Uitgavenbeheer met Payhawk: Een handleiding voor succesvolle implementatie

Veranderingsmanagement kan zelfs de beste leiders afschrikken om beslissingen te nemen over processen, de juiste software te kiezen en nog veel meer. In een recent rapport gaf bijna de helft van de bedrijven (41%) aan niet te zijn overgestapt op een andere oplossing voor uitgavenbeheer vanwege "weerstand tegen verandering".

Maar verandering hoeft niet ingewikkeld te zijn, en met het juiste implementatieplan en de juiste ondersteuning kan je team snel de voordelen voelen van het overstappen op andere oplossingen voor uitgavenbeheer. Bij Payhawk realiseren onze klanten hun ROI vaak al na tien maanden, wat aanzienlijk sneller is dan bij veel concurrenten (G2, 2023).

We interviewden onze Director of Implementation, Martin Reindl, om meer te weten te komen over een typisch implementatietraject met Payhawk en wat je allemaal kunt verwachten.

Wat is de typische tijdslijn voor het implementeren van Payhawk’s uitgavenbeheer oplossing?

"Dat hangt ervan af; bij sommige klanten duurt het 15-20 dagen voordat we de technische activering hebben voltooid en de oplossing hebben geïmplementeerd. Dat betekent 15-20 dagen implementatiewerk voor ons en 2-3 gesprekken met de klant.

Het kan echter langer duren voor grotere klanten met een complexere setup. Hier werken we samen bij het faciliteren van gefaseerde roll-outs en enablement voor hun teams, enz. en we blijven en ondersteunen de klant totdat ze klaar zijn om af te tekenen, wat meestal iets meer tijd in beslag neemt."

Kun je een gedetailleerd overzicht geven van het implementatieproces?

"Bij Payhawk werken we graag samen met onze klanten tijdens het implementatieproces. Ons gezamenlijke doel is hun succes op het Payhawk platform en we willen er zeker van zijn dat ze het maximale uit de oplossing halen.

We beginnen met een welkomstgesprek waarin we een projectplan opstellen en pijnpunten en doelen doornemen. Het duurt ongeveer een half uur en het helpt ons om elkaar te leren kennen.

Daarna plannen we een technische kickoff (meestal de volgende dag) om de accountinstellingen te bekijken. Hier doorlopen we alles, van het opzetten van de boekhouding en financiën en de Grootboek-rekeningstructuur tot het aansluiten van de relevante integraties, inclusief je ERP systeem. Daarna bekijken we de gebruikersinstellingen, waaronder het kaartbeleid, goedkeuringsworkflows en de organisatiestructuur.

Daarna voeren we nog een gesprek en binnen dit gesprek:

1. Demonstreren we de productmogelijkheden en helpen we klanten om het product optimaal te gebruiken
2. Delen we onze aanbevelingen voor de installatie
3. Vragen we de klant wat hij van het plan vindt

Op basis van hun feedback testen we het, of werken we het bij. Tijdens het gesprek voeren we de daadwerkelijke setup uit en daarna kan de klant beginnen met testen.

Zodra de klant de technische setup goedkeurt, rollen we de oplossing uit, nodigen we gebruikers uit en maken we de betaalkaarten aan. Payhawk is gebouwd als een zeer intuïtief systeem en heeft uitstekende beoordelingen van klanten op G2. Desondanks zijn we er altijd om de klant te begeleiden en bieden we live trainingssessies aan om medewerkers te helpen begrijpen hoe ze Payhawk zo snel mogelijk kunnen gebruiken."

Wat heeft het financiële team van de klant nodig tijdens de implementatie?

"Ten eerste moet het financiële team van de klant de juiste belanghebbenden bij de gesprekken hebben. Als ze bijvoorbeeld een SSO willen opzetten, dan hebben we de technische beheerder nodig. En als ze een externe accountant hebben die aan een ERP werkt, dan hebben we die ook bij het gesprek nodig.

We vragen de klant om documentatie over regels en beleid mee te nemen en we doorlopen een checklist met vragen om er zeker van te zijn dat we alles hebben wat nodig is om ze effectief in te stellen.

