Automatisierung: Digitaler Wandel im Finanzwesen

Automatisierungen sind ein entscheidender Faktor für nahtlose Finanzprozesse in jedem Unternehmen

Laut dem aktuellen Pulse-Report über Ausgabenmanagement von IFP, der in Zusammenarbeit mit Payhawk erstellt wurde, ist menschliches Versagen die größte Herausforderung für das Ausgabenmanagement in Unternehmen.

38 % der Kleinunternehmen und 24 % der großen Unternehmen sind davon betroffen. In der Folge muss viel Arbeitszeit investiert werden, um fehlerhafte Spesenabrechnungen zu korrigieren und erneut einzureichen – eine große Belastung für die Unternehmensressourcen.

Doch nicht nur menschliches Versagen kostet Unternehmen wertvolle Zeit und Geld. Der Bericht verdeutlicht auch, dass 31 % der mittelständischen Unternehmen ineffiziente oder veraltete Systeme nutzen und dass 28 % keinen Zugriff auf Echtzeit-Einblicke in ihre Ausgabendaten haben.

Und was ist mit spezifischeren Herausforderungen? Insbesondere Führungskräfte kleinerer Unternehmen geben an, dass ihnen die Erfassung von Beleg- und Rechnungsdaten Schwierigkeiten bereitet (38 %) und dass die Abstimmung zu viel Zeit beansprucht (30 %) – letzteres Problem wirkt sich auch auf 30 % der großen Unternehmen aus.

Je nach ihrer Größe sind Unternehmen mit unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert. Eine betrifft jedoch alle gemeinsam: mangelnde Effizienzsteigerung aufgrund fehlender Automatisierung des Ausgabenmanagements.

Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand, eliminiert menschliche Fehler und optimiert die Ausgabenverwaltung von A bis Z. Darüber hinaus sorgt sie mit der Echtzeit-Abstimmung für unvergleichliche Transparenz und Kontrolle.

Wie wurde das Finanzwesen durch Automatisierungen revolutioniert?

Durch Automatisierungen haben Finanzfachkräfte ein beispielloses Maß an Freiheit gewonnen. Aufwendige manuelle Aufgaben und Prozesse werden nun von Technologien übernommen.

Wer mit der Ausgabenverwaltung zu tun hat, weiß, wie umständlich es sein kann, die unternehmensweiten Ausgaben über mehrere Gesellschaften hinweg im Blick zu behalten. Der gesamte Prozess ist zeitintensiv und fehleranfällig. Noch dazu hat jede Ungenauigkeit Folgen für die Spesenrückerstattung, Steuererklärungen und die Aktualität der Buchhaltung.

Ohne ein solides Kontrollsystem im Finanzmanagement verlieren Sie den Überblick über Ihre Ausgaben und können weder Geschäftsprognosen noch Budgets erstellen. In der weiteren Folge ist es schwierig, genaue Finanzberichte für Shareholder zu erstellen.

Zum Glück gibt es heutzutage Lösungen für das Ausgabenmanagement, mit denen Sie diese Herausforderungen bewältigen können. Unten finden Sie nur einige der Vorteile der Automatisierung des Ausgabenmanagements.

Dank Echtzeit-Abstimmung werden Einträge automatisch abgeglichen

Mit der Echtzeit-Abstimmung werden neue Einträge sofort automatisch mit Ihren Bank- und Kreditkartentransaktionen abgeglichen.

Da bei der Abstimmung keine Verzögerungen mehr entstehen, gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Finanzen und profitieren zudem von transparenten Einblicken. Auf der Grundlage dieser Daten können Sie fundiertere und zeitnahe Geschäftsentscheidungen treffen und müssen sich nicht mehr nur auf Ihr Bauchgefühl verlassen.

OCR-Technologie erfasst relevante Informationen automatisch

Optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition; OCR) ist eine hilfreiche Technologie, mithilfe derer Beleg- und Rechnungsdaten ohne Ihr Zutun erfasst werden können. Anstatt sie manuell einzugeben, machen Sie einfach ein Foto des Belegs und die Daten werden automatisch erfasst.

