Sieben unverzichtbare Features einer benutzerfreundlichen Lösung für Ausgabenmanagement

Die Akzeptanz der Nutzer ist oft eine Herausfoderung bei einer neuen Prozess- oder Software-Implementierung. Ohne sie haben Sie nur ein weiteres Stück Software gekauft oder einen weiteren Prozess implementiert. Eine reibungslose Benutzerakzeptanz ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere im Kostenmanagement, wo der Einsatz veralteter Systeme oder mehrerer Tools zu Chaos führen kann – was zu fragmentierten Daten, Ineffizienz und einer Vielzahl an Kommunikationsproblemen führt.

Menschen werden keine komplizierte Software verwenden, daher müssen neue Systeme benutzerfreundlich und schnell sein und echte Vorteile bieten. Benutzerfreundliche Software sollte für jeden funktionieren und über eine einfache Navigation verfügen, die den manuellen Arbeitsaufwand reduziert und die Qualität Ihrer Endergebnisse verbessert.

Sieben Hauptmerkmale einer benutzerfreundlichen Spesenmanagement-Lösung

Fintech-Software und Spesenmanagement-Lösungen sind „nicht alle gleich“. Tatsächlich haben wir in einem kürzlich veröffentlichten Bericht festgestellt, dass „Nur 35 % der CFOs glauben, dass ihr aktueller Technologie-Stack ihren Anforderungen entspricht, wobei 99 % im vergangenen Jahr erhebliche Probleme hatten, die oft mit Daten zusammenhingen. CFOs möchten in Technologien investieren, die ihre Fähigkeit verbessern, Erkenntnisse zu gewinnen, Abläufe zu optimieren und globale Ambitionen zu unterstützen.“

Da so viel auf dem Spiel steht, ist es sehr schwierig, die perfekte Lösung für das Ausgabenmanagement zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht (sowohl in Finanz- als auch in Nicht-Finanzteams), und selbst zu wissen, wo man anfangen soll, kann mit Fallstricken übersät sein.

Um Ihnen zu helfen, haben wir in unseren Produkt- und Kundenteams zusammengearbeitet, um eine Liste der sieben wichtigsten Funktionen zusammenzustellen, die in einem Ausgabenmanagement-Tool nicht verhandelbar sein sollten:

1. Eine intuitive Benutzeroberfläche

Gibt es etwas Anstrengenderes, als sich bei einer Software anzumelden und von einem Chaos begrüßt zu werden? Alles, was Sie tun möchten, ist, Ihr Dashboard für mehrere Entitäten zu überprüfen, aber Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht. Sie möchten sich anmelden und genau wissen, wo Sie die benötigten Ausgabendaten finden. Das bedeutet, dass Sie eine einfache Sprache, klare Anweisungen und ein Menü mit Elementen benötigen, die so beschriftet sind, wie Sie es erwarten würden.

Das klingt banal, aber manchmal kann die Software sehr komplex sein und sogar die grundlegenden Layout- und Strukturprinzipien außer Acht lassen. Bei Payhawk entwerfen wir unsere Software mit Blick auf Finanzleute (und stellen gleichzeitig sicher, dass sie auch für Nicht-Finanzakteure benutzerfreundlich ist). Sie können unsere eigenen Finanzteammitglieder fragen, die in der Regel zu den ersten Anwendern und Betatestern gehören.

2. Einfache Einführung und Einrichtung

Wählen Sie keine Lösung mit einem langwierigen Einführungsprozess. Dieser ist für die Benutzer mühsam, daher benötigen Sie eine Lösung mit einer reibungslosen Einführung, um eine optimale Produktivität zu erreichen. Je schlanker der Prozess ist, desto schneller kann Ihre Organisation effizienzsteigernde Änderungen im Spesenmanagement umsetzen.

Suchen Sie nach einer Spesenlösung mit sofortiger Firmenkartenaktivierung. Bei Payhawk aktivieren wir beispielsweise die Firmenkarten automatisch, sobald Ihr Finanzmanager (vielleicht Sie) oder Teamleiter sie ausstellt. Ihre Mitarbeiter können sofort mit den Ausgaben beginnen, und Sie können die Regeln festlegen, die Sie für die Ausgaben benötigen.

