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Controlar los gastos en una empresa no es solo una cuestión de ahorro, sino de eficiencia y visibilidad financiera. En un entorno donde la agilidad es clave, contar con una app para el control de gastos de empresa se ha convertido en una herramienta esencial. Estas soluciones digitales no solo simplifican procesos, sino que también permiten tomar decisiones más rápidas y basadas en datos fiables.
En este artículo, exploramos por qué cada vez más empresas apuestan por estas apps, qué funcionalidades no pueden faltar y cuáles son las mejores opciones del mercado, con especial atención a Payhawk, una de las opciones más completas para compañías medianas y grandes.
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Muchos equipos financieros siguen lidiando con procesos manuales, hojas de cálculo y una visibilidad limitada del gasto. De hecho, según nuestro último informe, “Cómo los CFOs están abordando la brecha tecnológica actual”, solo el 35% de los CFOs consideran que su tecnología actual cubre sus necesidades. Por eso, hoy vamos a ver cómo una app para gestionar gastos de empresa puede ayudar a tu equipo financiero a controlar los gastos de tu empresa.
En este contexto, una de las formas más eficaces de digitalizar la gestión financiera es a través de apps móviles diseñadas específicamente para controlar los gastos de empresa. Estas herramientas permiten registrar, procesar, controlar y reportar los gastos de forma ágil y centralizada, sustituyendo sistemas obsoletos por soluciones modernas adaptadas a la forma en que trabajamos hoy: desde cualquier lugar y en tiempo real.
Existen dos formas de controlar gastos de empresa en 2025. Por un lado, puedes gestionar gastos de empresa de forma manual, proceso óptimo para aquellas empresas que tienen pocas movimientos, y otra es hacerlo de forma automática, con procesos más ágiles, seguro y sin fricciones. Vamos a ver ambos procesos con dos ejemplos:
Pongamos a Luisa como ejemplo, la responsable comercial de una gran empresa de logística, viaja a una feria a otra ciudad. Para pagar los gastos del viaje utiliza su tarjeta personal, guarda los tickets en papel y al regresar debe rellenar una hoja de gastos, adjuntar los recibos escaneados y enviarlo por correo al departamento financiero para su aprobación. Días después, un responsable de finanzas lo revisa, introduce los datos a mano y realiza el reembolso... si no hay errores o documentos perdidos que retrasen todo el proceso.
Con una app para gastos de empresa, la experiencia de Luisa y del equipo financiero hubiera sido muy distinta. Luisa podría haber sacado una foto de cada recibo en el momento y la app se habría encargado de extraer los datos automáticamente, categorizar el gasto y enviarlo para su aprobación. Los responsables habrían recibido la notificación y podrían haberlo aprobado o rechazado desde su teléfono móvil. Todo queda registrado, sin papeleo ni correos innecesarios. El resultado: menos errores, menos tiempo invertido, y una visibilidad total del gasto.
Como hemos visto, incorporar en el área de finanzas una aplicación para gestionar los gastos corporativos no es solo un avance tecnológico, es una mejora directa de la eficiencia de todos los procesos del equipo.
En pocas palabras, una App para el control de gastos permite al equipo:
Además, cuando la app para gastos de empresa es intuitiva, su adopción es casi inmediata. Los empleados la utilizarán porque les facilita la vida, no porque estén obligados. Esto es deseable porque solo con una alta adopción garantizamos que los responsables tengan una visión actualizada de los gastos y que las políticas se cumplan. La herramienta fomenta el cumplimiento sin imponerlo.
Como explica Sergi Ribes Miquel, Responsable de Tesorería de la empresa de Retail Tropicfeel:
El trabajador se da de alta en 2 minutos a la app móvil de Payhawk y puede subir el ticket al momento, lo cual reduce su carga de trabajo y le permite dedicar su jornada laboral a sacar provecho de otros puntos que son más importantes.
