Cuando un gasto de empresa no es realmente un gasto de empresa

Un negocio saludable cuenta con un balance sólido, un flujo de caja positivo, activos que generan ingresos y una serie de gastos debidamente clasificados procedentes de cada uno de los centros de costes de la empresa.

En este artículo queremos ayudar a esas empresas en crecimiento que, aun cuando tienen un concepto muy potente y validado, quizá aún no cuentan con un equipo financiero que les ayude a determinar con exactitud qué son gastos y qué no. Asimismo, analizamos costes que pudieran parecer gastos, pero que no deberían ser clasificados como tales. A continuación, compartimos algunas de las mejores formas como las empresas en crecimiento pueden gestionar, controlar y reducir gastos para mejorar el flujo de caja y la rentabilidad.

¿Qué es un gasto de empresa?

Un gasto de empresa es un coste relacionado con el funcionamiento, las operaciones y el crecimiento de una empresa. Los gastos son necesarios para generar ingresos, ya que las operaciones diarias se detendrían sin ellos.

Una empresa que recién comienza tiene mucho que pensar: desde definir los gastos permitidos, hasta considerar cómo pagarlos.

Algunos ejemplos de gastos incluyen costes como:

• Costes de viaje. Por ejemplo, un equipo de un proyecto tiene que viajar a las oficinas de un proveedor para hablar sobre el lanzamiento de un nuevo producto.
• Alojamiento. El equipo del ejemplo anterior no solo tiene que viajar hasta una ubicación diferente para poder concretar su proyecto. También deberá tener en cuenta el programa de actividades y la estadía en un hotel para los miembros del equipo.
• Herramientas SaaS. Las herramientas bajo el modelo de software como servicio se basan en suscripciones, las cuales suelen ser vitales para mantener el negocio en marcha. Pueden incluir de todo, desde un software de RR. HH. , hasta las aplicaciones para el seguimiento y la generación de informes SEO de la página web.
• Invitaciones a empleados. Los costes de, por ejemplo, cuando un jefe de departamento invita al equipo a una comida o a cenar para presentar a los nuevos miembros.
• Invitaciones a clientes actuales o potenciales. Para muchas empresas, como las consultoras o las agencias publicitarias, invitar a los clientes es fundamental para crear nuevos negocios y cultivar relaciones estrechas y exitosas. Esto incluye desde cenas de lujo hasta viajes de ensueño… todo son gastos.
• Compras en supermercados. Por ejemplo, cuando un jefe de oficina va al supermercado para comprar más cruasanes para el equipo, o hace una compra semanal por internet.

Observa las diferencias entre los ejemplos anteriores. Mientras el pago de una suscripción puede ofrecer valor tangible a la empresa, el impacto o el valor aportado de algunos de los otros ejemplos son más difíciles de medir. Tomemos, por ejemplo, la invitación a un cliente. ¿Cuál sería el ROI de una invitación a cenar? Es más difícil de medir, a menos que cierres el trato con el cliente ese mismo día.

Las políticas de gastos pueden ser muy útiles para controlar los gastos de la empresa. Sean cruasanes o herramientas SaaS, al crear e implementar políticas de gasto, tu empresa contará con un marco de trabajo claro para comunicar lo que se admite y lo que no, y así mantener la buena salud financiera de la organización.

Una de las ventajas de trabajar con una empresa de gestión de gastos como Payhawk -con una solución que combina tarjetas de empresa y un software de gestión de gastos- es poder implementar políticas de gastos difíciles de infringir.

A través de Payhawk, tu equipo financiero puede establecer límites de gasto en la plataforma y aplicarlos automáticamente a las diferentes tarjetas de empleados y equipos. Además, también puede definir distintos flujos de aprobación. De esta manera, si un usuario de una tarjeta de empresa necesita solicitar más fondos, la cadena de aprobación se activará automáticamente, pasando por uno o más responsables.

Al incluir los flujos de aprobación, los límites de gasto, la gestión de kilometraje y demás funcionalidades, la empresa facilita a los empleados el pago de sus gastos de empresa, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las políticas de gastos.