Auch das Hinzufügen der Karte zu Ihrer digitalen Geldbörse ist unkompliziert. Sie können sie wie gewohnt über Apple Wallet oder Google Wallet hinzufügen. Alternativ können Sie Ihre Karte über die Payhawk-App zu einer der beiden digitalen Geldbörsen hinzufügen, indem Sie Ihre Karte auswählen und „Zu Apple Wallet hinzufügen“ oder „Zu Google Pay hinzufügen“ auswählen.

Wie schnell ist die Integration von Payhawk? Andrew Mowbray, Finanzmanager beim World Federation of Advertisers, berichtet:

Was Payhawk auszeichnet, ist die Geschwindigkeit der Integration. Spendesk teilte uns mit, dass es drei bis vier Monate dauern würde, bis wir einsatzbereit wären, aber Payhawk war sofort einsatzbereit.

3. Einfacher Zugriff über verschiedene Geräte

Benutzer müssen von mehreren Geräten aus auf die von Ihnen gewählte Spesenverwaltungssoftware zugreifen und möchten unabhängig von ihrem Gerät eine konsistente Erfahrung. Ja, eine mobile Version könnte aufgrund eines kleineren Bildschirms eingeschränkt sein, aber sie sollte innerhalb der Kernelemente der Software bleiben, mit denen Ihre Benutzer vertraut sind.

Ihre Benutzer sollten die mobile App öffnen können und genau wissen, wo sie suchen müssen, um das Gesuchte zu finden, ohne den Bildschirm wechseln zu müssen oder verwirrt zu werden.

Um die Suche nach einer Spesenverwaltungssoftware zu optimieren, sollten Sie sich auf Lösungen konzentrieren, die einen geräteübergreifenden Zugriff bieten.

4. Benutzerfreundliche mobile Funktionalität

Wenn Sie möchten, dass jeder Mitarbeiter Ihre Ausgabenkultur annimmt und Ihre Ausgabenverwaltungsplattform nutzt, müssen Sie dafür sorgen, dass die Funktionen auch unterwegs einfach zu bedienen sind.

Mit unserer mobilen App können Mitarbeiter nahtlos Mittelanforderungen einreichen und stornieren und so sicherstellen, dass sie immer ohne Verzögerung auf die erforderlichen Ressourcen zugreifen können. Die mobile App vereinfacht auch die Spesenabrechnung; die Benutzer müssen lediglich ihre Belege und Rechnungen mit ihren Kameras scannen, und die Software erledigt den Rest. Sie extrahiert mithilfe der OCR-Technologie alle relevanten Details, kategorisiert die Ausgaben und reicht sie zur Genehmigung ein.

Darüber hinaus optimieren wir die Verwaltung von Spesenbelegen durch Funktionen, die das Hochladen von Rechnungen aus der Galerie oder den Dateien des Telefons oder direkt aus E-Mails ermöglichen. So können Sie Ihre Unternehmensausgaben in Echtzeit organisieren, konform und transparent halten.

Unsere G2-Bewertung liegt bei beeindruckenden 4,5 von 5 Sternen, und viele unserer Bewertungen enthalten Aussagen wie:

• „Einfach zu bedienende Plattform mit hilfreichem Support
• “Reibungslose und freundliche Umgebung„
• “Einfach zu bedienende Spesenplattform!"

5. Optimierte Prozesse und Automatisierung

Der Sinn des Übergangs von der manuellen Spesenverwaltung zur automatisierten Software besteht darin, alle Ihre Spesenprozesse zu optimieren und viele administrative und sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren.

Wenn Ihre Spesenverwaltungssoftware keine automatisierten Genehmigungen oder KI für Belege und Rechnungen bietet, ist es an der Zeit, eine bessere, benutzerfreundliche Lösung zu finden.

Ausgaben-Tools wie unseres nutzen die Automatisierung, um die Genauigkeit der Ausgabendaten zu verbessern, die Transparenz der Unternehmensausgaben zu erhöhen und Ihnen die Kontrolle über jeden Prozess zu geben.

