Warum sollten Ausgaben überwacht werden?
Die Überwachung von Ausgaben ist notwendig für den finanziellen Erfolg eines Unternehmens. Betriebsausgaben sind Indikatoren für die Produktivität und das Kundenengagement eines Unternehmens. Ein präzises Ausgabenmanagement fördert eine starke Bilanz, positiven Cashflow und optimierten Betriebsgewinn. Hier finden Sie einige der häufigsten Gründe, warum Unternehmen Ausgaben überwachen sollten.
Kostenkontrolle
Während Ausgaben die Basis für einen effektiven Geschäftsbetrieb sind, ist ihre Kontrolle wichtig, um finanzielle Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Besonders bei Team-Ausgaben ist eine genaue Überwachung unerlässlich, um übermäßige Kosten zu vermeiden. Der Fokus liegt nicht nur auf der Kostensenkung, sondern auch auf der Effizienz, Ausgaben in nachhaltigen Gewinn umzuwandeln und somit einen positiven Beitrag zur Unternehmensrentabilität zu leisten. Damit Kosten also nicht aus dem Ruder laufen, ist es eine notwendige Maßnahme, diese stetig zu überwachen.
Prävention von Spesenbetrug
Gelegentlich missbrauchen Mitarbeiter Ausgabenrichtlinien zu ihrem persönlichen Vorteil. Arbeitgeber müssen zwar Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben, sollten jedoch gleichzeitig Kontrollmechanismen implementieren, um sicherzustellen, dass die Richtlinien verstanden, umgesetzt und eingehalten werden. Zudem ist es wichtig, die Ehrlichkeit der Angaben der Mitarbeiter zu überprüfen, insbesondere in Bezug auf für die Arbeit erforderliche Ausgaben. Dieser doppelte Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Ausgabenbetrug zu minimieren und gleichzeitig eine vertrauensvolle Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten.
Kategorisierung der Ausgaben
Unternehmen, die ihre Ausgaben effektiv kontrollieren möchten, setzen in der Regel auf eine sorgfältige Kategorisierung für eine umfassende Analyse. Hierbei wird der Ansatz verfolgt, die Kapitalrendite der Ausgaben zu betrachten, wofür eine genaue Klassifizierung nach Kategorien und Teams durchgeführt wird.
Ausgaben sollten nicht allein als unvermeidliche Belastungen betrachtet werden. Auch wenn Ausgaben nicht wie Vermögenswerte gehandelt werden können, sollten sie dennoch als strategische Investitionen in das langfristige Wohlergehen des Unternehmens betrachtet werden. Daher ist eine detaillierte Analyse und Bewertung jeder Ausgabenkategorie unerlässlich, um den tatsächlichen Wert und Einfluss auf das Geschäft zu verstehen.
Miteinbeziehung in die GuV
Die Gewinn- und Verlustrechnung integriert Ausgaben, um einen Vergleich von Einnahmen und Ausgaben zu erhalten. Dies ermöglicht einem Unternehmen die Prognose der Unternehmensleistung und weist auf Ausgaben hin, die ein nicht tragbares Maß erreicht haben. In herausfordernden Phasen haben Unternehmen dann die Möglichkeit, sowohl vergangene als auch aktuelle Ausgaben zu überprüfen und entsprechende Entscheidungen zu treffen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, das Unternehmen zu stabilisieren, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu bewahren und sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient genutzt werden.
Der Unterschied zwischen einer GuV und der Bilanz
Die klare Unterscheidung zwischen Ausgaben und anderen Geschäftsausgaben, wie etwa Investitionen, Vermögenswerten oder anderen Verbindlichkeiten, ist entscheidend, um den exakten Wert eines Unternehmens zu bestimmen. Zwei essenzielle Tools hierfür sind die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die Bilanz.
Was ist die GuV?
Die Gewinn- und Verlustrechnung setzt Erträge den Aufwendungen gegenüber und fokussiert sich auf das aktuell laufende Geschäftsjahr. Ihr Ziel ist es, die aktuelle Performance des Unternehmens zu evaluieren und die Frage zu beantworten: Ist das Unternehmen profitabel? Hier werden sämtliche Betriebskosten, Gehälter und der Nettoumsatz aufgeführt.
Was ist die Bilanz?
