6 Tipps, um Ihre Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung und Automatisierung zu steigern

Die Automatisierung Ihres Rechnungsprozesses bringt vor allem eines: Effizienz. Und Effizienz steigert Ihre Produktivität – damit sichern Sie sich einen klaren Vorteil, um in Ihrer Branche wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie gewinnen mehr Zeit für Analyse, Planung, Prognosen und Budgetierung. Und das Beste daran: Menschliche Fehler in diesen wichtigen Abläufen gehören der Vergangenheit an.

Was versteht man unter automatisierter Rechnungsverarbeitung?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass große Teile des Kreditorenprozesses durch Technologie optimiert werden. Dadurch werden Ausgabendaten präziser, betrügerische Ausgabenmeldungen reduziert und der gesamte Ablauf spürbar beschleunigt.

Automatisierte Three-Way-Matching-Systeme erkennen dabei Unstimmigkeiten zwischen Lieferscheinen, Bestellungen und Rechnungen. Daten werden automatisch erfasst und korrekt zugeordnet, während Freigabeprozesse sicherstellen, dass jede Rechnung schnell und ordnungsgemäß genehmigt wird.

Im Vergleich dazu ist ein manueller Kreditorenprozess langwierig, umständlich und wenig effizient.

Die sechs effektivsten Wege, wie die Automatisierung von Rechnungsprozessen Ihre Effizienz steigert

Die Automatisierung von Rechnungsprozessen ist kein neues Konzept – zahlreiche Tools, von Payhawk bis Airwallex, versprechen, die Rechnungsbearbeitung zu vereinfachen. Doch nicht jede Lösung ist gleich wirksam (und das gilt noch bevor wir über KI sprechen). Die besten Tools digitalisieren nicht nur Rechnungen, sie verändern grundlegend, wie Ihr Finanzteam arbeitet.

Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

1. Weniger manuelle Fehler, höhere Genauigkeit

Ungenaue Daten verzögern Zahlungen und Bearbeitung von Rechnungen und führen zu zusätzlichem Korrekturaufwand. Mit automatisierter Datenerfassung via OCR-Technologie können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten stets korrekt und zuverlässig sind.

2. Effizientere Abläufe, mehr Zeit

Wenn wiederkehrende manuelle Eingaben entfallen, steigt die Effizienz im gesamten Unternehmen. Automatische Echtzeit-Abstimmungen sorgen dafür, dass Zahlungsdaten nahtlos zwischen Ihrer Lösung und Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem fließen.

Auch die Freigabeprozesse selbst werden effizienter. Statt auf verstreute Chats, Formulare oder persönliche Unterschriften angewiesen zu sein, sorgt die Automatisierung dafür, dass jede Rechnung einen klaren Genehmigungsweg durchläuft – schneller, zuverlässiger und mit deutlich geringerem Risiko unautorisierter Zahlungen oder Betrug.

Payhawk kann zusätzlich automatisch Ausgabendatenfelder ausfüllen, wodurch manuelle Eingaben und Fehler reduziert werden. Gleichzeitig wird die Klassifizierung, Kodierung und Freigabe von Ausgaben vereinfacht.

KI geht noch einen Schritt weiter: Der Financial Controller Agent verfolgt fehlende Daten oder Freigaben proaktiv in Slack, Microsoft Teams oder direkt in Payhawk – Aufgaben werden schneller abgeschlossen und Ihr Team entlastet.

3. Automatisches Abgleichen von Bestellungen und Rechnungen

Das automatische 2- oder 3-Wege-Matching von Payhawk vergleicht Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen und erkennt Abweichungen. So zahlen Sie nur für das, was bestellt und geliefert wurde, vermeiden Überzahlungen und Betrug und entlasten Ihr Finanzteam von manuellen Kontrollen.

In Kombination mit dem Procurement Agent werden alle Bestellanfragen, Genehmigungen und POs von Anfang an automatisch gesteuert. POs können sogar automatisch erstellt und mit Rechnungen und Wareneingängen verknüpft werden.

4. Bessere Liquiditätsplanung für fundierte Entscheidungen

Wer Unternehmensmittel wie Ausgaben und Verpflichtungen im Blick hat, kann die Liquidität präzise planen. Ohne diesen Überblick lassen sich zukünftige Ausgaben und Wachstumsstrategien kaum zuverlässig steuern.

5. Echtzeit-Budgetkontrolle

Mit einer Rechnungsautomatisierung, die direkt an Budgets gekoppelt ist, gewinnen Sie nicht nur Prozessgeschwindigkeit, sondern auch Echtzeit-Einblicke in Ihr Budget – während die Ausgaben tatsächlich entstehen, nicht erst danach.

Da KI-Agenten Beschaffung, Reisen und Zahlungen abdecken, sehen Budgetverantwortliche jede geplante oder bereits genehmigte Ausgabe sofort – ohne auf nachträgliche Daten warten zu müssen.

6. Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist entscheidend für effizientes Finanzmanagement. Wenn Sie auf externe Apps wie E-Mail oder Slack angewiesen sind, gehen Informationen leicht verloren. Mit Kommentaren direkt in der Plattform bleiben Kommunikation und Prozesse effizient: Markieren Sie relevante Personen und erhalten Sie alle Benachrichtigungen direkt im Payhawk-Posteingang – kein mühsames Nachfassen mehr.

So wählen Sie die beste Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Wahl der passenden Software erfordert sorgfältige Recherche. Sie benötigen nicht nur ein gutes Produkt, sondern eine benutzerfreundliche Lösung, die hohe Akzeptanz erzielt und echten Mehrwert bietet.