Onze implementatiemanagers en het projectteam zijn bijna net als Payhawk consultants; ze zijn er om te begeleiden en te adviseren bij het opzetten van het bedrijfsaccount en het zware werk te doen, zodat de klant klaar is voor succes.

We kijken vervolgens naar hun use case en bieden suggesties en advies over het opzetten van onze oplossing om ervoor te zorgen dat ze het meeste waar voor hun geld krijgen. Neem bijvoorbeeld een klant die zegt dat hij onze software voor abonnementenbeheer niet nodig heeft. In dat geval stellen we nog steeds voor om het in te stellen op basis van ons onderzoek naar hun use case, omdat we hebben gezien dat ze er baat bij hebben en het nog meer waarde biedt.

Tijdens de implementatie vragen we klanten ook om een 'bulk import template' in te vullen waarin ze gebruikers, betaalkaarten, btw-tarieven, aangepaste velden, waarden, enz. kunnen invoeren. We gebruiken deze informatie om hun integratie vanaf het begin nauwkeurig te configureren met alle belangrijke stamgegevens."

Hoe gaan jullie om met datamigratie van het huidige systeem van de klant naar het Payhawk platform?

"Voor datamigratie kijken we naar drie dingen:

1. De native integratie met ERP-systemen voor boekhoudkundige informatie. Door het ERP-systeem te koppelen, kunnen we alle boekhoudcategorieën, aangepaste velden en waarden, btw-tarieven en leveranciers rechtstreeks vanuit het ERP synchroniseren.
2. De template die ik hierboven noemde, ondersteunt niet-native integraties of extra info.
3. En onze HRIS-integraties die ervoor zorgen dat alle werknemersinformatie wordt toegevoegd en werknemers de juiste toegang tot het systeem hebben zolang ze deel uitmaken van de organisatie."

Welke training en support krijgt het team van een nieuwe klant tijdens en na de implementatie?

"Tijdens de implementatie zorgen we ervoor dat alle belangrijke gebruikers (accountants, etc.) weten hoe ze met Payhawk moeten werken. Deze sessies zijn ook Q&A (vraag-en-antwoord) sessies, zodat we de diepte in kunnen gaan om hun behoeften te achterhalen.

Nadat de technische setup is goedgekeurd, gaan we over op een 'hypercare-fase' om de uitrol zo soepel mogelijk te laten verlopen. We bieden ongeveer een half uur gebruikerstraining die de gebruiker wegwijs maakt in Payhawk, inclusief de app en het webplatform.

Daarnaast hebben we een uitgebreid helpcentrum met artikelen, handleidingen en zelfs een implementatie gids om aan de slag te gaan - met content voor eindgebruikers, beheerders en accountants."

Welke uitdagingen zijn andere organisaties tegengekomen tijdens de implementatie en hoe zijn ze aangepakt?

"Soms willen middelgrote tot grote bedrijven Payhawk gebruiken om hun uitgavenbeheer te vereenvoudigen en om onhandige maar zeer ingebedde bestaande processen te vervangen.

Wij duiken grondig in de huidige processen, pijnpunten en bestaande oplossingsarchitectuur van onze klanten. We analyseren hoe we deze processen kunnen optimaliseren om hen zoveel mogelijk tijd te besparen.

Voor sommige bedrijven is dit de eerste golf van digitale transformatie en betekent de introductie van Payhawk het moderniseren en mogelijk vereenvoudigen van processen, waardoor ze uren en zelfs dagen kunnen besparen. Voor bedrijven die een tweede digitale transformatiegolf doormaken, gaat het meer om het krijgen van één plek om uitgaven te beheren en te beoordelen (in plaats van te schakelen tussen meerdere loskoppeltools).

Hoe dan ook, we zijn gewend om bedrijven te zien met ingebedde processen en tools, en we zijn gewend om ze alles te geven wat ze nodig hebben tijdens de implementatie om ervoor te zorgen dat ze klaar zijn om tijd te besparen, volledige controle over uitgaven te krijgen en meteen aan de slag te gaan."

