Cómo implementar el software de gestión de gastos Payhawk

Cambiar de software de gestión de gastos puede intimidar incluso a los mejores líderes: no es fácil elegir el software de gestión de gastos por la cantidad de variables que hay que tener en cuenta en la decisión.

En un informe reciente vemos cómo casi la mitad de las empresas (41%) afirmaron que no han cambiado su solución de gestión de gastos debido a la "resistencia al cambio".

Lo que quizás no sepan es que realizar un cambio de herramienta no tiene por qué ser complicado. Con un buen plan de implementación y el apoyo adecuado, tu equipo pronto se beneficiará de un software de gestión de gastos capaz de automatizar procesos.

En Payhawk, nuestros clientes a menudo obtienen el ROI en tan solo diez meses, lo que es considerablemente más rápido que muchos competidores (G2, 2023).

Hoy Martin Reindl nos cuénta cómo es la implementación de Payhawk y cómo sacarle el máximo provecho.

¿Cuánto tiempo conlleva implementar el software de gestión de gastos Payhawk?

Depende de diversos factores: el tamaño de la empresa, los procesos financieros implementados... Lo más habitual es implementar Payhawk en un margen de 15 o 20 días y tras realizar unas 2 o 3 llamadas con el cliente

Sin embargo, puede llevar más tiempo si la empresa es más grande y la configuración más compleja. En estos casos realizamos la implementación por fases y capacitamos a los equipos en sesiones formativas.

Además, seguimos brindado apoyo, especialmente al equipo financiero, hasta que se sienta cómodo y listo para la operativa diaria.

El objetivo es hacerlo lo antes posible, sin sacrificar la calidad en ningún momento.

¿Puedes explicar detalladamente el proceso de implementación?

En Payhawk, estamos encantados de acompañar a nuestros clientes durante todo el proceso de implementación. Nos asegurarnos de que aprovechan al máximo la solución, incluso hemos creado una guía para mostrar cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en los primeros 30 días.

El proceso es el siguiente:

1. Llamada de bienvenida: Diseñamos un plan y repasamos los puntos a mejorar del cliente y sus objetivos. Duración aproximada: 30 mins.
2. Planificamos una llamada técnica: El objetivo es revisar la configuración contable y la estructura de cuentas del libro mayor. También hacemos un repaso de las integraciones que el cliente necesite (ERP, software de contabilidad, sistema de RR.HH...)
3. Examinamos la configuración de usuarios: para que la implementación sea un éxito, necesitamos conocer las políticas de las tarjetas, los flujos de aprobación y la estructura organizativa.

Una vez que hemos entendido las necesidades del cliente y su situación actual, diseñamos un plan y agendamos otra llamada para:

4. Iniciar la implementación de la cuenta de Payhawk del cliente. En la llamada:

• Mostramos las funcionalidades del producto y ayudamos al cliente a aprovechar todo su potencial.
• Compartimos nuestras recomendaciones para personalizar al máximo la herramienta. Las posibilidades son infinitas.
• Preguntamos al cliente qué le parece el plan.

5. En función de sus comentarios, lo probamos o hacemos ajustes. La configuración en sí se lleva a cabo durante la llamada y, después, el cliente puede empezar a probarlo.
6. Una vez que el cliente aprueba la configuración técnica, desplegamos la solución, invitamos a los usuarios y creamos tarjetas corporativas.

Payhawk es un sistema muy intuitivo y tiene excelentes valoraciones de los usuarios en G2.

¿Qué recursos deberá aportar el equipo financiero del cliente durante la implementación?

El cliente debe tener varias cosas en cuenta:

• Involucrar a los roles pertinentes en las llamadas: Si quieren configurar un SSO, por ejemplo, necesitamos que el administrador técnico esté presente en la llamada. Y si tienen un contable externo trabajando con el ERP, también lo necesitamos en la llamada.
• Traer documentación sobre las políticas de gasto para poder realizar la configuración a medida.
• Rellenar la ‘plantilla de datos maestros’ facilitada por Payhawk: en ella pueden incluir usuarios, tarjetas, tipos de IVA, campos personalizados, valores, etc. Utilizamos este documento para configurar con precisión los datos maestros desde un primer momento.

Nuestros gestores de implementación son como consultores de Payhawk; están aquí para guiar y asesorar.