¿Por qué supervisar y controlar los gastos?

Es fundamental llevar un seguimiento de los gastos y comprobar que todas las peticiones entren dentro del marco de las políticas establecidas y aporten valor a la empresa.

Si hay equipos de desarrollo de negocio viajando por todo el país, pero tienen una tasa de conversión baja, quizá sea mejor concentrarse en cuentas más cercanas a la oficina.

Si los márgenes de beneficio se han reducido por culpa de factores externos al negocio, quizá sea hora de repasar ese presupuesto tan generoso para invitaciones al personal. Es por esto que resulta vital tener visibilidad de todos los pagos y los gastos de la empresa.

Con las tarjetas de empresa y el software de gestión de gastos de Payhawk, tu equipo financiero puede consultar todos los gastos de la empresa en tiempo real y encontrar maneras de optimizar el control de los gastos, los presupuestos y las políticas.

Esta es una lista de los motivos más habituales por los que las empresas controlan (o deberían controlar) los gastos:

- Controlar los costes

Aunque los gastos son necesarios para desarrollar el negocio, también pueden descontrolarse.

Si un equipo de desarrollo de negocio solicita fondos para invitar a los clientes, es fundamental supervisar los niveles de gasto para evitar sorpresas desagradables. También es importante determinar si estos gastos están realmente produciendo ingresos para la empresa. ¿Es necesaria una factura de restaurante de 900 € para ganar una cuenta que produce 2000 € para la empresa?

En esencia, no se trata tanto de mantener bajos los gastos, como de asegurarse de que los gastos se traduzcan en beneficios (ya sea generando nuevas fuentes de ingresos o protegiendo los ingresos existentes).

- Evitar fraudes internos en los gastos de empresa

Desgraciadamente existen empleados que abusan de las políticas de gastos solicitando realizar pagos para beneficio personal, en vez de para la empresa.

Según datos publicados por ACFE España, las empresas españolas pierden alrededor de 730.000€ al año a causa de fraudes internos. Las irregularidades se producen por superar el importe máximo autorizado por gasto; al no corresponderse con el período del reporte de gastos presentado; o, en los casos más alarmantes, debido a tickets editados o manipulados de alguna forma.

Los empleadores esperan confiar en sus empleados a la hora de presentar sus gastos de empresa. Para ello, necesitan mantener un control y comprobar que las políticas de gasto se entienden y aceptan. A su vez, deben verificar que los empleados estén reclamando honestamente todos los gastos asociados a los costes necesarios para realizar su trabajo.

- Categorizar los gastos para analizarlos y optimizarlos

Las empresas que hacen seguimiento y controlan sus gastos también los suelen clasificar en categorías de gasto, con el fin de analizarlos y optimizarlos.

El enfoque adecuado para analizar los gastos es considerar el retorno sobre la inversión que implican dichos gastos. Tener los gastos clasificados por categorías y equipos permite evaluar este retorno de manera efectiva.

Las empresas deberían evitar pensar en los gastos como un mal necesario. Si bien los gastos no son activos y no se pueden vender ni alquilar a cambio de efectivo, deberían considerarse inversiones para el bienestar de la empresa y, en consecuencia, estudiarse a través de esta lente.

- Incluirlos en el balance de resultados

Los gastos se incluyen en el balance de resultados o el informe de pérdidas y ganancias (P&L) para entender la comparación entre ingresos y gastos, realizar previsiones del rendimiento de la empresa y alertar de niveles insostenibles de gastos.

Cuando las cosas se ponen difíciles, las empresas pueden analizar los gastos históricos (o, incluso, en tiempo real) y tomar decisiones pertinentes para sanear el negocio.

La diferencia entre el balance de resultados y el balance de situación

Es necesario distinguir entre los gastos y otras formas de costes del negocio, como inversiones, activos o pasivos, para entender con precisión el valor de la empresa. Para ello, dos de los principales instrumentos son los balances de resultados (ganancias y pérdidas) y el balance de situación.

Los balances de resultados ofrecen una visión general de los ingresos y los gastos. Suelen limitarse al ejercicio financiero en curso porque intentan entender el negocio “tal y como funciona actualmente”.

