Software voor uitgavenbeheer moet je team sterker maken, niet frustreren. Het juiste systeem moet gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn om de acceptatie van het product te bevorderen en daarmee de naleving van het beleid, waardoor uitgavenbeheer en inzichtelijkheid van gegevens veel gemakkelijker worden.
Gebruikersadoptie is vaak de vloek van elk nieuw proces of software-implementatie. Zonder adoptie heb je eigenlijk alleen maar weer een nieuw stuk software gekocht of weer een nieuw proces geïmplementeerd. Zorgen voor een soepele gebruikersadoptie is van cruciaal belang, vooral bij uitgavenbeheer, waar het vertrouwen op verouderde systemen of meerdere tools chaos kan veroorzaken - met als gevolg gefragmenteerde gegevens, inefficiëntie en een wirwar van communicatieproblemen.
Mensen willen geen ingewikkelde software gebruiken, dus nieuwe systemen moeten eenvoudig te gebruiken en snel zijn en echte voordelen bieden. Gebruiksvriendelijke software moet voor iedereen werken, met eenvoudige navigatie die het handmatige werk vermindert en de kwaliteit van je eindresultaten verbetert.
Fintech software en oplossingen voor uitgavenbeheer zijn “niet allemaal gelijk”. In een recent rapport ontdekten we dat "Slechts 35% van de CFO's gelooft dat hun huidige technologie voldoet aan hun behoeften, terwijl 99% het afgelopen jaar aanzienlijke problemen heeft ondervonden, vaak gerelateerd aan data. CFO's willen investeren in technologieën die hen beter in staat stellen om inzichten te vergaren, activiteiten te stroomlijnen en wereldwijde ambities te ondersteunen."
Met zoveel op het spel is het erg moeilijk om de perfecte oplossing voor uitgavenbeheer te vinden (zowel voor financiële als niet-financiële teams), en zelfs weten waar je moet beginnen kan vol valkuilen zitten.
Om te helpen hebben we samen met onze product- en accountteams een lijst samengesteld van de zeven belangrijkste functies die onmisbaar zouden moeten zijn in een tool voor uitgavenbeheer:
Bestaat er iets dat je frustrerender maakt dan in te loggen op een softwarepakket en te worden geconfronteerd met chaos? Het enige wat je wilt doen is je dashboard met meerdere entiteiten bekijken, maar je ziet door de bomen het bos niet meer. Je wilt inloggen en precies weten waar je naartoe moet om de uitgavengegevens te krijgen die je nodig hebt, wat betekent dat je eenvoudige taal, duidelijke instructies en aanwijzingen nodig hebt, en een menu met items die gelabeld zijn zoals je ze verwacht.
Het klinkt eenvoudig, maar soms kan de software alles opslokken en zelfs de basisprincipes van lay-out en structuurontwerp over het hoofd zien. Bij Payhawk ontwerpen we onze software met financiële mensen in gedachten (terwijl we er toch voor zorgen dat het gebruiksvriendelijk is voor niet-financiële betrokkenen). Je kunt het vragen aan onze eigen financiële teamleden, die meestal tot de eerste gebruikers en bètatesters behoren.
Kies geen oplossing met een langdradig onboardingproces. Het zal vervelend zijn voor gebruikers, dus je hebt een oplossing nodig met een vlotte onboarding om optimale productiviteit te bereiken. Hoe gestroomlijnder het proces, hoe sneller je organisatie veranderingen kan doorvoeren die de efficiëntie verhogen.
Ga op zoek naar een uitgavennoplossing met onmiddellijke activatie van zakelijke betaalkaarten. Bij Payhawk bijvoorbeeld activeren we de zakelijke kaarten automatisch zodra je financieel manager (misschien jijzelf) of teamleider ze uitgeeft. Je medewerkers kunnen meteen beginnen met uitgeven en jij kunt de regels opstellen die je nodig hebt.
De kaart toevoegen aan je digitale portemonnee is ook eenvoudig. Je kunt de kaart toevoegen via Apple Wallet of Google Wallet, zoals je meestal doet. Je kunt je kaart ook toevoegen aan een van beide digitale portemonnees via de Payhawk app door je kaart te kiezen en 'toevoegen aan Apple wallet' of 'toevoegen aan G pay' te selecteren.
Hoe snel is de onboarding van Payhawk? Financieel manager bij de World Federation of Advertisers, Andrew Mowbray, vertelt:
Wat Payhawk onderscheidde was de snelheid van onboarding. Spendesk vertelde ons dat het drie tot vier maanden zou duren voordat we aan de slag konden, maar Payhawk was meteen klaar om te beginnen.
Gebruikers moeten vanaf meerdere apparaten toegang hebben tot de door jou gekozen uitgavenbeheersoftware en willen een consistente ervaring, ongeacht hun apparaat. Ja, een mobiele versie geeft misschien een andere ervaring vanwege een kleiner schermformaat, maar het moet binnen de kernelementen van de software blijven waarmee je gebruikers vertrouwd zijn.
Je wilt dat je gebruikers de mobiele app kunnen openen en precies weten waar ze heen moeten om te vinden wat ze zoeken zonder van scherm te wisselen of in de war te raken.
Om je zoektocht naar uitgavenbeheersoftware te stroomlijnen, moet je je richten op oplossingen die apparaatonafhankelijke toegankelijkheid bieden.
