¿Cómo mejorar la gestión de facturas para finanzas?

Automatizar el proceso de facturación significa una cosa: eficiencia. Y la eficiencia genera productividad, lo que te coloca en una posición ideal para mantener la competitividad en tu sector. Más tiempo para pensar, planificar, hacer previsiones y presupuestar. ¿Y lo mejor? Libera estos procesos de los errores humanos.

¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?

La automatización del procesamiento de facturas consiste en agilizar gran parte del proceso de cuentas por pagar mediante tecnología. Mejora la precisión de los datos de gastos, reduce reclamaciones fraudulentas y acelera todo el proceso.

Además, la tecnología de conciliación automática en tres vías detecta discrepancias entre notas de recibo, órdenes de compra y facturas. Los datos se extraen y categorizan automáticamente, y los flujos de aprobación automatizados garantizan que cada factura siga el proceso de validación correspondiente de forma rápida y correcta.

La alternativa: un proceso manual de cuentas por pagar, lento, tedioso y con grandes carencias de eficiencia.

Las seis formas principales en que la automatización del procesamiento de facturas maximiza la eficiencia

Automatizar el procesamiento de facturas no es algo completamente nuevo: existen muchas herramientas en el mercado, desde Payhawk hasta Airwallex, que prometen facilitar la gestión de facturas. Pero no toda automatización es igual (y eso sin contar la IA). Las mejores soluciones no solo digitalizan las facturas: transforman la manera en que trabaja tu equipo financiero.

Aquí te mostramos qué aspectos debes tener en cuenta al elegir la solución adecuada.

1. Reduce errores manuales y mejora la precisión

Los datos inexactos pueden retrasar pagos y procesamiento de facturas, lo que implica más tiempo corrigiendo errores. Al automatizar la captura de datos de facturas mediante tecnología OCR, siempre puedes estar seguro de que la información es precisa.

2. Optimiza los flujos de trabajo y ahorra tiempo

Eliminar la entrada manual de datos repetitivos aumenta la eficiencia en toda la organización. Ya no dependerás de procesos humanos lentos. Piensa en la conciliación automática en tiempo real: los datos de pago fluyen de manera fluida entre tu solución y tu ERP o software contable.

Los flujos de aprobación también son clave. En lugar de depender de chats dispersos, formularios o firmas presenciales, los flujos automatizados aseguran que cada factura siga un camino de aprobación claro, más rápido, fiable y con menor riesgo de pagos no autorizados o fraude.

Payhawk puede rellenar automáticamente los campos de gastos, reduciendo la entrada manual y errores, mientras agiliza la clasificación, codificación y aprobación de los gastos.

La IA lleva esto un paso más allá: en lugar de que tu equipo persiga manualmente datos o aprobaciones faltantes, el Agente de Control Financiero hace el seguimiento proactivamente en Slack, Microsoft Teams o dentro de Payhawk, cerrando el ciclo más rápido y liberando tiempo del equipo.

3. Conciliación automática de órdenes de compra y facturas

La conciliación automática 2- o 3-vías de Payhawk compara órdenes de compra, bienes recibidos y facturas para detectar discrepancias. Esto asegura que solo pagues lo que realmente se pidió y se entregó, evitando sobrepagos y fraude, y liberando a tu equipo financiero de revisiones manuales.

Con el Agente de Compras, cada solicitud de compra, aprobación y PO se orquesta automáticamente desde el inicio, haciendo la conciliación más rápida y fiable. Las POs incluso se pueden generar y vincular automáticamente a facturas y GRNs sin configuración manual.

4. Mejora la visibilidad y gestión del flujo de caja

Saber quién gasta fondos de la empresa, en qué y cuáles son los compromisos futuros te permite prever el flujo de caja con precisión. Sin esta información, es imposible planificar el crecimiento futuro.

5. Visibilidad en tiempo real para los responsables de presupuesto

La automatización de facturas conectada de forma nativa a presupuestos proporciona más que eficiencia: ofrece visión del presupuesto en tiempo real, mientras se generan los gastos. A diferencia de herramientas de presupuestos independientes, Payhawk permite seguir la utilización del presupuesto desde que se envía o aprueba una factura, evitando sorpresas.

Los Agentes de IA operan en compras, viajes y pagos, por lo que los responsables de presupuesto ven cada gasto comprometido o planificado en el momento en que se solicita. No es necesario esperar a datos posteriores a la aprobación.

6. Fomenta la colaboración entre departamentos

La colaboración entre departamentos es clave en la gestión financiera. Si actualmente dependes de emails o Slack, los procesos se fragmentan y se pierden mensajes o notificaciones. Mantén la eficiencia con comentarios dentro de la plataforma. Etiqueta a los participantes relevantes y recibe todas las notificaciones en tu bandeja de Payhawk. Nunca más tendrás que perseguir información por email.

