Automatiser et rapprocher ses factures : nos conseils aux scale-ups

Cet article aborde le sujet de l’automatisation et propose des conseils sur la gestion comptable par l’automatisation des factures. Il aborde notamment les aspects suivants :

• Le fonctionnement de l’automatisation et du rapprochement des factures ;
• L’encodage et la saisie automatisés des factures ;
• Le rapprochement et la sécurisation des paiements ;
• Les dix principaux avantages d’un système automatisé de gestion des factures ;
• La facturation électronique.

Comment fonctionne l’automatisation et le rapprochement des factures ?

La gestion automatisée des factures consiste à utiliser un logiciel pour automatiser l’ensemble des étapes de gestion des factures. Elle permet ainsi de supprimer les tâches manuelles répétitives et de redonner du temps aux directions financières et/ou comptables pour que celles-ci puissent se concentrer sur des missions stratégiques.

Les logiciels de gestion des factures fonctionnent de manière simple. Ils sont entraînés à repérer, parmi les flux de données, les informations et les erreurs qui échappent parfois à la surveillance humaine. Ils se basent sur la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui transforme les textes manuscrits ou imprimés en formats numériques afin d’en faciliter le traitement. Par exemple, si vous scannez une note de frais, l’ordinateur enregistre le document en tant que fichier image numérisé.

Ces solutions intelligentes offrent donc des fonctionnalités d’extraction des données et de rapprochement des factures automatiques, ceci afin de simplifier considérablement la comptabilité et le rapprochement bancaire des entreprises.

Chez Payhawk, notre technologie capture toutes les informations essentielles telles que les dates, les échéances, le pays, les numéros de TVA, les montants et les données du fournisseur, indépendamment de vos entités ou de vos devises. Elle simplifie donc les opérations, accélère le rapprochement bancaire et offre une visibilité des dépenses en temps réel.

L’encodage et la saisie automatisés des factures

Une solution de facturation automatisée se charge de l’encodage des factures (opération qui consiste à enregistrer les écritures dans les comptes comptables correspondants), ce qui permet aux directions financières de passer cette étape généralement fastidieuse. Une fois la facture enregistrée, le Machine Learning au sein du système notera s’il a déjà vu ce type de document et comment il l’a traité. En amont, c’est la direction financière qui établit des règles pour indiquer la démarche à suivre à la plateforme automatisée.

Lorsqu’un professionnel expérimenté peut ouvrir, lire et enregistrer une facture classique en trente secondes, un système automatisé peut traiter trente factures en une seconde. Les entreprises économisent ainsi un temps précieux, mais aussi de l’argent et des ressources. Avec Payhawk, l’OCR capture toutes les données importantes des reçus. Celles-ci sont ensuite encodées sans attendre à l’aide des champs personnalisés.

Le rapprochement et la sécurisation des paiements

L’automatisation de la gestion des factures permet également de faciliter les processus de rapprochement des paiements. Ceux-ci sont stratégiques pour l’entreprise, puisqu’ils ont un impact direct sur la gestion de la trésorerie et des créances clients. Ils permettent également de déceler des erreurs d’écritures comptables, des impayés ou des fraudes.

Avec un système automatisé, faire correspondre une facture à un bon de commande dans l’ERP est un processus rapide et fiable. Ainsi, lorsque les bons de commande et les factures ne correspondent pas, ils sont signalés immédiatement. Les équipes peuvent alors procéder à des corrections.

Tout cela permet d’éviter que des factures soient réglées alors qu’elles ne correspondent pas à un bon de commande ou qu’elles n’ont pas été autorisées. Chez Payhawk, notre système de comptabilité fournisseurs est connecté à notre système de paiement, ce qui nous permet d’aider les entreprises à éviter les erreurs humaines dans la phase de traitement des paiements. Celle-ci s’en trouve donc plus rapide, plus précise et plus sûre.

Les dix principaux avantages d’un système automatisé de gestion des factures pour les entreprises

1. Encodage précis : une fois la règle “apprise” par le système, celui-ci la retient et l’applique jusqu’à ce qu’elle soit modifiée.
2. Saisie précise : pas d’erreurs de traitement manuel tout au long du processus.
3. Traitement sécurisé des paiements : l’interconnexion des systèmes de paiement et de comptabilité permet d’éviter tout traitement manuel, sujet à erreurs ou fraudes, et de sécuriser les paiements.
4. Pas de pénalités de retard : le paiement tardif des factures en raison d’un traitement trop lent ou d’erreurs humaines peut entraîner des pénalités de retard, des conflits avec les partenaires commerciaux, voire l’arrêt des livraisons par les fournisseurs. L’automatisation prévient ces risques.
5. Rapidité à toute épreuve : l’automatisation permet de générer des rapports en temps réel, et de faciliter le processus de rapprochement bancaire.
6. Des processus d’autorisation plus rapides : terminées, les factures qui traînent avant d’être traitées !
7. La possibilité de se consacrer à des tâches plus stratégiques: libérés des tâches chronophages et redondantes, les salariés ont désormais plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier.
8. Un retour sur investissement exceptionnel : un traitement des factures plus rapide et moins coûteux se traduit par une amélioration nette de la rentabilité.
9. Transparence et clarté : un système de gestion automatisée vous permet de savoir exactement où vous en êtes en termes de trésorerie, à n’importe quel moment.
10. Une meilleure gestion des flux de trésorerie : avec une vision en temps réel, vous pouvez réaliser des prévisions qui ne sont pas faussées par les erreurs éventuelles et/ou les retards de traitement.

Facturation électronique : à quoi s’attendre ?

C’est un vaste chantier en cours. À partir du 1er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique entrera en vigueur pour toutes les entreprises, et ce quelle que soit leur taille. Il s’agit de l'obligation, pour toutes les entreprises établies en France, d'émettre et de recevoir des factures au format électronique. Cela acte donc la fin du format papier.

Concrètement, qu’est-ce qui change pour les entreprises ? C’est simple : les factures adressées aux clients ne pourront plus être transmises par email. Elles devront obligatoirement passer par l’intermédiaire d’une plateforme prestataire, appelée plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), qui se chargera de leur envoi au client.

Avec cette réforme, l’Etat poursuit un double objectif de lutte contre la fraude à la TVA, qui s’est fortement accentuée ces dernières années, et de suivi en temps réel de l'activité des entreprises sur l’ensemble du territoire. La réforme s’inscrit également dans une volonté de modernisation.

La facturation électronique permet également d’envisager l’automatisation des processus annexes, comme la saisie comptable ou le rapprochement bancaire. La catégorisation systématique limite ainsi les erreurs et le temps passé à rapprocher les montants. À la clé : un gain de temps considérable pour les entreprises.

Automatisation et rapprochement des factures : qu’avez-vous à y gagner  ?

Si vous traitez des factures ou effectuez des rapprochements et des paiements manuellement, vous avez la possibilité d’apporter une réelle valeur ajoutée à votre entreprise en améliorant ses processus.

Ainsi, un système automatisé de gestion des factures peut faire une réelle différence dans le fonctionnement de votre service financier, en proposant aux responsables une vision complète en temps réel et en réduisant les erreurs humaines potentiellement coûteuses. Les états de trésorerie étant mis à jour en continu, les responsables sont plus réactifs et plus stratégiques dans leur prise de décision.

Vous souhaitez en savoir plus ? Prenez rendez-vous avec l'un de nos experts dès maintenant pour découvrir tous les bénéfices de l’automatisation.