Wenn eine Betriebsausgabe keine Betriebsausgabe ist

In diesem Artikel betrachten wir diese wachsenden Unternehmen und zeigen ein großartiges Konzept auf, mit dem sich genau aufdecken lässt, was Ausgaben sind und was nicht. Außerdem sehen wir uns andere Kosten genauer an, die wie Ausgaben erscheinen mögen, aber nicht als solche eingestuft werden sollten. Dann gehen wir auf einige Möglichkeiten ein, wie wachsende Unternehmen ihre Ausgaben verwalten, kontrollieren und senken können, um den Cashflow und den Betriebsgewinn zu verbessern.

Was ist eine Betriebsausgabe?

Eine Betriebsausgabe ist eine Ausgabe, die mit dem Betrieb und dem Wachstum eines Unternehmens verbunden ist. Ausgaben werden benötigt, um Einnahmen generieren zu können, da der tägliche Betrieb ohne sie stagnieren würde.

Von der Festlegung der zulässigen Ausgaben bis hin zur Überlegung, wie diese beglichen werden sollen, gibt es für junge Unternehmen viel zu bedenken.

Beispiele für Ausgaben sind Kosten wie:

• Reisekosten. Zum Beispiel muss ein Projektteam zu einem Lieferantenstandort reisen, um eine neue Produkteinführung zu besprechen.
• Unterkunft. Das genannte Projektteam muss nicht nur an einen Ort reisen, sondern angesichts der geplanten Aktivitäten auch manche auch in einem Hotel verbringen.
• SaaS-Tools. Diese abonnementbasierten Tools sind wahrscheinlich von entscheidender Bedeutung, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, und können alles von HR-Software bis hin zur SEO-Analyse der Website umfassen.
• Unterhaltung für die Mitarbeiter. Wenn ein Abteilungsleiter sein Team zum Abendessen und zu Getränken einlädt, um einige neue Mitglieder vorzustellen.
• Unterhaltung von Kunden und Interessenten. Für viele Unternehmen, wie Unternehmensberater oder Werbeagenturen, macht die Kundenunterhaltung einen großen Teil des neuen Geschäfts- und Kundenerfolgs aus. Das kann alles Mögliche sein, von üppigen Abendessen bis hin zu einzigartigen Ausflügen — all das = Ausgaben.
• Einkäufe im Supermarkt. Ein Büroleiter könnte in den Supermarkt gehen, um einen Nachschub an Backwaren zu kaufen oder einen wöchentlichen Online-Einkauf tätigen.

Achten Sie auf die Unterschiede in den obigen Beispielen. Während eine regelmäßige Abonnementzahlung dem Unternehmen möglicherweise einen spürbaren Mehrwert liefern kann, sind einige der anderen Beispiele schwieriger zu messen. Nehmen Sie beispielsweise den ROI einer Mahlzeit mit einem potenziellen Kunden (es sei denn, Sie schließen das Geschäft an diesem Tag ab).

Die Spesenrichtlinien können einen großen Beitrag zur Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen leisten. Von den Backwaren bis zu den SaaS-Tools kann Ihr Unternehmen durch die Erstellung und Festlegung von Richtlinien einen klaren Rahmen schaffen, um genau aufzuzeigen, was erlaubt ist und was nicht. So lässt sich eine gute Finanzlage im Unternehmen gewährleisten.

Einer der Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Ausgabenverwaltungsunternehmen wie Payhawk, das Firmenkarten und eine Ausgabenverwaltungslösung bietet, ist es, Verstöße gegen Spesenrichtlinien zu erschweren. Ihr Finanzteam kann vereinbarte Ausgabenlimits in der Plattform festlegen und diese über verschiedene persönliche und Teamkarten hinweg aktualisieren. Außerdem können Sie Arbeitsabläufe für das zur Genehmigung berechtigte Personal einbauen. Wenn ein Kartennutzer also mehr Geld anfordern muss, kann die Genehmigung durch ein oder mehrere leitende Teammitglieder erfolgen.