6. Support und umfangreiche Dokumentation

Es wird immer eine gewisse Zeit dauern, sich an die Verwendung einer neuen Software zu gewöhnen, und deshalb sind eine gute Einarbeitung und Ressourcen unerlässlich. Sie sollten:

• Suchen Sie nach einer Dokumentationswebsite, die vollgepackt ist mit nützlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Bei Payhawk zum Beispiel ist unser Hilfezentrum umfangreich und sehr nützlich – von der Fehlerbehebung bis hin zu spezifischen Anleitungen für Funktionen decken wir alles ab, was unsere Kunden wissen müssen
• Wählen Sie etwas mit leicht zugänglichem Kundensupport. Wenn Sie mehrere Unternehmenseinheiten verwalten oder Mitarbeiter auf Reisen haben, benötigen Sie möglicherweise Unterstützung über verschiedene Zeitzonen hinweg. Informieren Sie sich daher über die Kundensupport-Optionen. Wir bieten unseren Kunden nicht nur eine preisgekrönte Software, sondern auch ein mehrsprachiges und erfahrenes internes Kundensupport-Team, das eine durchschnittliche Problemlösungszeit von 24 Stunden und eine Kundenzufriedenheitsrate von 98 % bietet
• Fragen Sie nach der Implementierung. Das Kostenmanagement-Tool kann zwar die Datenmigration und die Integration in aktuelle Systeme übernehmen, aber Sie benötigen in dieser Phase dennoch Unterstützung, um das Tool nach der Fertigstellung nutzen zu können. Lesen Sie mehr über die Implementierung von Payhawk in diesem Interview mit unserem Director of Implementation, Martin Reindl

7. Verbesserte Kommunikation durch Kommentar-Funktion in der Plattform

Eines der herausragenden Merkmale einer modernen Spesenmanagement-Lösung ist die Möglichkeit, direkt innerhalb der Plattform zu kommunizieren. Bei Payhawk haben wir ein Kommentarsystem eingeführt, das Ihnen dabei hilft, die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Ob es sich um eine Ausgabe, eine Kaufanfrage oder eine Rechnung handelt, das Hinzufügen von Kommentaren direkt in der Lösung stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Zusammenhänge erfassen. Der Zugriff ist auch über das Desktop-Portal oder die mobile App einfach. Diese Funktion beschleunigt nicht nur den Genehmigungsprozess, sondern fördert auch eine transparente und verantwortungsvolle Umgebung.

Warum Payhawk die ideale Lösung für Unternehmen ist

Eines ist klar: Sie brauchen eine Spesenlösung, die für Sie und Ihr Unternehmen funktioniert.

Ohne einen benutzerorientierten Ansatz bleiben Funktionen ungenutzt und Produktivität und Effizienz sinken rapide. Eine Spesenlösung sollte Hindernisse für optimierte Prozesse, Ausgabenkontrolle und Transparenz beseitigen und nicht zu Ihren Problemen beitragen.

Und genau das tun wir bei Payhawk ...

Melina Bale, Leiterin des internationalen Markenmarketings und der Kommunikation bei Astrid & Miyu, sagt:

Die App ist super effizient, wir können Genehmigungen unterwegs erteilen, dem Team Autonomie geben und ich muss nicht am Ende des Monats zwei Stunden damit verbringen, alle Ausgaben durchzugehen!

Unsere Lösung vereinfacht das Ausgabenmanagement. Sie ermöglicht die digitale Nachverfolgung von Geschäftsausgaben und die Zuweisung von Budgets. Unsere Lösung hilft Ihnen, Ausgabenmuster zu erkennen, sodass Sie Kosten senken oder Ressourcen mit Zuversicht neu zuweisen können. Sie können mit genauen Daten berichten und behalten immer den Überblick über die Ausgaben.

Mit Payhawk haben Sie nicht nur die Möglichkeit, Ihre Ausgaben streng zu kontrollieren und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter zu einer Ausgabenkultur mit Verantwortlichkeit zu befähigen, sondern Sie implementieren auch eine benutzerfreundliche Lösung für das Ausgabenmanagement, die für jedes Mitglied Ihres Teams leicht verständlich und zugänglich ist, egal ob es im Büro arbeitet oder im ganzen Land unterwegs ist.

Sind Sie bereit zu sehen, wie benutzerfreundlich das Payhawk-Portal ist? Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo, und unser Team wird Ihnen zeigen, wie einfach sich unsere Software in Ihre bestehende Technologieumgebung einfügt (und Sie werden sich fragen, wie Sie bisher ohne sie ausgekommen sind).