Cómo elegir el mejor software de automatización de facturas

Elegir la mejor solución requiere análisis: no basta con un producto excelente, necesitas uno centrado en el usuario para asegurar adopción y aportar valor real al negocio.

Identifica la mejor solución para tu empresa

Antes de decidir, evalúa opciones. Existen muchas soluciones, pero deben ayudarte a cumplir los objetivos estratégicos de la empresa.

Adrià Vázquez, CFO de VICIO, explica:

Con la herramienta anterior nos sentíamos a ciegas sobre cierta información. No sabía dónde hacer ajustes ni podía obtener datos con rapidez. Ahora, con Payhawk, mantenemos visibilidad y control sobre el gasto, incluso cuando aumentan los recibos y facturas. La trazabilidad de Payhawk nos permite invertir nuestro efectivo donde genera mayor rentabilidad.

Primero, define necesidades vs. deseos. La solución debe cubrir todas tus necesidades y la mayoría de tus deseos. ¿Necesitas una app móvil para que los empleados envíen gastos? ¿O flujos de aprobación complejos? Comprueba que los proveedores los ofrezcan o tengan previstos en su hoja de ruta.

Prueba los productos relevantes mediante demos para ver en tiempo real cómo funcionan y qué características puedes aprovechar. Necesitas software fácil de usar y escalable, que crezca y se adapte a tus necesidades.

Considera las integraciones: deben unificar tu tech stack y sincronizar datos financieros, evitando fragmentación. La integración profunda de Payhawk con ERP evita trabajo manual y errores, ahorrando tiempo al personal financiero.

Implementa buenas prácticas para una transición eficiente

No basta con elegir la herramienta: capacita al personal en nuevas políticas de gasto, crea procedimientos y asegura formación para alta adopción y transición eficiente.

Verifica la formación disponible y supervisa métricas de rendimiento para mejorar continuamente.

Mejora la precisión de los datos con procesamiento inteligente de documentos

Procesar una factura manualmente puede llevar unos 10 minutos: imprimir, transferir datos, buscar órdenes de compra y comprobar coincidencias.
Una persona en un equipo que se encarga de AP puede procesar unas 1,000 facturas al mes. Piensa en todo ese tiempo perdido y en los errores que se generan.

La IA y el machine learning de herramientas automatizadas aseguran procesos más rápidos y sin errores. Con OCR y validación de datos en Payhawk, la información siempre es fiable y la extracción de datos mucho más eficiente.

Crea flujos de aprobación eficientes para acelerar el proceso

Cada empresa tiene necesidades diferentes. Con Payhawk puedes enrutar facturas por departamento, presupuesto o importe. Los flujos reflejan tu estructura organizativa exacta.

El diseñador de flujos de Payhawk es no-code, permitiendo que cualquier persona cree o modifique rutas sin soporte IT. Junto con la automatización impulsada por IA, obtienes flujos estructurados y agentes inteligentes que completan tareas automáticamente.

Daniel Tang, Finance Manager en PinPoint Media:

El diseñador de flujos de Payhawk es muy intuitivo y ha mejorado la personalización de los workflows según el departamento o proyecto.

Cumplimiento y seguridad

Cumple regulaciones locales (GDPR, estándar europeo EN 16931, etc.) y elige soluciones que protejan tus datos. Busca:

• Cifrado AES-256 en tránsito y reposo
• Cumplimiento PCI DSS
• Detección de amenazas
• Control de acceso con autenticación multifactor
• Detección automática de fraude
• Gestión de cumplimiento normativo

Payhawk ofrece todo lo anterior y más.

Integra la automatización con sistemas existentes

El software debe integrarse con tu ERP y contabilidad para unificar datos, cerrar brechas de comunicación y acceder a conciliaciones en tiempo real.

Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO & CTO en AthenaStudies:

Payhawk registra pagos y compras en Exact Online, incluyendo la factura adjunta. Todo está centralizado, evitando búsquedas en múltiples sistemas.

La automatización es clave en el procesamiento de facturas

Para líderes financieros, la automatización es una de las formas más impactantes de impulsar la transformación digital.

Mathias Goetz, Senior Project Manager en ATU:

Antes transportábamos facturas en papel por toda Alemania. Con Payhawk, optimizamos procesos y reducimos costes operativos.

La automatización ahorra tiempo, reduce costes y ofrece informes financieros precisos, permitiéndote tomar decisiones estratégicas y pagar a proveedores de manera rápida y exacta.

Descubre cómo Payhawk puede simplificar tu proceso de cuentas por pagar