Durch die Einbeziehung von Arbeitsabläufen, Ausgabenlimits, Kilometerständen und mehr kann Ihr Unternehmen es tatsächlich zu einer alltäglichen Aufgabe für seine Mitarbeiter machen, sich an die Spesenrichtlinien zu halten, und diese dadurch deutlich besser durchsetzen.

Warum überwachen wir die Ausgaben?

Es ist wichtig, die Ausgaben zu überwachen und sicherzustellen, dass alle geltend gemachten Ausgaben im Rahmen der festgelegten Richtlinien liegen und dem Unternehmen einen Mehrwert bieten.

Wenn landesweit neue Geschäftsteams unterwegs sind, jedoch eine niedrige Konversionsrate erzielen, könnte es sinnvoller sein, sich auf Konten zu konzentrieren, die sich näher am Büro befinden.

Sind die Gewinnmargen aufgrund des externen Drucks auf das Unternehmen gesunken, könnte es an der Zeit sein, sich das großzügige Budget für die Mitarbeiterunterhaltung anzusehen. Hier ist eine transparente Verwaltung der Ausgaben und Kosten entscheidend. Mit Firmenkarten und der dazugehörigen Ausgabenverwaltungslösung von Payhawk kann Ihr Finanzteam Betriebsausgaben in Echtzeit einsehen und Wege finden, die Ausgabenkontrolle, Budgets und Richtlinien zu optimieren.

Es folgt eine Liste der häufigsten Gründe, warum Unternehmen Ausgaben überwachen (oder dies tun sollten):

Kostenkontrolle

Während Ausgaben die Voraussetzung für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb sind, können sie auch außer Kontrolle geraten.

Wenn ein neues Geschäftsteam Ausgaben für die Kundenunterhaltung geltend macht, ist die Überwachung der Ausgabenhöhe der Schlüssel, um erschreckenden Summen vorzubeugen. Es ist auch wichtig, darüber nachzudenken, wie diese Ausgaben tatsächlich in Form von Einnahmen wieder in den Betrieb fließen. Ist die Restaurantrechnung im Wert von 900 € erforderlich, um für das Unternehmen einen Auftrag im Wert von 2.000 € abzuschließen?

Im Wesentlichen geht es weniger darum, die Ausgaben niedrig zu halten, sondern vielmehr darum, sicherzustellen, dass sich die Ausgaben in Gewinn umwandeln (durch die Generierung neuer Einnahmequellen oder die Wahrung bestehender Einnahmen).

Vermeidung von Ausgabenbetrug

Es ist eine unbequeme Wahrheit, dass einige Mitarbeiter Ausgabenrichtlinien missbrauchen, um zu Ihrem persönlichen Vorteil statt für das Geschäft getätigte Ausgaben geltend zu machen.

Nach Untersuchungen der Global Payroll Association belaufen sich die Kosten für Ausgabenbetrug auf über zwei Milliarden US-Dollar im Jahr. Laut der Studie gibt jeder zehnte Mitarbeiter „ständig“ fehlerhafte Informationen an, während einer von fünf dies „manchmal“ tut.

Arbeitgeber wollen ihren Mitarbeitern vertrauen, wenn diese Ausgaben einreichen. Dazu müssen sie die Kontrolle behalten und sich versichern, dass die Richtlinien verstanden und akzeptiert werden. Außerdem müssen sie überprüfen, ob die Mitarbeiter ehrliche Angaben bezüglich der für ihre Arbeit erforderlichen Ausgaben machen.

Kategorisierung der Ausgaben für eine einfachere Analyse

Unternehmen, die Ausgaben kontrollieren, ordnen diese für die Analyse auch in Ausgabenkategorien ein.

Der richtige Ansatz für die Ausgabenanalyse ist die Betrachtung der Kapitalrendite dieser Ausgaben. Das geht, wenn die Ausgaben nach Kategorien und Teams klassifiziert werden.