Por experiencia sé que los clientes suelen sorprenderse en esta fase: conocen Payhawk a rasgos generales pero no conocen cada pequeño detalle. Y muchas veces son estos detalles los que marcan la diferencia.

Una vez, preguntamos a un cliente si quería activar el módulo de suscripciones a lo que él contestó que no. Al analizar su caso nos dimos cuenta de que tenía bastantes más pagos recurrentes de los que pensaba. Hoy día, gracias al módulo de gestión de suscripciones, no tiene suscripciones duplicadas o en desuso, tiene un control exhaustivo de los pagos recurrentes y ha encontrado posibilidades de ahorro.

¿Cómo gestionáis la migración de datos del sistema antiguo del cliente a la plataforma Payhawk?

Para la migración de datos, nos fijamos en 3 cosas:

1. La integración con el ERP para obtener la información contable: Al conectar el ERP podemos sincronizar las categorías contables, los campos y valores personalizados, los tipos de IVA y los proveedores.
2. La plantilla que he mencionado anteriormente sobre los datos maestros del cliente.
3. Las integraciones con sistemas de RR.HH. que garantizan que los empleados tengan el acceso correcto al sistema mientras formen parte de la empresa".

¿Qué soporte y formación recibe el cliente durante y después de la implementación?

Durante la implementación, nos aseguramos de que todos los usuarios clave (contables, etc.) sepan cómo utilizar Payhawk y respondemos a todas sus preguntas, lo que nos permite profundizar en sus necesidades.

Tras la aprobación de la configuración técnica, nos aseguramos de que la implementación se ha efectuado con éxito. Además ofrecemos alrededor de media hora de formación para que todos los empleados que presenten gastos sepan utilizar la herramienta. La herramienta es tan intuitiva que la curva de aprendizaje es mínima.

También disponemos de un centro de ayuda con artículos detallados y en múltiples idiomas para todo el equipo: empleados, departamento financiero, IT.

¿A qué retos se han enfrentado otras empresas durante la implementación y cómo se abordaron?

A veces, las empresas medianas y grandes eligen Payhawk para simplificar la gestión de gastos y sustituir procesos engorrosos que tienen muy arraigados.

En este punto, analizamos en profundidad con los clientes el proceso actual, los problemas a los que se enfrentan, la arquitectura y la jerarquía que utilizan y cómo podemos ayudarles a ajustar el proceso para ahorrarles el máximo tiempo posible.

Para algunas empresas, esta es la primera fase de transformación digital e introducir Payhawk significa modernizar y simplificar los procesos, lo que les permite ahorrar horas e incluso días de tareas manuales.

Las que ya están en una fase más avanzada de transformación digital, eligen Payhawk para tener un único centro de control de gastos y pagos y, además, poder conectarlo a la estructura tecnológica que tengan implementada.

En cualquier caso, estamos acostumbrados a trabajar con empresas que tienen diferentes procesos, tamaños y estructuras. Nuestro objetivo es darles todo lo que necesitan durante la implementación para asegurarnos de que ahorren tiempo, tengan un control total y empiecen a operar de inmediato.

¿Es Payhawk capaz de adaptarse a las políticas de gasto y procesos de trabajo de otras empresas?

Nuestro objetivo es que los clientes tengan la máxima flexibilidad sin renunciar al control.

Además, permitimos un alto estándar de personalización manteniendo siempre la facilidad de uso.

Estamos 100% comprometidos con el producto y con la experiencia del cliente. Por ello, cada 3 meses lanzamos nuevas funcionalidades o mejoramos las existentes. Accede aquí a todas las ediciones de Payhawk.

¿Qué tipo de asistencia y soporte pueden esperar los clientes tras la implementación?

Nuestro equipo de soporte ayuda a garantizar una implementación impecable. Son excelentes para resolver preguntas técnicas o para proporcionar los mejores consejos para la operativa diaria. Todos los planes de Payhawk ofrecen soporte, la media de respuesta es de 1 minuto y está disponible en múltiples idiomas (ES, EN, FR, ...).

Por último, nuestros clientes disponen de gestores de cuentas que les acompaña a lo largo de su vida en Payhawk.

Si quieres saber todavía más sobre Payhawk te invitamos a leer esta guía de implementación que hemos creado para que puedas sacarle el máximo provecho a Payhawk en tan solo 30 días. También puedes agendar una llamada con nuestro equipo de expertos para que te hagan un tour personalizado por la herramienta.