Essentia Analytics gagne 5 jours sur sa clôture comptable grâce à Payhawk

Les enjeux d'Essentia Analytics

L'équipe avait déjà implémenté plusieurs solutions différentes pour gérer les dépenses et effectuer les paiements de l'entreprise, mais elle a constaté que l'utilisation de plusieurs outils déconnectés entre eux était devenue inefficace et chronophage.

"Nous étions toujours en train de courir après de factures et nous avions également beaucoup de problèmes de saisie, en particulier pour les paiements. Nous avons réalisé que nous avions une énorme opportunité d'amélioration", explique Julian Hall, COO d'Essentia Analytics.

La solution : une gestion des dépenses centralisée

"Avant de faire appel aux services de Payhawk, nous utilisions différentes solutions, Excel et plusieurs cartes de crédit différentes, mais nous n'avions pas de solution centralisée tout-en-un", ajoute Carolina Einarsson, CFO d'Essentia Analytics.

En passant à Payhawk, l'équipe d'Essentia Analytics a repris le contrôle de ses dépenses, gagné en visibilité et supprimé les problèmes de saisie de données. Notre solution complète de gestion des dépenses offre une expérience agile et efficace, en regroupant les cartes d'entreprise (de débit et de crédit), les factures fournisseurs, les notes de frais, ... le tout sur une seule interface.

"La gestion des opérations est l'un des rôles clés de la fonction financière", explique Carolina Einarsson. "La première chose que j'ai faite lorsque j'ai rejoint Essentia Analytics a été d'examiner les tâches qui nous faisaient perdre du temps."

« Pour nous, la gestion des dépenses a été un quick win, nous avons vu Payhawk comme une solution viable qui nous permettait de regrouper la saisie des notes de frais, les cartes d'entreprise (de débit et de crédit), les approbations, les demandes de dépenses, le paiement des factures, les remboursements, tout-en-un. »

Gagner du temps pour se concentrer sur la stratégie : un ROI maximisé

Essentia Analytics a gagné un temps considérable sur les tâches financières manuelles, son équipe financière peut désormais se concentrer sur des responsabilités plus stratégiques.

"Le temps gagné avec Payhawk change la donne, nous avons même pu allouer des ressources supplémentaires pour participer à la croissance de l'entreprise, un des membres de l'équipe Finance passe désormais 50 % de son temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée", ajoute Carolina Einarsson.

L'équipe d'Essentia Analytics a également réduit de moitié ses clôtures mensuelles grâce à l'automatisation. Alors qu'elle passait auparavant plus de dix jours sur sa clôture comptable, elle le fait maintenant en cinq jours seulement grâce à la saisie automatisée des données tout au long du mois, plutôt qu'à la fin.

Plus de flexibilité avec les cartes d'entreprise (de débit et de crédit)

« L'utilisation des cartes Payhawk est un gros avantage pour nous. Cela signifie que nous avons plus de flexibilité car nous n'avons pas besoin d'immobiliser certaines sommes à l'avance. »

Mais la flexibilité ne s'arrête pas là ; l'équipe financière peut également décider de la manière exacte dont elle contrôle les dépenses de l'entreprise. Essentia Analytics peut désormais centraliser les factures fournisseurs et les abonnements, et laisser les salariés gérer leurs notes de frais. "Et Payhawk vous permet de configurer tout cela de la manière qui vous convient le mieux", explique Carolina Einarsson.

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