Unternehmen sollten nicht in die Falle tappen, Ausgaben schlichtweg als notwendige Übel zu erachten. Ausgaben sind zwar keine Vermögenswerte und können weder verkauft noch gegen Bargeld geleast werden, sollten jedoch als Investitionen in das Wohlergehen des Unternehmens betrachtet und daher genau unter die Lupe genommen werden.

Miteinbeziehung in die GuV

Die Gewinn- und Verlustrechnung bezieht Ausgaben mit ein, damit Einnahmen und Ausgaben miteinander verglichen werden können, sich die Leistung des Unternehmens prognostizieren lässt und auf Ausgaben in einem nicht tragbaren Maße hingewiesen werden kann.

Wenn es schwierig wird, können Unternehmen bisherige (und sogar aktuelle) Ausgaben betrachten und einige Entscheidungen treffen, um eine gesunde Verfassung des Unternehmens zu gewährleisten.

Der Unterschied zwischen einer GuV und der Bilanz

Es ist entscheidend, dass zwischen Ausgaben und anderen Formen von Geschäftsausgaben wie Investitionen, Vermögenswerten oder Verbindlichkeiten unterschieden wird, um den Wert des Unternehmens genau verstehen zu können. Zwei wichtige Instrumente hierfür sind die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die Bilanz.

Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt die Erträge den Aufwendungen gegenüber. Sie wird in der Regel auf das aktuelle Geschäftsjahr beschränkt, weil der Sinn dahinter ist, „zu verstehen, wie das Unternehmen derzeit läuft“.

Es wird damit versucht, die Frage zu beantworten: Ist dieses Unternehmen profitabel?

Daher werden Betriebskosten und andere Formen von Ausgaben wie Gehälter darin aufgeführt. Aus der Summe lässt sich sagen, wie viel das Unternehmen für seinen Betrieb braucht.

In der Gewinn- und Verlustrechnung wird auch der Nettoumsatz aufgeführt.

Durch die Bilanzierung beider Seiten (eingehende Gelder und ausgehende Gelder) kann das Unternehmen auf den Cashflow, die Unternehmensverfassung und den Betriebsgewinn schließen.

Auf der anderen Seite zielt die Bilanz darauf ab, zum Zeitpunkt ihrer Erstellung einen endgültigen Überblick über das Unternehmen zu bieten. Darin werden die Vermögenswerte (Gegenstände im Besitz des Unternehmens, die einen Wert haben und theoretisch gegen Barmittel eingetauscht werden können) gegenüber Verbindlichkeiten (die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber anderen Unternehmen).

Es wird damit versucht, die Frage zu beantworten: Wie viel ist dieses Unternehmen wert?

Beim Verkauf des Unternehmens sind für den Käufer beide Unterlagen von Interesse. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Verfassung des Unternehmens und den aktuellen Stand. Gleichzeitig gibt die Bilanz einen umfassenden Einblick in den Unternehmenswert.

Nehmen wir an, eine Gewinn- und Verlustrechnung weist einen ausgezeichneten Betriebsgewinn auf, der über dem Benchmark der Branche liegt; dadurch wird das Unternehmen für potenzielle Käufer attraktiv.

Dies könnte sich jedoch ändern, wenn die Bilanz umfassende langfristige Schulden wie eine Hypothek, niedrige Lagerbestände, abgeschriebene Vermögenswerte und eine überwiegende Verteilung des Unternehmenseigenkapitals über die Aktionäre aufzeigt.

Was sind Beispiele für Kosten, die keine Ausgaben sind?

Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sind Kosten, die keine Ausgaben sind.

Die Anschaffung von Vermögenswerten kostet Geld, aber die Kosten eines Vermögenswerts gelten nicht als Ausgabe, da Vermögenswerte einen materiellen Wert behalten, während das bei Ausgaben nicht der Fall ist.

Anlagevermögen

Anlagegüter können nicht mal kurz verkauft werden. Beispiele hierfür sind Gebäude, Büroflächen, Möbel und Maschinen.