Respondiendo a la pregunta: ¿es rentable esta empresa?

Los balances intentan responder a la pregunta: ¿es rentable esta empresa? Por lo tanto, incluirán los gastos operativos y toda otra forma de gasto, como los salarios. En conjunto, indican cuánto necesita el negocio para seguir en funcionamiento.

Los balances de resultados también incluirán los ingresos netos.

Al contabilizar ambas partes (dinero entrante y dinero saliente), la empresa puede comprender bien los flujos de caja, la salud del negocio y el beneficio operativo.

Por otra parte, los balances de situación tienen por objetivo obtener una visión final del negocio en el momento de su generación. Se centran en los activos (cosas con valor que la empresa posee y que pueden intercambiarse teóricamente por efectivo) frente a los pasivos (la deuda de la empresa con otras entidades).

Intentando responder a la pregunta: ¿cuál es el valor de esta empresa?

Si una empresa está en venta, el potencial comprador se interesará por ambos documentos. El balance de resultados indicará el estado de salud del negocio y el estado actual de participación. Al mismo tiempo, el balance de situación ofrecerá una visión detallada del valor de la empresa.

Supongamos que un balance de resultados muestra un beneficio operativo excelente, por encima de la referencia de la industria. Esto convertiría el negocio en una compra atractiva.

Sin embargo, esta situación podría cambiar si los balances de situación relevan deudas elevadas a largo plazo, como una hipoteca, escasez de inventario, activos depreciados y gran parte del patrimonio empresarial distribuido entre accionistas.

¿Qué tipo de costes no son gastos?

No todos los costes deben considerarse gastos. Los costes que no son gastos son los activos y los pasivos.

La adquisición de activos cuesta dinero, pero el coste de un activo no se considera un gasto porque los activos conservan un valor tangible, al contrario que los gastos.

Activos fijos

Los activos fijos no se pueden vender con rapidez. Se trata, por ejemplo, de edificios, terrenos para oficinas, mobiliario o maquinaria.

Es fundamental hacer esta distinción para indicar que el dinero no está realmente disponible en caso de emergencia. Pero también es importante señalar los activos que no se utilizarán (demasiado), por lo que podrían conservar o incluso aumentar su valor (por ejemplo, el caso de propiedades). Sin embargo, otros activos sí se deprecian.

Activos corrientes

Los activos corrientes pueden ser vendidos o cambiados por dinero rápidamente. No obstante, también podrían simplemente utilizarse para las operaciones normales del negocio hasta el próximo ejercicio financiero.

Los activos corrientes pueden ser, por ejemplo, los activos financieros (como valores que puedan venderse), el dinero adeudado por los clientes, el inventario y, por supuesto, el dinero en efectivo.

Pasivos

Los pasivos son las deudas de la empresa con terceros. Los pasivos “equilibran el balance” comparando lo que la empresa debe con lo que la empresa tiene o debería recibir.

Algunos ejemplos de pasivos son los préstamos, las hipotecas, las pensiones, el dinero debido a proveedores e inversores, y otras garantías. Los intereses pagados por cualquiera de dichos pasivos tampoco son gastos, por lo que deben contabilizarse como el propio pasivo.

Salarios

Los salarios, incluyendo los del personal contratado, son costes del negocio, pero no gastos. Son una forma de pasivo, ya que será necesario pagar una indemnización por despido a los empleados regulares cuando ya no nos los podamos permitir.

¿Cómo garantizar que solo se gaste dinero en lo es importante para la empresa?

Ahora que ya hemos dado una panorámica general, pongamos atención en algunos de los gastos más difíciles de valorar en términos de ROI: kilometraje, transporte, invitaciones y dietas. Dejemos las herramientas SaaS de lado por el momento. A continuación, explicamos cómo puedes asegurarte de que tus gastos estén bajo control y se realicen de forma justa:

- Establecer políticas de gasto

La mejor manera de empezar a controlar los gastos es redactar una breve política de gastos que especifique lo que los empleados pueden reclamar como gasto y las circunstancias en las que pueden hacerlo.