Die Bilanz strebt einen möglichst vollständigen Überblick über das Unternehmen zum Zeitpunkt ihrer Erstellung an. Hier werden Vermögenswerte gegenüber Verbindlichkeiten gestellt, um die Frage zu klären: Wie viel ist das Unternehmen wert? Die Bilanz liefert damit wichtige Informationen über den Cashflow, die Unternehmensverfassung und den Betriebsgewinn.
Was ist wichtiger – Bilanz oder GuV?
Beim Verkauf des Unternehmens sind beide Dokumente für den Käufer von großem Interesse. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die aktuelle wirtschaftliche Verfassung des Unternehmens und kann durch einen überdurchschnittlichen Betriebsgewinn Attraktivität für potenzielle Käufer schaffen. Jedoch kann die Bilanz zusätzliche Einblicke bieten, insbesondere wenn sie langfristige Schulden, Lagerbestände, abgeschriebene Vermögenswerte oder die Verteilung des Unternehmenseigenkapitals detailliert darlegt.
Was sind Beispiele für Kosten, die keine Ausgaben sind?
Vermögenswerte und andere Verbindlichkeiten gehören zu den Kosten, die nicht als Ausgaben gelten. Obwohl die Beschaffung von Vermögenswerten finanzielle Mittel erfordert, werden die Kosten dieser Vermögenswerte nicht als Ausgaben klassifiziert. Dies liegt daran, dass Vermögenswerte einen materiellen Wert behalten, im Gegensatz zu Ausgaben, deren Wert nach der Verwendung direkt verschwindet.
Anlagevermögen
Anlagegüter wie Gebäude, Büroflächen, Möbel und auch Maschinen sind Investitionen, die finanzielle Mittel binden. In Notfällen steht dieses Geld also nicht direkt zur Verfügung. Diese Vermögenswerte behalten zwar ihren Wert, können jedoch nicht sofort liquidiert werden. Das schränkt ihre Verfügbarkeit in finanziellen Krisensituationen ein.
Umlaufvermögen
Das Umlaufvermögen kann schnell verkauft oder gegen Bargeld eingetauscht werden. Es kann aber auch durch den normalen Geschäftsbetrieb bis zum nächsten Geschäftsjahr schlichtweg aufgebraucht werden.
Beispiele für das Umlaufvermögen sind finanzielle Vermögenswerte (z. B. Wertpapiere, die verkauft werden können), von Kunden geschuldetes Geld, Lagerbestände und Bargeld.
Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten sind das, was das Unternehmen anderen schuldet. Verbindlichkeiten sorgen für einen Ausgleich in der Bilanz, indem die Schulden des Unternehmens dem gegenüberstehen, was das Unternehmen erhalten hat oder erhalten wird.
Beispiele hierfür sind Kredite, Hypotheken, Renten, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Investoren und andere Garantien. Die auf eine dieser Verbindlichkeiten gezahlten Zinsen sind ebenfalls keine Ausgaben, sondern in der Bilanz als Verbindlichkeit selbst aufzuführen.
Gehälter
Die Gehälter, einschließlich der Entlohnung der Mitarbeiter, stellen zwar Kosten für das Unternehmen dar, werden jedoch nicht als Ausgaben verbucht. Sie sind eine Form der Haftung, da regulären Mitarbeitern Abfindungspakete zustehen, wenn das Unternehmen sie sich nicht mehr leisten kann.
Wie tätigt man sinnvolle Ausgaben?
Einige Ausgaben sind in Bezug auf den ROI schwer zu messen: Kilometerstand, Transport, Unterhaltung und Unterhalt. Nachfolgend zeigen wir, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Ausgaben unter Kontrolle sind und angemessen eingesetzt werden:
Festlegung von Richtlinien
Eine Spesenrichtlinie klärt, was Mitarbeiter als Spesen geltend machen können und unter welchen Umständen. Beispielsweise könnte die Richtlinie besagen, dass Mitarbeiter bis zu 20 € für das Abendessen und 30 € für ein Taxi beanspruchen können. Durch diese klare Vorgabe können Mitarbeiter problemlos die richtige Menge ausgeben und müssen nicht abschätzen, wie viel ihnen zur Verfügung steht.
