Gestión automatizada de facturas: ¿estás pasando por alto algo importante?

Este artículo se centra en la automatización de la gestión de facturas y los beneficios que ofrece. Estos son los temas que vamos a ver:

• Cómo funcionan la automatización y conciliación de las facturas
• Codificación automática de facturas
• Automatización del proceso de introducción de datos
• Conciliación y pagos seguros
• Diez beneficios destacados de un sistema automatizado de gestión de facturas
• Automatización: ¿estás pasando por alto algo importante?

Cómo funcionan la automatización y conciliación de facturas

La gestión de facturas automatizada aprovecha las mejores características de la informática y las utiliza para eliminar las tareas manuales y repetitivas, liberando así tiempo productivo para tu equipo financiero o de cuentas por pagar.

Los ordenadores son muy buenos siguiendo reglas, copiando información y detectando errores, características todas ellas sumamente valiosas en un empleado de cuentas por pagar.

El punto de partida es la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que transforma el texto manuscrito o impreso en formatos digitales con el fin de poder utilizarlo fácilmente. Las soluciones más avanzadas ofrecen extracción de datos y conciliación automáticas de facturas para simplificar enormemente la contabilidad y la conciliación.

En Payhawk, nuestra tecnología captura sin esfuerzo información importante (como datos de proveedores, fechas, fechas de vencimiento, país, números de IVA e importes), sean cuales sean tus entidades o divisas, optimizando las operaciones, efectuando conciliaciones en cuestión de segundos y ofreciendo visibilidad en tiempo real.

Codificación y registro automatizados de facturas

La codificación de las facturas suele ser una de las partes del proceso de cuentas por pagar a la que más tiempo hay que dedicar, pero esto se puede solucionar fácilmente con un programa de gestión de facturas.

Una vez leído el documento de la factura, el aprendizaje automático (ML) del sistema detectará si ha tratado este tipo de documento anteriormente y, en caso afirmativo, qué hizo con él. Por lo general, el departamento financiero definirá reglas para que la plataforma automatizada sepa qué debe hacer.

Un empleado experimentado probablemente puede abrir, leer y codificar una factura estándar en treinta segundos. Sin embargo, un sistema automatizado puede procesar treinta facturas en un segundo.

Las facturas codificadas correctamente pueden ahorrar a las empresas una enorme cantidad de tiempo, dinero y recursos. Tomemos como ejemplo a MDM Props, empresa líder en fabricación de material artístico y materiales para eventos:

«El volumen de nuestras transacciones es muy grande y, antes de Payhawk, toda la conciliación de pagos era manual. Nos llevaba meses ponernos al día, ya que teníamos que introducir el importe neto, el IVA y a qué proyecto correspondía», explica Uchenna, el director financiero de la empresa. «Ahora, con Payhawk, es mucho más fácil ya que el OCR captura todos los datos relevantes del recibo, y podemos codificarlo correctamente desde el principio utilizando los campos personalizados».

Conciliación y pagos seguros

La automatización de la gestión de facturas también resulta muy apropiada para la conciliación, el cotejo y el procesamiento de los pagos.

Vincular la factura correcta con una orden de compra en el ERP es instantáneo con un sistema automatizado, pero quizá lo más importante es que, cuando las órdenes de compra y las facturas no coinciden, se puede detectar de inmediato.

La conciliación automática de facturas (con documentos de respaldo) es muy rápida y fiable.

La automatización impide que se paguen facturas que no concuerdan con una orden de compra o que no han sido autorizadas, lo que supone una gran ayuda para el departamento financiero.

En Payhawk, nuestro sistema de cuentas por pagar está conectado a nuestro sistema de pagos, con lo que ayudamos a las empresas a eliminar los errores humanos en la fase del procesamiento de los pagos de cuentas por pagar y a gestionar los pagos de manera más rápida, precisa y segura.

Diez beneficios destacados de un sistema automatizado de gestión de facturas

1. Codificación precisa: si ya se ha procesado antes, el aprendizaje automático de tu sistema reconocerá el documento y aplicará las mismas reglas
2. Introducción correcta de los datos: ausencia de errores manuales a lo largo del procedimiento
3. Procesamiento de pagos seguro: el uso de sistemas de cuentas por pagar y pagos conectados evita el procesamiento manual y garantiza la seguridad de los pagos
4. Sin penalizaciones por retrasos ni interrupciones de proveedores: pagar facturas tarde debido a un procesamiento lento o errores puede acarrear recargos por demora o, incluso, que los proveedores interrumpan su trabajo y las entregas. Con la automatización, esto no debería suceder.
5. Rapidez, rapidez, rapidez: si quieres informes en tiempo real, necesitas la automatización y conciliación de facturas
6. Procesos de aprobación más rápidos: los managers pueden recibir notificaciones para aprobar facturas en vez de dejarlas esperando en bandejas de entrada de emails o sobre la mesa
7. El personal de cuentas por pagar puede dedicarse a tareas con mayor valor añadido: asigna a tus empleados a áreas en las que puedan generar un impacto significativo
8. ROI excepcional: un procesamiento de facturas más rápido y más económico implica también una mejor rentabilidad
9. Transparencia y claridad: un buen sistema de cuentas por pagar te proporcionará información precisa sobre tu situación actual en cualquier instante
10. Mejor gestión del flujo de caja y previsión: las previsiones no se ven distorsionadas por las demoras en el procesamiento

¿Estás pasando por alto algo importante?

Si procesas, cotejas o concilias facturas, o pagas a los empleados de forma manual, tienes una gran oportunidad de añadir valor real a tu empresa y efectuar una mejora sustancial.

Un sistema automatizado de gestión de facturas podría marcar una diferencia significativa en el funcionamiento de tu departamento financiero, dado que brinda a los managers más información en tiempo real y, de ese modo, reduce la probabilidad de cometer errores muy costosos.

Es obvio que para cualquier empresa con un gran volumen de operaciones resulta indispensable automatizar la gestión de facturas y la captura de datos. Reserva una demo para obtener más información sobre nuestra solución de cuentas a pagar.