Als je wilt dat elke medewerker je uitgavencultuur omarmt en je uitgavenbeheerplatform gebruikt, moet je ervoor zorgen dat de functies gemakkelijk onderweg te gebruiken zijn.
Met onze mobiele app kunnen medewerkers naadloos extra geld aanvragen indienen en annuleren, zodat ze altijd zonder vertraging toegang hebben tot de benodigde middelen. De mobiele app vereenvoudigt ook de onkostendeclaratie; gebruikers hoeven alleen maar hun bonnetjes en facturen te scannen met hun camera en de software doet zijn werk. Met behulp van OCR-technologie worden alle relevante details eruit gehaald, de onkosten gecategoriseerd en ter goedkeuring ingediend. Ahmed, Financial Controller bij Kamera Express deelt er het volgende over:
Met Payhawk heeft mijn collega de tijd die hij aan het verwerken van declaraties besteedde, kunnen halveren.
Daarnaast stroomlijnen we het beheer van onkostendocumenten met mogelijkheden waarmee je facturen kunt uploaden vanuit de Galerij of Bestanden van de telefoon of rechtstreeks vanuit e-mails. Dit helpt je om je bedrijfsuitgaven overzichtelijk, compliant en in realtime zichtbaar te houden.
Onze [G2-beoordeling is een indrukwekkende 4,5 van de 5 sterren]https://www.g2.com/products/payhawk/reviews){target=_blank}), en veel van onze beoordelingen bevatten uitspraken als:
Het hele punt van de overgang van handmatig uitgavenbeheer naar geautomatiseerde software is het stroomlijnen van al je onkostenprocessen en het elimineren van veel administratieve en repetitieve taken.
Als je onkostensoftware geen geautomatiseerde goedkeuringen of AI voor ontvangstbewijzen en facturen heeft, is het tijd om een betere, gebruiksvriendelijke oplossing te vinden.
Onkostentools zoals de onze maken gebruik van automatisering om de nauwkeurigheid van onkostengegevens te verbeteren, de zichtbaarheid van bedrijfsuitgaven te vergroten en je controle te geven over elk proces.
Het kost altijd wat tijd om te wennen aan het gebruik van nieuwe software en daarom zijn goede support en bijbehorende hulpmiddelen bij het onboarden van vitaal belang. Houd hier rekening mee:
Een van de opvallendste kenmerken van een moderne oplossing voor uitgavenbeheer is de mogelijkheid om direct binnen het platform te communiceren. Bij Payhawk hebben we een systeem geïntroduceerd om de samenwerking binnen je organisatie te verbeteren. Je hebt de mogelijkheid om comments/opmerkingen in het platform te plaatsen en collega’s te taggen.
Of het nu gaat om onkosten, inkoopaanvragen of facturen, door opmerkingen direct in de oplossing toe te voegen leg je alle context vast die je nodig hebt. Deze functie versnelt niet alleen het goedkeuringsproces, maar bevordert ook een transparante en controleerbare omgeving.
Eén ding is duidelijk: je hebt een oplossing voor uitgavenbeheer nodig die werkt voor jou en je bedrijf.
Zonder een gebruikersgerichte aanpak blijven functies ongebruikt en maken productiviteit en efficiëntie een duikvlucht. Een oplossing moet belemmeringen voor gestroomlijnde processen, uitgavenbeheer en zichtbaarheid wegnemen, niet je problemen vergroten.
En dat is precies wat we doen bij Payhawk...
Melina Bale, Hoofd International Brand Marketing & Communications bij Astrid & Miyu, zegt:
De app is super efficiënt, we kunnen onderweg goedkeuringen doen, het team autonomie geven en ik hoef aan het eind van de maand geen twee uur te besteden aan het doornemen van alle uitgaven!
Onze oplossing vereenvoudigt uitgavenbeheer. Het maakt het digitaal bijhouden van zakelijke uitgaven en het toewijzen van budgetten mogelijk. Onze oplossing helpt je om uitgavenpatronen te identificeren, zodat je met vertrouwen kunt besparen of middelen kunt toewijzen. Je kunt rapporteren met nauwkeurige gegevens en altijd op de hoogte blijven van je uitgaven.
Met Payhawk heb je niet alleen de mogelijkheid om uitgaven strak te beheersen en je medewerkers een verantwoordelijke uitgavencultuur te geven, maar je implementeert ook een gebruiksvriendelijke oplossing voor uitgavenbeheer die eenvoudig te begrijpen en toegankelijk is voor elk lid van je team, of ze nu op kantoor werken of door het land reizen.
Klaar om te zien hoe gebruiksvriendelijk het Payhawk portaal is? Plan een gratis demo in en ons team zal je uitleggen hoe gemakkelijk onze software in je bestaande tech stack past (en je zult je afvragen hoe je het zonder hebt gekund).
Tsvety is de creatieve kracht achter de productmarketinginitiatieven van Payhawk. Ze is toegewijd aan het vormgeven van het imago van ons merk, het verfijnen van de boodschap en het coördineren van onze marktstrategie. Buiten haar strategische rol ontspant ze met een liefde voor heerlijk eten, vindt ze rust in yoga en verkent ze de wereld, gedreven door een passie voor live muziek
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
English (Rest of Europe)