Ausgabe von Firmenkarten mit Kontrollfunktionen
Anstatt den Mitarbeitern zu erlauben, ihr eigenes Geld zu verwenden, um die Ausgaben zu bezahlen, erhalten Sie eine Firmenkarte, mit der sie bezahlen können. Das verbessert nicht nur das Mitarbeitererlebnis, sondern verleiht Ihnen auch Kontrolle durch die folgenden Aspekte:
- Festlegung von Höchstbeträgen für Ausgaben
- Begrenzung der Einsatzorte (z. B. Ausschluss von Geldautomaten)
- Einschränkung der Uhrzeiten und Tage der Kartennutzung (z. B. Ausschluss an Samstagen)
- Erfassung und Überwachung von Ausgaben für eine transparente Budgetkontrolle
- Schnelle und effiziente Abrechnung durch zentralisierte Aufzeichnungen
Analyse der Kapitalrendite von Ausgaben
Es ist entscheidend, dass der Wert jeder noch so kleinen Ausgabe schließlich als Einnahme zurück ins Geschäft fließt. Selbst Ausgaben wie etwa die Kosten der Mitarbeiterunterhaltung können durch eine engagierte Belegschaft mit gesteigerter Motivation und verbesserten Arbeitsbeziehungen einen Mehrwert schaffen, was letztlich zu einer besseren Arbeitsleistung führen kann.
Eine umfassende Analyse der Gesamtkosten für Mitarbeiterunterhaltung ist in jedem Fall notwendig. Dabei sollten Sie untersuchen, ob positive Ergebnisse erzielt wurden und welchen Mehrwert oder welche Alternativen es jeweils gibt. Diese kritische Überprüfung ermöglicht eine gezielte Ausgabenoptimierung und sichert, dass Ressourcen effizient zugunsten des Unternehmens eingesetzt werden.
Gibt es andere Möglichkeiten, Geld zu sparen, als die Kosten zu senken?
Unternehmensfunktionen wie Buchhaltung oder Lohn- und Gehaltsabrechnung outzusourcen, mag zunächst unter die Kategorie der Kosten fallen, allerdings lassen sich dadurch die mit festangestellten Mitarbeitern einhergehenden Verbindlichkeiten senken. Sie sollten auch bedenken, dass die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters viel höher sind als sein Gehalt (er benötigt eine technische Ausstattung, einen Schreibtisch in einem Büro, um zu arbeiten, macht Kosten geltend und erfordert gelegentlich kostenintensive Schulungen).
Zusätzlich sollten Sie regelmäßig Verhandlungen mit Ihren Lieferanten führen und prüfen, ob durch Home-Office oder hybride Modelle eine geringere Abhängigkeit von Bürostandorten erreicht werden kann.
Wie helfen Tools, Ihre Ausgaben effizient zu kontrollieren?
Eine Ausgabenverwaltungslösung ermöglicht eine effiziente Kostenkontrolle. Sie hilft Mitarbeitern, Informationen präzise, zeitnah und klassifizierbar einzureichen. Wenn Ausgaben zeitgemäß und richtig klassifiziert werden, ist eine Analyse durch das Finanzteam möglich, es werden bessere Fragen gestellt und effektivere Entscheidungen getroffen.
Payhawk verbessert zudem das Mitarbeitererlebnis, da die Ausgaben einfach und komfortabel registriert werden können. Das Personal lädt Belege mithilfe der OCR-Technologie hoch, sodass keine manuellen Angaben gemacht werden müssen. Finanzteams und Teamleiter können überdies die benutzerdefinierten Felder festlegen, damit die Ausgaben einem Projekt- oder Teambudget korrekt zugeordnet werden können.
Insgesamt verbessert sich so die Genauigkeit der Spesenabrechnung und verringert die Wahrscheinlichkeit eines Betrugs. Und da sich die Ausgaben im Vergleich zu herkömmlichen Methoden erheblich einfacher registrieren lassen, können Sie strengere Antragsrichtlinien durchsetzen.
Fazit
Es ist wichtig, dass jede Ausgabe einen messbaren Wert für das Unternehmen generiert. Selbst scheinbar unbedeutende Kosten, wie zum Beispiel die für Mitarbeiterunterhaltung, sollten einen klaren Mehrwert bringen, wie gesteigerte Motivation und verbesserte Arbeitsbeziehungen. Eine präzise Analyse aller Ausgaben ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass positive Ergebnisse erzielt werden. Die Überlegung von Alternativen und eine gezielte Kostenoptimierung ermöglichen eine effiziente Ressourcennutzung und fördern langfristig den Unternehmenserfolg.
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