Es ist wichtig, diese Unterscheidung zu machen, um zu signalisieren, dass das Geld in einer Notfallsituation nicht wirklich zur Verfügung steht. Aber auch, um die Vermögenswerte auszuweisen, die nicht (allzu sehr) verbraucht werden. Und die daher ihren Wert behalten oder sogar erhöhen könnten (z. B. bei Immobilien). Andere Vermögenswerte verlieren jedoch im Lauf der Zeit an Wert.

Umlaufvermögen

Das Umlaufvermögen kann schnell verkauft oder gegen Bargeld eingetauscht werden. Es kann aber auch sein, dass das Umlaufvermögen durch den normalen Geschäftsbetrieb bis zum nächsten Geschäftsjahr schlichtweg aufgebraucht wurde.

Beispiele für das Umlaufvermögen sind finanzielle Vermögenswerte (z. B. Wertpapiere, die verkauft werden können), von Kunden geschuldetes Geld, Lagerbestände und natürlich Bargeld.

Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind das, was das Unternehmen anderen schuldet. Verbindlichkeiten sorgen für einen Ausgleich in der Bilanz, indem die Schulden des Unternehmens dem gegenüberstehen, was das Unternehmen erhalten hat oder erhalten wird.

Beispiele hierfür sind Kredite, Hypotheken, Renten, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Investoren und andere Garantien. Die auf eine dieser Verbindlichkeiten gezahlten Zinsen sind ebenfalls keine Ausgaben, sondern in der Bilanz als Verbindlichkeit selbst aufzuführen.

Gehälter

Die Gehälter, einschließlich der Gehälter der beauftragten Mitarbeiter, sind Kosten für das Unternehmen, aber keine Ausgaben. Sie sind eine Form der Haftung, da regulären Mitarbeitern Abfindungspakete zustehen, wenn das Unternehmen sie sich nicht mehr leisten kann.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie nur Geld für das ausgeben, was für Sie und für Ihr Unternehmen wichtig ist?

Nachdem wir Klarheit geschaffen haben, lassen Sie uns jetzt über einige der Ausgaben nachdenken, die in Bezug auf den ROI schwerer zu messen sind: Kilometerstand, Transport, Unterhaltung und Unterhalt. (Auf SaaS gehen wir vorerst nicht ein.) Nachfolgend zeigen wir, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Ausgaben unter Kontrolle sind und angemessen eingesetzt werden:

Festlegung von Richtlinien

Beginnen Sie am besten mit einer kurzen Spesenrichtlinie, die klärt, was Mitarbeiter als Spesen geltend machen können und unter welchen Umständen das geht.

Beispielsweise könnte die Richtlinie besagen, dass Mitarbeiter bis zu 20 € für das Abendessen und 30 € für ein Taxi beanspruchen können, wenn sie bis nach 18 Uhr arbeiten, aber nur 10 € für das Mittagessen. Durch diese klare Vorgabe können Mitarbeiter problemlos die richtige Menge ausgeben und müssen nicht abschätzen, wie viel ihnen zur Verfügung steht.

Ausgabe von Firmenkarten mit Kontrollfunktionen

Anstatt den Mitarbeitern zu erlauben, ihr eigenes Geld zu verwenden, um die Ausgaben zu bezahlen, geben Sie ihnen eine Firmenkarte, mit der sie bezahlen können. Das verbessert nicht nur das Mitarbeitererlebnis, sondern verleiht Ihnen auch Kontrolle durch die folgenden Aspekte:

• Höchstbeträge für Ausgaben
• Beschränkung der verfügbaren Einsatzorte einer Karte (z. B. nicht an einem Geldautomaten)
• Begrenzung der Uhrzeiten und Tage, an denen die Karte verwendet werden kann (z. B. nicht an Samstagen)

Analyse der Kapitalrendite von Ausgaben

Der Wert einer jeden noch so kleinen Ausgabe muss als Einnahme wieder in das Geschäft zurückfließen.

