Halvering van de maandafsluiting tot 5 dagen bij Essentia Analytics

Het leven vóór Payhawk

Als bedrijf voor gedragsanalyse begrijpt Essentia Analytics als geen ander de kracht van data voor het nemen van besluiten. Het team had al verschillende oplossingen in gebruik genomen om uitgaven te beheren en bedrijfsbetalingen te doen, maar ze ontdekten dat het gebruik van meerdere losgekoppelde tools voor efficiëntie problemen zorgde.

"We ontdekten dat we altijd achter facturen aan zaten en ook veel problemen hadden met het opnieuw invoeren van gegevens, vooral rond betalingen. We realiseerden ons dat we op dit gebied een enorme kans op verbetering hadden", aldus COO Julian Hall.

Van losstaande oplossingen naar gecentraliseerde uitgaven

"Vóór Payhawk gebruikten we een paar losstaande oplossingen zoals excel en een paar verschillende creditcards, maar we hadden geen alles-in-één gecentraliseerde oplossing", voegt CFO Carolina Einarsson toe.

Door over te stappen op Payhawk heeft het team van Essentia Analytics de uitgaven volledig onder controle, hebben ze meer inzicht gekregen en zijn er geen problemen meer met het invoeren van gegevens. Onze uitgebreide oplossing voor uitgavenbeheer biedt een verbonden en efficiënte ervaring met betaalkaarten, AP, workflows en controles voor uitgaven en vergoedingen, allemaal op één plek.

"Het beheren van de dagelijke activiteiten is een van de belangrijkste taken van de financiële functie", legt Einarsson uit. "Het eerste wat ik deed toen ik deel ging uitmaken van Essentia Analytics was kijken naar onze meest tijdrovende activiteiten."

"We zagen Payhawk als de toekomst waarin we gegevens over uitgaven, betaalkaarten, goedkeuringen, het betalen van facturen en vergoedingen in één systeem konden onderbrengen."

Tijdbesparing: een snelle ROI

Dankzij Payhawk kon Essentia Analytics zoveel tijd besparen op handmatige financiële taken dat hun financiële team strategische, niet-financiële verantwoordelijkheden aan hun rol kon toevoegen.

"Het gebruik van Payhawk bleek een ware revolutie; we hebben zelfs collega’s deels kunnen toewijzen aan teams die de winstgevendheid beïnvloeden”, aldus Einarsson. “Eén van onze financiële medewerker besteedt nu 50% van haar tijd aan het ondersteunen van het sales team."

Het Essentia Analytics-team heeft ook de maandafsluiting gehalveerd dankzij geautomatiseerde invoer van data. Waar ze vroeger meer dan tien dagen nodig hadden om de maand af te sluiten, doen ze dat nu in slechts vijf dagen dankzij geautomatiseerde invoer van data gedurende de hele maand in plaats van alleen aan het eind.

Meer flexibiliteit met betaalkaarten

Tijdsbesparing om zich te richten op strategie en het genereren van inkomsten is een groot voordeel voor Essentia Analytics, evenals de flexibiliteit die ze krijgen met zowel betalingen als het beheer van uitgaven.

"Het gebruik van betaalkaarten met Payhawk is een groot voordeel voor ons. Het betekent dat we meer flexibiliteit hebben omdat we ons geld niet vooraf hoeven vast te leggen."

Maar daar houdt de flexibiliteit niet op; je financiële team kan ook precies bepalen hoe het de uitgaven van het bedrijf controleert. Bij Essentia Analytics centraliseren ze de AP en de abonnementen, maar delegeren ze de personeelsuitgaven. "En met Payhawk kun je dat instellen op een manier die voor jou werkt", legt Einarsson uit.

Wil je binnen jouw organisatie ook tijd besparen en gebruik maken van flexibel uitgavenbeheer, inclusief betaalkaarten? Boek een demo om te ontdekken hoe je je maand sneller kunt afsluiten en meer kunt bereiken met je financiële functie.