Automatisering van factuurbeheer: Mis het niet!

Dit artikel gaat in op automatisering en geeft tips voor het beheren van debiteuren met factuurautomatisering. We kijken naar:

• Hoe factuurautomatisering en reconciliatie werkt
• Geautomatiseerde factuurcodering
• Automatisering van het invoerproces
• Reconciliatie en veilige betalingen
• Tien pluspunten van een geautomatiseerd factuurbeheersysteem
• Automatisering: Wat levert het je op?

Hoe werkt factuurautomatisering en reconciliatie?

Geautomatiseerd factuurbeheer zorgt ervoor dat terugkerende, handmatige taken uitgevoerd worden (net zoals een computer zou kunnen doen), waardoor financiële of crediteuren-teams meer tijd overhouden.

Computers zijn goed in het volgen van regels, het kopiëren van informatie en het opsporen van fouten - allemaal waardevolle eigenschappen voor een AP-medewerker.

Het uitgangspunt is de technologie voor optische tekenherkenning (OCR), die handgeschreven of gedrukte tekst omzet in digitale formaten voor eenvoudige verwerking. De meest intelligente oplossingen bieden automatische gegevensextractie en reconciliatie uit facturen om je boekhouding en reconciliatie te vereenvoudigen.

Bij Payhawk legt onze technologie moeiteloos essentiële informatie vast, zoals leveranciersgegevens, datums, vervaldatums, landen, btw-nummers en bedragen, ongeacht je entiteiten of valuta's, waardoor activiteiten worden gestroomlijnd, reconciliatie in seconden plaatsvindt en uitgaven in realtime zichtbaar zijn.

Geautomatiseerde factuurcodering en -invoer

Het coderen van facturen is normaal gesproken één van de meest tijdrovende onderdelen van het crediteurenproces, maar een geautomatiseerde factuuroplossing kan dit eenvoudig afhandelen.

Zodra het factuurdocument is gelezen, zal de machine learning (ML) binnen het systeem noteren of het dit type document eerder heeft gezien en wat het ermee heeft gedaan. Meestal stelt de financiële afdeling regels op om het geautomatiseerde platform te vertellen wat het moet doen.

Een ervaren menselijke operator kan een normale factuur waarschijnlijk binnen dertig seconden openen, lezen en coderen. Een geautomatiseerd systeem kan dertig facturen binnen een seconde verwerken.

Correct gecodeerde facturen kunnen bedrijven enorm veel tijd, geld en middelen besparen.
Neem MDM Props als voorbeeld:

"We hebben grote transactievolumes en vóór Payhawk werd alle reconciliatie van betalingen handmatig gedaan. Het duurde maanden om dat in te halen, omdat we het nettobedrag, de btw en het project waarop het betrekking had, moesten invoeren", legt financieel manager Uchenna uit. * "Nu, met Payhawk, is het veel eenvoudiger omdat de OCR alle relevante gegevens vastlegt en we deze vanaf het begin correct kunnen coderen met behulp van de aangepaste velden."*

Reconciliatie en veilige betalingen

Automatisering van factuurbeheer scoort ook goed op het gebied van reconciliatie, matching en betalingsverwerking.

Het matchen van een correcte factuur met een inkooporder binnen het ERP-systeem is met een geautomatiseerd systeem in een mum van tijd gedaan, maar misschien nog belangrijker is dat wanneer inkooporders en facturen niet overeenkomen, dit onmiddellijk wordt gedetecteerd.

Geautomatiseerde factuur reconciliatie (met ondersteunende documenten) is supersnel en zeer betrouwbaar.

Is dit belangrijk? Het voorkomt in ieder geval dat facturen worden betaald die niet overeenkomen met een PO of niet zijn geautoriseerd.

Ons crediteurensysteem is verbonden met ons betalingssysteem en met Payhawk helpen we bedrijven ervoor te zorgen dat er geen menselijke fouten optreden in de betalingsverwerkingsfase van AP. Dit betekent dat betalingen sneller, nauwkeuriger en veiliger worden verwerkt.

Tien pluspunten van een geautomatiseerd factuurbeheersysteem

1. Nauwkeurige codering: Als je het eerder hebt gedaan, dan weet de ML van je systeem dat en past hij dezelfde regels toe
2. Nauwkeurige invoer: geen handmatige verwerkingsfouten in het proces
3. Veilige verwerking van betalingen: Onderling verbonden AP- en betalingssystemen betekenen geen handmatige verwerking en superveilige betalingen
4. Geen vertragingskosten of leverancierstops: Facturen te laat betalen als gevolg van trage verwerking of fouten kan resulteren in vertragingsvergoedingen of zelfs het stopzetten van werk en leveringen door leveranciers. Met automatisering gebeurt dit niet
5. Snelheid, snelheid, snelheid: Als je zelfs maar in de buurt wilt komen van realtime rapportage, dan heb je factuurautomatisering en -reconciliatie nodig
6. Snellere autorisatieprocessen: Managers kunnen een notificatie ontvangen om facturen te autoriseren in plaats van ze in inboxen of laden te laten zitten
7. AP-medewerkers kunnen waardevoller werk doen: zet mensen in waar ze echt een verschil kunnen maken
8. Uitzonderlijke ROI: snellere en goedkopere factuurverwerking betekent een beter resultaat
9. Transparantie en duidelijkheid: Een goed AP-systeem kan je precies vertellen waar je op een bepaald moment bent
10. Beter kasstroombeheer en betere prognoses: Prognoses worden niet vertekend door vertragingen in de verwerking

Automatisering: Mis het niet!

Als je facturen verwerkt, matcht, afstemt of mensen handmatig betaalt, dan is er ruimte om echte waarde aan je organisatie toe te voegen en een verandering ten goede teweeg te brengen.

Een geautomatiseerd factuurbeheersysteem kan echt een verschil maken in de manier waarop je financiële afdeling werkt, door je managers meer realtime informatie te geven en kostbare fouten te verminderen.

Voor elk druk bedrijf is automatisering van factuurbeheer en gegevensvastlegging echt een no-brainer. Boek een demo en leer meer.