Hoe flexibel is het Payhawk systeem in het aanpassen van een specifiek financieel beleid en workflows?

"Het systeem ondersteunt flexibiliteit. We staan veel maatwerk toe terwijl het toch gebruiksvriendelijk blijft. We verbeteren voortdurend onze workflow-mogelijkheden om meer maatwerk mogelijk te maken, en we ondersteunen individuele vereisten met geavanceerde kaartcontroles, automatisering en meer. We kunnen goedkeuringen inschakelen op basis van teamstructuur, kostenplaatsen, rollen, enzovoort.

Het is geen 'op maat' oplossing, maar in plaats daarvan hebben we hard gewerkt om veel starre en/of handmatige processen te verbeteren en automatiseren. We helpen klanten om het bedrijfsbeleid en de workflows op een efficiënte en gedigitaliseerde manier te ondersteunen met aanpasbare controles, workflows, uitgavencategorieën en meer.

Welke ondersteuning en communicatie kunnen klanten verwachten na de implementatie?

"Ons Supportteam helpt bij een probleemloze uitrol. Het team staat voor je klaar als er technische of how-to vragen zijn en biedt meertalig advies en ondersteuning in minder dan een minuut (en beschikbaar voor alle plannen). Ons online helpcentrum staat ook vol met echt nuttige artikelen.

Plus, onze klanten hebben toegewijde Account Managers die er altijd zijn om te reageren op feedback (met inbegrip van input en ideeën, wensen voor nieuwe functies, en nog veel meer) en ervoor te zorgen dat klanten nieuwe functies begrijpen en op de hoogte zijn van nieuwe mogelijkheden of technische updates."

Wat zijn de unieke voordelen van de implementatie van Payhawk met ERP en boekhoudkundige integraties?

"Ten eerste is het de manier waarop de integraties zijn opgebouwd. Onze integraties en de manier waarop we onze API's hebben gebouwd, zorgen op vele manieren voor een holistische gegevensoverdracht naar de systemen, van set-up tot het einde van de maand. Ze automatiseren bijvoorbeeld de synchronisatie van stamgegevens tussen beide systemen, waardoor je een wereldwijde uniforme boekhouding krijgt zonder dat je elke grootboek-rekening afzonderlijk hoeft te importeren.

Het is ook echt de automatiseringsfactor. Alle pre-accounting gebeurt in Payhawk, waarbij onze in-product intelligence functies en OCR het zware werk doen. Goedkeuringen en reviews worden overgelaten aan de rollen en gebruikers. Om real-time reconciliaties en een veel soepeler einde van de maand te vergemakkelijken, synchroniseert Payhawk transacties zodra ze zijn afgewikkeld en de uitgaven - zodra ze zijn beoordeeld in de portal.

Nog iets: zelfs voor klanten zonder integraties bieden we een API met de juiste documentatie, zodat ze hun eigen API kunnen bouwen. We bieden ook boekhoudtemplates voor tientallen ERP's en boekhoudsystemen die een vergelijkbare ervaring mogelijk maken, wat resulteert in een export van alle transacties, uitgaven en betalingsdocumenten, geformatteerd voor hun boekhoudsysteem, die klanten eenvoudig kunnen downloaden."

Een ROI om van te dromen

"Payhawk is heel gemakkelijk op te zetten dankzij:

a) ons ervaren team
b) bulk importprocessen

We zorgen ervoor dat er geen tijd wordt verspild aan het handmatig invoeren van gegevens! Ja, we hebben een checklist, maar het is belangrijk dat we werken volgens de specifieke uitdagingen en doelen van de klant. We willen dat de klant snel en effectief de voordelen ervaart die hij of zij heeft benadrukt, dus geven we hier hoge prioriteit aan.

En het werkt: In 2023 toonde G2 aan dat we gemiddeld tien maanden tot ROI hadden, wat veel sneller is dan het gemiddelde in de sector."

Wil je onze ROI zelf ervaren? Tijd besparen op handmatige administratie? En de maand twee keer zo snel afsluiten?

Boek een persoonlijke demo voor meer informatie.