Die richtige Lösung finden

Bevor Sie sich entscheiden, prüfen Sie Ihre Optionen genau. Zahlreiche Lösungen stehen zur Verfügung, aber Sie müssen sicherstellen, dass sie Ihre übergeordneten Geschäftsziele unterstützen.

Adrià Vázquez, CFO bei VICIO, erklärt:

„Mit dem vorherigen Tool hatten wir keinen klaren Überblick über bestimmte Informationen. Mit Payhawk behalten wir nun die Kontrolle über unsere Ausgaben, selbst wenn die Zahl der Belege und Rechnungen steigt. Die Nachvollziehbarkeit von Payhawk ermöglicht es uns, unsere Mittel gezielt einzusetzen.“

Definieren Sie klar, was Sie benötigen versus wünschen. Ihre Lösung sollte alle „Must-have“-Funktionen erfüllen und möglichst viele „Nice-to-have“-Wünsche abdecken. Benötigen Sie z. B. eine mobile App für Mitarbeiter, um Spesenberichte einzureichen? Oder komplexe Freigabe-Workflows? Prüfen Sie, ob der Anbieter diese Funktionen bietet oder plant.

Testen Sie relevante Produkte über Demos, um Funktionen in Echtzeit zu erleben. Die Software sollte einfach zu bedienen und gleichzeitig skalierbar sein – ein Produkt, das mit Ihrem Unternehmen wächst.

Achten Sie auf Integrationen. Die Lösung sollte Ihre Systeme verbinden, Daten synchronisieren und Effizienz fördern. Payhawk überzeugt hier mit tiefen, zuverlässigen ERP-Integrationen, die manuelle Arbeit minimieren.

Eine reibungslose Einführung sicherstellen

Denken Sie neben der Auswahl auch an die Umsetzung: Schulen Sie Mitarbeiter, erstellen Sie Richtlinien und sorgen Sie für Training, um eine hohe Nutzerakzeptanz und effiziente Prozesse zu gewährleisten.

Prüfen Sie, welche Trainings und Support-Angebote die Software bietet. Überwachen Sie den Übergang kontinuierlich und passen Sie Prozesse zur stetigen Verbesserung an.

Datenpräzision durch intelligente Dokumentenverarbeitung

Die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung dauert oft rund 10 Minuten – Drucken, manuelle Eingabe, Abgleich mit Bestellungen und Weiterleitung zur Freigabe.

Studien zeigen, dass ein durchschnittlicher Kreditorenmitarbeiter etwa 1.000 Rechnungen pro Monat bearbeitet. Jede Minute zählt.

Fehler entstehen leicht: ein Tippfehler oder Ablenkung kann Daten verfälschen, Zahlungen verzögern und Finanzberichte ungenau machen.

Automatisierte Tools mit KI und maschinellem Lernen sorgen für fehlerfreie Prozesse. Mit Payhawk sichern Sie die Datenintegrität und profitieren von OCR-Technologie für eine effiziente Datenerfassung.

Effiziente Freigabe-Workflows

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen bei der Rechnungsfreigabe. Mit Payhawk lassen sich Rechnungen automatisch nach Abteilung, Budget oder Betrag routen. Komplexe Bedingungen können einfach definiert werden.

Workflows spiegeln exakt Ihre Organisationsstruktur wider. Ob Marketing-Rechnungen an Abteilungsleiter, größere Anschaffungen zur CFO-Prüfung oder Trennung interner und externer Lieferanten – jede Anfrage folgt einem klaren, sichtbaren Pfad.

Der No-Code-Workflow-Designer erlaubt es, Workflows ohne IT-Unterstützung anzupassen. KI-gesteuerte Automatisierung verfolgt Aufgaben, prüft und schließt sie automatisch ab.

Daniel Tang, Finanzmanager bei PinPoint Media:

„Der Workflow-Designer von Payhawk ist intuitiv und erleichtert die Nutzung erheblich. Außerdem können wir Workflows je nach Projektabteilung flexibel anpassen.“

Compliance und Sicherheit

Automatisierte Rechnungsverarbeitung muss lokale Vorschriften einhalten, z. B. DSGVO oder EN 16931. Achten Sie auf:

• AES-256-Verschlüsselung
• PCI-DSS-Konformität
• Bedrohungserkennung
• Zugriffskontrollen inkl. Zwei- oder Multi-Faktor-Authentifizierung
• Automatische Betrugserkennung
• Compliance-Management

Payhawk erfüllt all diese Anforderungen und mehr.

Integration in bestehende Systeme

Neue Software sollte sich nahtlos einfügen. So vermeiden Sie Datensilos, erleichtern die Kommunikation zwischen Abteilungen und ermöglichen Echtzeit-Abstimmungen.

Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO & CTO bei AthenaStudies:

„Payhawk bucht Zahlungen und Einkäufe direkt in Exact Online, inklusive Rechnung als Anhang. So ist alles in einem System verfügbar, und Buchhaltung oder Steuerberater müssen nicht in mehreren Systemen suchen.“

Automatisierung ist der Schlüssel

Automatisierung spart Zeit, senkt Kosten und liefert präzise Finanzberichte. Mit dieser Transparenz können Sie echte Veränderungen vorantreiben – von Ressourceneinsatz bis zu schnellen, korrekten Lieferanten-Zahlungen.

Mathias Goetz, Senior Project Manager bei ATU:

„Früher transportierten wir Papier-Rechnungen mit LKWs und zahlten häufig bar – das erzeugte enormen Papieraufwand. Mit Payhawk können wir Prozesse vereinfachen und Verwaltungskosten reduzieren.“

Bereit, Ihre Kreditorenprozesse zu vereinfachen? Erfahren Sie, wie Payhawk helfen kann.