Por ejemplo, una política puede indicar que los empleados pueden reclamar hasta 20 € para cenar ó 30 € para un taxi, si trabajan hasta después de las 18h00, pero solo 10 € para comer al mediodía. Al estar especificado, los empleados se sienten tranquilos sabiendo que están haciendo lo correcto, sin más dudas al respecto.

- Dar tarjetas de empresa con funcionalidades de control

En vez de dejar que los empleados paguen los gastos de empresa de su bolsillo, puedes darles una tarjeta de empresa para estos fines. Esto no solo mejora la experiencia y empodera a los empleados. Lo más importante es que permite implementar flujos de aprobación y mecanismos de control como, por ejemplo:

• Límites en los importes de gasto
• Restricciones respecto a los lugares en los que puede usarse la tarjeta (por ejemplo, si se admiten retiradas de efectivo en cajeros automáticos)
• Límites de horas y días en los que puede usarse la tarjeta (por ejemplo. no los sábados)

- Analizar el retorno de inversión de los gastos

Cada gasto debería generar valor para el negocio. Incluso gastos como las invitaciones a los empleados pueden devolver valor en forma, por ejemplo, de una plantilla motivada y con mejores relaciones laborales para realizar sus tareas.

Sin embargo, esto no siempre resulta así. Analiza el coste total de las invitaciones a empleados y ten en cuenta tanto su éxito para generar resultados positivos (¿anima realmente al equipo la fiesta de Navidad?), como su valor en comparación con otras alternativas (¿sería mejor hacer una fiesta más pequeña en Navidad si eso implica un aumento de las bonificaciones de la empresa?).

Hacerte estas preguntas te permitirá optimizar los gastos. Tus empleados te lo agradecerán.

¿Hay otras formas de ahorrar dinero además de reducir los gastos?

Hay maneras de ahorrar dinero no relacionadas con costes directos.

La externalización de funciones empresariales, como llevar la contabilidad o gestionar la nómina, puede parecer un coste al principio, pero reduce los pasivos de los empleados permanentes. También debes tener en cuenta que el coste actual de un empleado es muy superior a su salario (necesita tecnología y una mesa en una oficina para trabajar, reclama gastos y requiere una formación periódica costosa).

Otros factores a tener en cuenta son la negociación con proveedores (la mayoría de los precios B2B son susceptibles a descuentos), u optar por mantener menos oficinas físicas y más trabajo remoto o híbrido.

¿Cómo puede ayudarte un software de gestión de gastos a identificar y controlar eficazmente los gastos?

Contar con un software de gestión de gastos es la mejor manera de controlar los gastos con eficacia.

Permite a los empleados presentar con puntualidad la información de sus gastos de empresa de manera precisa y clasificable. Sin esta información, te sería imposible saber cuánto, dónde y cuándo se ha gastado cada mes.

Cuando los gastos se reciben con puntualidad y correctamente clasificados, el equipo financiero puede analizarlos, plantearse mejores preguntas y tomar decisiones más efectivas.

Payhawk también ofrece una mejor experiencia al empleado, ya que la presentación de gastos es fácil y cómoda. El empleado solo tiene que sacar una foto del recibo y el sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) captará automáticamente los datos relevantes, sin necesidad de introducción manual de datos. Los responsables y los jefes de equipo también pueden configurar campos personalizados, para poder asignar correctamente el gasto a un proyecto o presupuesto de equipo.

Este método mejora la precisión de la imputación de los gastos y reduce la probabilidad de fraude. Además, como la experiencia de presentación de los gastos es mucho mejor que con los métodos tradicionales, se pueden implementar políticas más restrictivas o adaptadas a las necesidades de cada empresa. La herramienta, incluso, recuerda a los usuarios que carguen o actualicen sus recibos, liberando al equipo financiero de la persecución de recibos.

¿Quieres saber cómo nuestro software de gestión de gastos puede ayudarte a mantener el control de los gastos? Reserva una demo y comprueba cómo puedes establecer límites y optimizar el gasto empresarial, mientras mejoras la experiencia de los empleados.