibir el reembolso. En esos casos, la moral del equipo baja. En lugar de sentirse  empoderados y poder centrarse en su trabajo, están preocupados por el dinero y poder llegar a fin de mes.

2. No se tiene visibilidad del gasto empresarial

Si tus empleados están usando su propio dinero para los gastos de trabajo, obviamente el equipo financiero les devolverá el dinero una vez que envíen sus informes de gastos, recibos, etc. Pero ¿qué sucede si no estás satisfecho con lo que gastaron y no hubo una política de gastos clara y de fácil acceso para todos? El dinero ya se ha gastado.

El problema es que con esta práctica no hay visibilidad de lo que se compra, ni  control de cuánto se gasta. Además, ¿cómo puedes cerrar el mes de manera efectiva cuando ni siquiera sabes cuánto se ha gastado, sino hasta los últimos días? Y eso solo si todos realmente presentan sus gastos a tiempo. Es un desastre.

3. No se pueden controlar los límites de gasto, ni asignar presupuestos

Como vimos en el punto anterior, es difícil controlar los gastos cuando los empleados apelan a su propio bolsillo y la empresa les reembolsa semanas después. Con las tarjetas de empresa de Payhawk y nuestro software de gestión de gastos puedes establecer políticas y controles de gasto, así como flujos de aprobación adaptados a tu organización.

¿Cuáles son los controles de gasto que facilita Payhawk?

• Establecimiento de límites de gasto tanto para las tarjetas de empresa personales, como de equipo.
• Posibilidad de solicitar fondos adicionales de forma rápida, sencilla y justificada, cuando los límites de gasto no cubran las necesidades.
• Flujos de aprobación asignados según importe, para que los gerentes o miembros senior del equipo puedan aprobar las solicitudes de fondos de acuerdo con la cantidad requerida.

4. No se facilita una gestión eficiente de los recibos

La sola gestión de recibos ya es un desafío tanto para los empleados como para los equipos financieros. ¿Cómo puedes esperar que un empleado guarde todos sus recibos durante un mes, para recién enviar sus gastos y recibir un reembolso?

Como anécdota, conocí a muchas personas en el MWC de Barcelona que lo hacían: guardaban sus recibos y rellenaban los detalles de la transacción en una hoja de cálculo, para luego enviarlos al equipo de Finanzas en la oficina central. Todavía se hace, pero hay mejores alternativas.

Con Payhawk, simplemente gastas con la tarjeta de la empresa, tomas una foto del recibo con la app en tu móvil, eliges la categoría del gasto y listo. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae los datos del recibo, por lo que el equipo de Finanzas tiene al día todo lo que necesita para cerrar el mes o prepararse para una auditoría. No hay que guardar recibos, ni evitar extraviarlos o buscarlos; tampoco hace falta perder horas ingresando manualmente datos.

5. Entrada manual de datos, recibos, etc.

Eso nos lleva al mayor inconveniente de todos: la entrada de datos. Ingresar manualmente los detalles de los gastos o intentar conectar aplicaciones y software independientes es una pesadilla. En Payhawk, el OCR extrae e incorpora automáticamente al software toda la información relevante de los recibos y facturas. Así, el equipo de Finanzas puede olvidarse de la entrada manual de datos y concentrarse en tareas más significativas y productivas.

Además, Payhawk se integra con todos los sistemas de contabilidad y ERP más utilizados, lo que significa que los datos precisos se envían al sistema correcto con un esfuerzo mínimo.

Y ¿qué hacemos con esos casos en que los reembolsos a los empleados son 100% necesarios?

En Payhawk entendemos que de vez en cuando surgen estos casos especiales. Digamos, por ejemplo, un empleado que normalmente no realiza ningún pago corporativo, pero necesita hacer un gasto puntual. Pues, para esos casos nuestra plataforma también cuenta con una funcionalidad de reembolsos a empleados. Con un solo clic puedes pagar el gasto realizado, transfiriéndole el importe directamente a su cuenta bancaria de forma rápida y sencilla.

¿Te interesa mejorar tu gestión de gastos y resolver los inconvenientes de reembolsar a tus empleados?  Agenda una demo. También puedes verificar  cómo optimizar tu gasto empresarial a partir de los datos.