Und was ist bei schwachem Licht, Knitterfalten im Papier oder schlechter Druckqualität? Mit unserer aktualisierten, KI-gestützten Kamera ist das kein Problem. Sie fotografieren einfach den Beleg, die Technologie erfasst die Daten, Sie wählen die Ausgabenkategorie aus und reichen das Dokument ein.

Automatisierte Erinnerungen & Aufforderungen für die Übermittlung von Zahlungsbelegen

Aufforderungen und Erinnerungen per E-Mail machen Schluss mit dem mühsamen Einholen von Belegen. Niemand braucht mehr stundenlang nach fehlenden Ausgabendaten zu suchen oder einzelne Mitarbeiter per E-Mail an die Einreichung zu erinnern. Stattdessen werden automatisch Erinnerungen ausgeschickt, Spesen einzureichen, zu korrigieren oder zu ergänzen, was die Finanzberichterstattung insgesamt deutlich ökonomisiert und optimiert.

Automatisierte Genehmigungsworkflows sorgen für zeitnahe Genehmigungen und Compliance

Manche Lösungen für die Ausgabenverwaltung beinhalten die Option, mehrstufige Genehmigungsworkflows zu erstellen und sie an die individuellen Genehmigungsverfahren Ihres Unternehmens anzupassen. Wie ein Genehmigungsverfahren aussieht, hängt von der Art, Stufe, Höhe und anderen Eigenschaften ab. Benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows ermöglichen also eine detaillierte Anpassung im Hinblick auf Ihre spezifischen Anforderungen.

Diese automatisierten Genehmigungsworkflows beschleunigen die Abwicklung von Rückerstattungen und ermöglichen die Eindämmung von vorschriftswidrigem Ausgabeverhalten.

Bei Payhawk können beispielsweise für Genehmigungen zuständige Personen für den Fall ihrer Abwesenheit automatische Genehmigungen implementieren oder einen Stellvertreter ernennen, sodass keine falschen Genehmigungen erteilt werden. Außerdem können so Verzögerungen bei der Rückerstattung vermieden werden.

So kann Payhawk Ihrem Unternehmen helfen

Eine Ausgabenverwaltungslösung, die mühelos mit einem ERP- und einem Buchhaltungssystem integriert werden kann, bietet Ihnen eine einzige zuverlässige Informationsquelle ohne Duplikate, reduziert dank der Funktion zur Automatisierung des Ausgabenmanagements den manuellen Aufwand und minimiert menschliche Fehler.

Viele Unternehmen haben bei der Verwaltung ihrer Ausgaben mit menschlichen Fehlern zu kämpfen. Auch Essentia Analytics, ein Anbieter von Verhaltensanalysen, kennt dieses Problem.

„Bevor wir Payhawk nutzen, mussten wir Belege immer mühsam einholen und hatten insbesondere bei Zahlungen Probleme mit Mehrfacheingaben“, so Julian Hall, COO bei Essentia Analytics. „Uns wurde klar, wie groß das Verbesserungspotenzial war.“

Essentia Analytics setzte Payhawk ein, um Probleme bei der Dateneingabe zu beheben und die gesamte Verwaltung der Unternehmensausgaben an einem Ort zu vereinen.

CFO Carolina Einarsson berichtete: „Wir sahen sofort die Vorteile einer Ausgabenverwaltungslösung. Das Angebot von Payhawk umfasst das Eintragen von Ausgabendaten, Firmenkarten, Genehmigungen, Budgetanfragen, Rechnungszahlung und Rückerstattungen an einem Ort – das ist die Zukunft.“

Ihre nächsten Schritte

Sie möchten Ihre Ausgabenverwaltung mit integrierten Kontrollen und fehlerfreier Dateneingabe wirkungsstärker und effizienter gestalten? Laden Sie den vollständigen Bericht zur Ausgabenverwaltung von Payhawk herunter und erfahren Sie mehr darüber, wie andere Finanzprofis mit häufigen Herausforderungen in diesem Bereich umgehen – oder buchen Sie eine Demo, um mehr über unsere umfassende Lösung zu erfahren.