Selbst Ausgaben wie die Kosten der Personalunterhaltung können einen Mehrwert durch eine energiegeladene Belegschaft mit besserer Motivation und besseren Arbeitsbeziehungen bieten, was wiederum zu einer besseren Leistung auf der Arbeit führt.

Allerdings ist das nicht immer automatisch der Fall. Analysieren Sie die Gesamtkosten der Personalunterhaltung und untersuchen Sie dabei, ob Sie erfolgreich positive Ergebnisse erzielen konnten (Hat die Weihnachtsfeier tatsächlich für eine positive Stimmung gesorgt?) und welchen Mehrwert bzw. welche Alternativen es jeweils gab (Wäre es besser, eine schlichtere Weihnachtsfeier auszurichten und dafür großzügigere Unternehmensboni auszuzahlen?).

Indem Sie sich diese Fragen stellen, können Sie Ihre Ausgaben optimieren. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Gibt es andere Möglichkeiten, Geld zu sparen, als die Kosten zu senken?

Es gibt Möglichkeiten, Geld zu sparen, wo es sich nicht um direkte Kosten handelt.

Unternehmensfunktionen wie Buchhaltung oder Lohn- und Gehaltsabrechnung outzusourcen, mag zunächst unter die Kategorie der Kosten fallen, allerdings lassen sich dadurch die mit festangestellten Mitarbeitern einhergehenden Verbindlichkeiten senken. Sie sollten auch bedenken, dass die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters viel höher sind als sein Gehalt (er benötigt eine technische Ausstattung, einen Schreibtisch in einem Büro, um zu arbeiten, macht Kosten geltend und erfordert von Zeit zu Zeit kostenintensive Schulungen).

Außerdem sollten Sie ein Auge auf die Verhandlungen mit Lieferanten haben (bei den meisten Preisen für Unternehmenskunden werden Rabatte gewährt) und versuchen, durch Home-Office oder hybride Modelle weniger abhängig von Bürostandorten zu sein.

Wie kann Ihnen eine Ausgabenverwaltungslösung helfen, Ihre Ausgaben effizient zu identifizieren und zu kontrollieren?

Eine Ausgabenverwaltungslösung ermöglicht eine effiziente Kostenkontrolle.

Sie hilft Mitarbeitern, Informationen präzise, zeitnah und klassifizierbar einzureichen. Ohne eine solche Kontrolle sind Sie jeden Monat darüber im Unklaren, was wo und wann ausgegeben wurde.

Wenn Ausgaben zeitgemäß und richtig klassifiziert werden, ist eine Analyse durch das Finanzteam möglich, es werden bessere Fragen gestellt und effektivere Entscheidungen getroffen.

Payhawk verbessert auch das Mitarbeitererlebnis, da die Ausgaben einfach und komfortabel registriert werden können. Das Personal nimmt einfach den Beleg und lädt dann mithilfe der OCR-Technologie die Daten von einem Foto oder einer Rechnung hoch, sodass keine manuellen Angaben gemacht werden müssen. Finanzteams und Teamleiter können außerdem die benutzerdefinierten Felder festlegen, damit die Ausgaben einem Projekt- oder Teambudget korrekt zugeordnet werden können.

Insgesamt verbessert sich so die Genauigkeit der Spesenabrechnung und verringert die Wahrscheinlichkeit eines Betrugs. Und da sich die Ausgaben im Vergleich zu herkömmlichen Methoden erheblich einfacher registrieren lassen, können Sie strengere Antragsrichtlinien durchsetzen, und das Tool erinnert Benutzer sogar daran, ihre Belege zu aktualisieren, sodass Ihr Finanzteam sich nicht darum kümmern muss.

Sind Sie bereit, herauszufinden, wie eine moderne Ausgabenverwaltungslösung Ihnen helfen kann, die Kontrolle zu behalten, Ihre Unternehmensausgaben zu begrenzen und Ihren Mitarbeitern ein großartiges Erlebnis zu bieten? Buchen Sie noch heute eine Demo.