Doverie Pension Assurance: Wie Payhawk unsere Prozesse automatisiert und den Arbeitsalltag vereinfacht

Was sind die größten operativen Herausforderungen für Rentenversicherungsgesellschaften wie Doverie im Bereich Finanzmanagement und Ausgabenkontrolle?

Miroslav Marinov: Finanzmanagement in einer regulierten, nicht bankgebundenen Finanzinstitution ist sowohl von großer Bedeutung als auch anspruchsvoll. Einerseits müssen wir strenge regulatorische Vorgaben erfüllen und gesetzliche Bestimmungen einhalten. Andererseits sind wir Teil der Vienna Insurance Group, die an drei Börsen notiert ist.

Unser Ziel ist es, flexibel zu bleiben und effizient zu arbeiten. Die größte Herausforderung besteht darin, strategische Planung mit der täglichen Verantwortlichkeit in einem dynamischen Marktumfeld zu verbinden. Das bedeutet, dass Ausgaben- und Ressourcensteuerung nicht nur eine Finanzfunktion ist, sondern das Management entscheidend prägt.

Wie unterstützen Digitalisierung und Prozessoptimierung Ihr Finanzmanagement und tragen zum Wachstum von Doverie bei?

Digitalisierung ist für uns der natürliche Weg zu nachhaltigem Wachstum. Die Einführung von Plattformen wie Payhawk hat uns geholfen, viele operative Prozesse rund um Ausgaben und Reporting zu automatisieren. Dadurch konnten wir nicht nur wertvolle Zeit im Team einsparen, sondern auch Geschwindigkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit jeder Finanztransaktion deutlich steigern.

In einer Welt, in der Schnelligkeit oft auf Kosten der Genauigkeit geht, setzen wir auf Technologie, um beides zu gewährleisten – ohne Kompromisse.

Erzählen Sie uns, wie die Zusammenarbeit mit Payhawk begann und wie Ihr Team zuvor arbeitete

Ehrlich gesagt suchten wir unter Zeitdruck nach einer Lösung. Wir befanden uns in der frühen Phase der Evaluierung und Implementierung der gemeinsamen SAP/Simcorp-Lösung. Dabei zeigte sich, dass die Nachbildung unserer gewohnten Abläufe für die Zahlungsabwicklung in SAP jährlich 48.000 € gekostet hätte.

Da erinnerte ich mich an ein Gespräch mit Hristo Borisov (Mitgründer und CEO von Payhawk) vor ein oder zwei Jahren. Seine Lösung blieb mir im Kopf: Sichere, kontrollierte Zahlungen; einfache Beleg- und Rechnungserfassung mit OCR; individuelle SAP-Datenausgaben.

Vor Payhawk war der Prozess größtenteils manuell – mit Papierdokumenten, E-Mail-Genehmigungen, Tabellen, Kurierdiensten und mühsamer Kommunikation mit 60 Niederlassungen im ganzen Land. Das kostete viel Zeit, erforderte ständige Kontrolle und barg Risiken für Verzögerungen und Fehler. Wir suchten eine sichere, flexible Lösung zu einem fairen Preis – und genau das bot uns Payhawk.

Auch wenn die Suche unter Druck begann, fanden wir eine hervorragende Lösung.

Die Einführung von Payhawk verlief schnell und reibungslos, ohne externe Berater. Die Möglichkeit, Karten, Limits und Richtlinien in Echtzeit zu verwalten, veränderte grundlegend, wie wir Ausgaben planen und steuern.

Wie wichtig sind Ausgabenkontrolle und Transparenz für Ihre Finanzabteilung?

Ausgabenkontrolle ist nicht nur ein Instrument zur Kosteneinsparung – sie schafft Vertrauen.

Vertrauen zwischen Teams, zwischen Mitarbeitenden und Führung sowie zwischen Unternehmen und Aufsichtsbehörden. Mit den integrierten Funktionen von Payhawk – Limits, Genehmigungen, Kategorien – steuern wir Ausgaben nach Projekt, Abteilung oder sogar einzelnen Mitarbeitenden. Das ermöglicht schnelle, fundierte Entscheidungen und spart uns monatlich viele Stunden, die früher für die Dokumentenbearbeitung verloren gingen.

Wie unterstützt Prozessautomatisierung Sie als regulierte Institution im Umgang mit Daten?

Wie erwähnt war die Kompatibilität von Payhawk mit SAP für uns entscheidend. Automatische Datenexporte und -importe ermöglichen es uns, Berichte für Aufsichtsbehörden, das Management und weitere Beteiligte mit minimalem Fehlerpotenzial und hoher Nachvollziehbarkeit zu erstellen.

Diese neue Arbeitsweise erleichtert nicht nur die interne Kontrolle, sondern stärkt auch das Vertrauen in das System. Bei unserer Größe und der Sensibilität unseres Geschäfts sind Automatisierung und Schnelligkeit keine Extras, sondern unverzichtbar.

Welchen Rat würden Sie anderen Führungskräften zum Thema Digitalisierung der Finanzfunktion geben?

Mein Rat betrifft nicht nur die Digitalisierung der Finanzabteilung, sondern generell: Digitale Transformation ist von zentraler Bedeutung – aber nicht um jeden Preis.

Dem Trend „modern und digital sein“ zu folgen, ist nicht immer sinnvoll. Mein Tipp: Beginnen Sie klein, aber mit Wirkung. Gehen Sie bedacht und Schritt für Schritt vor und messen Sie den Nutzen. Digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess.

Starten Sie mit dem, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Was bremst Ihre Mitarbeitenden, Ihre Kunden oder birgt operative Risiken? Suchen Sie Partner, die nicht nur ein Produkt verkaufen, sondern Ihre Bedürfnisse verstehen. Und vor allem: Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv in den Wandel ein. Finanzwesen sind nicht nur Zahlen – es ist das Herzstück von Vertrauen in jedem Unternehmen.