Automatisierungen im Rechnungsmanagement: Nahtlos & Effizient

Dieser Artikel befasst sich mit der Automatisierung von manuellen Aufgaben im Rechnungsmanagement. Wir betrachten folgende Themen:

• Wie Rechnungsautomatisierung und -abstimmung funktionieren
• Automatisierte Rechnungscodierung
• Automatisierung des Eingabeprozesses
• Abstimmung und sichere Zahlungen
• Zehn Vorteile eines automatisierten Rechnungsmanagement-Systems
• Automatisierung: Nahtlos & Effizient

Wie die Rechnungsautomatisierung und -abstimmung funktioniert

Automatisiertes Rechnungsmanagement hilft dabei, sich wiederholende, manuelle Arbeiten zu ersetzen und Ihrem Finanz- oder Buchhaltungsteam mehr Zeit zurückzugeben. Computer sind sehr gut darin, Regeln zu befolgen, Informationen zu kopieren und Fehler zu erkennen – alles wertvolle Eigenschaften für einen AP-Sachbearbeiter.

Ausgangspunkt ist die optische Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Recognition), die handgeschriebenen oder gedruckten Text in digitale Formate umwandelt und so eine einfache Handhabung ermöglicht. Die besten Lösungen bieten eine automatische Datenextraktion und -abstimmung aus Rechnungen, um Ihre Buchhaltung und Abstimmung zu vereinfachen und die manuelle Dateneingabe zu ersetzen.

Die Technologie von Payhawk erfasst mühelos kritische Informationen wie Lieferantendetails, Daten, Fälligkeitstermine, Länder, Mehrwertsteuernummern und Beträge, unabhängig von Ihren Gesellschaften oder Währungen, optimiert die Abläufe, gleicht sie in Sekundenschnelle ab und bietet einen Überblick über die Ausgaben in Echtzeit.

Automatisierte Rechnungscodierung und -erfassung

Die Rechnungscodierung ist normalerweise einer der zeitaufwendigsten Aufgaben der Rechnungsstellung, aber eine automatisierte Rechnungslösung kann dies problemlos automatisieren.

Nach dem Lesen des Rechnungsdokuments erkennt der maschinelle Algorithmus im System, ob es diese Art von Dokument schon einmal gelesen hat. In der Regel stellt die Finanzabteilung Regeln auf, mit deren Hilfe sie die notwendigen Aufgaben automatisiert.

Ein erfahrener Nutzer kann eine typische Rechnung wahrscheinlich innerhalb von dreißig Sekunden öffnen, lesen und codieren. Ein automatisiertes System kann dreißig Rechnungen innerhalb einer Sekunde bearbeiten.

Korrekt codierte Rechnungen sparen Unternehmen eine Menge Zeit, Geld und Ressourcen. Nehmen Sie zum Beispiel das Kunst- und Veranstaltungsunternehmen MDM Props.
"Wir haben ein großes Transaktionsvolumen, und vor Payhawk erfolgte die gesamte Zahlungsabstimmung manuell. Es dauerte Monate, bis wir das aufholen konnten, da wir den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und das jeweilige Projekt eingeben mussten", erklärt Finanzmanager Uchenna. "Jetzt, mit Payhawk, ist es viel einfacher, da die OCR alle relevanten Belegdaten erfasst und wir sie mithilfe der benutzerdefinierten Felder von Anfang an richtig codieren können."

Abstimmungen und sichere Zahlungen

Automatisierungen im Rechnungsmanagement sind auch bei der Abstimmung, dem Abgleich und der Zahlungsabwicklung sehr hilfreich. Der Abgleich einer korrekten Rechnung mit einer Bestellung im ERP-System nimmt mit einem automatisierten System keine Zeit in Anspruch, aber was vielleicht noch wichtiger ist: Wenn Bestellungen und Rechnungen nicht übereinstimmen, werden diese sofort gekennzeichnet. Die automatisierte Rechnungsabstimmung (mit Belegdokumenten) ist schnell, zuverlässig und dank innovativer Algorithmen längst keine Hürde mehr.

Diese unterstützt Ihre Finance Abteilung präventiv für den Fall, dass Rechnungen bezahlt werden, die nicht mit einer Bestellung übereinstimmen oder nicht genehmigt wurden. Da unser AP-System mit unserem Zahlungssystem verbunden ist, hilft Payhawk den Unternehmen dabei, menschliche Fehler in der AP-Zahlungsbearbeitungsphase auszuschließen. Das bedeutet, dass die Zahlungsabwicklung schneller, genauer und sicherer ist.

Zehn große Vorteile eines automatisierten Rechnungsmanagement-Systems

1. Genaue Codierung: Wenn die Codierung einmal angewandt wurde, wird diese in zukünftigen Arbeitsabläufe vom Machine Learning Algorithmus erkannt
2. Präzise Eingabe: keine manuellen Bearbeitungsfehler im Ablauf
3. Sichere Zahlungsabwicklung: Vernetzte AP- und Zahlungssysteme bedeuten keine manuelle Bearbeitung und super-sichere Zahlungen
4. Keine Säumnisgebühren oder Lieferantenstopp: Die verspätete Begleichung von Rechnungen aufgrund einer langsamen Bearbeitung oder von Fehlern kann zu Verzugszinsen oder sogar zur Einstellung der Arbeit und der Lieferungen durch die Lieferanten führen. Mit Automatisierung sollte das nicht passieren
5. Geschwindigkeit, Geschwindigkeit, Geschwindigkeit: Wenn Sie auch nur annähernd Echtzeit-Reporting wünschen, dann brauchen Sie Rechnungsautomatisierung und -abstimmung
6. Schnellere Genehmigungsverfahren: Manager können aufgefordert werden, Rechnungen zu genehmigen, anstatt sie in Posteingängen oder Ablagen zu haben
7. AP-Mitarbeiter können wertvollere Arbeit leisten: Setzen Sie sie dort ein, wo sie wirklich etwas bewirken können
8. ROI: schnellere, kostengünstigere Rechnungsverarbeitung bedeutet ein besseres Endergebnis
9. Transparenz und Klarheit: Ein gutes AP-System ist in der Lage, Ihnen genau zu sagen, wo Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden
10. Besseres Cashflow-Management und bessere Prognosen: Prognosen werden nicht durch Verarbeitungsverzögerungen verzerrt

Digitales Rechnungsmanagement für Unternehmen

Wenn Sie Rechnungen manuell bearbeiten, abgleichen, abstimmen oder bezahlen, haben Sie die Möglichkeit, einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen. Ein automatisiertes Rechnungsmanagement-System kann die Arbeitsweise Ihrer Finanzabteilung erheblich verbessern, indem es Ihren Managern mehr Informationen in Echtzeit liefert und kostspielige Fehler reduziert.

Für jedes Unternehmen sind Automatisierungen im Rechnungsmanagement und in der Datenerfassung ein absolutes Muss. Sie möchten mehr über Payhawk und unsere Accounts Payable Lösung erfahren? Buchen Sie noch heute eine Demo!

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