En el mercado hay innumerables aplicaciones de gestión de gastos empresariales, antes de elegir, asegúrate de que la solución incluya estas funcionalidades clave.
Interfaz intuitiva
Te lo avanzábamos en el apartado anterior, cuando la app para la gestión de gastos de empresa es intuitiva, su adopción viene rodada. Eso sí, debe ser tan fácil de utilizar para un CFO que genera informes como para un comercial que sube recibos desde el aeropuerto.
Para convertirte en un aliado estratégico de tu organización, necesitas poder tomar decisiones informadas al instante. Gracias a las notificaciones en tiempo real, estarás siempre al tanto. Y no solo tú, sino todos aquellos que sean responsables de aprobar o rechazar los gastos sabrán al instante cuando se realiza un pago o si hay una solicitud pendiente.
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) te ayudará a reducir drásticamente el tiempo dedicado a la introducción de datos. Gracias a esta tecnología los empleados no tendrán más que hacer una foto de los recibos para hacer llegar la información a los equipos financieros, ya que el OCR escanea la imagen y completa automáticamente los informes de gastos.
Poder conciliar y categorizar los gastos de forma automática te permitirá analizar en qué se está gastando más y detectar desviaciones presupuestarias y oportunidades de ahorro.
Si tu aplicación cuenta con registro automático de kilometraje, los empleados no tendrán que anotar este dato al principio y al final de cada viaje, lo que les ahorrará tiempo, acelerará los reembolsos y reducirá el riesgo de errores y abusos.
Necesitas una aplicación que se integre perfectamente con tus sistemas ERP y de contabilidad. También puede resultar muy útil que permita crear APIs personalizadas para integraciones avanzadas.
Para poder tomar decisiones informadas necesitas que la información esté disponible al momento. Por ejemplo, la conciliación instantánea de gastos te facilitará un análisis preciso en el que basar tus decisiones de asignación de recursos, previsiones, crecimiento, etc.
Encontrar un sistema que fomente la colaboración es fundamental. Sin transparencia los procesos se desmoronan, por eso, debes priorizar funcionalidades como la posibilidad de dejar comentarios, etiquetar personas o añadir aprobadores sustitutos en el caso de que el principal no esté disponible, entre otras.
Es recomendable que la aplicación esté disponible tanto para Android, como para iPhone o Huawei para asegurar la accesibilidad a todos los empleados.
Cada empresa tiene unas necesidades únicas y la aplicación debe ajustarse a ellas, no al revés. Por ejemplo, investiga si puedes personalizar los controles de gasto o crear un flujo de aprobación que se ajuste a tu organización.
Vamos a revisar las funcionalidades clave de las app para gestionar gastos de empresa. A continuación, te presentamos algunas de las mejores opciones.
Payhawk es una solución de gestión de gastos que cuenta con una App para controlar gastos de empresa. Sus funcionalidades, permiten personalizar la experiencia para que los equipos financieros puedan llevar al día la gestión de gastos, y los empleados puedan subir gastos, solicitar reembolsos y calcular y solicitar gastos de viaje como el kilometraje desde una App para gestionar gastos de forma intuitiva.
La App para controlar gastos de Payhawk permite:
Existen varios planes de Payhawk que se adaptan a las necesidades de tu empresa. Si quieres saber más sobre cómo una App para gastos de Payhawk puede ayudar a tu empresa, puedes agendar una llamada con los expertos de Payhawk.
Automatiza la gestión de gastos de empresa y gana control sobre los gastos
Ideal para autónomos y pequeñas empresas, ya que cuenta con un plan gratuito disponible. Dispone de una App para controlar gastos de empresa, que permite a los empleados gestionar gastos sobre la marcha, mientras el equipo financiero tiene el control de gastos.
Ventajas de la App de control de gastos Expensify:
La solución de gestión de gastos de QuickBooks Online está diseñada para pequeñas y medianas empresas del sector servicios.
Ventajas de la App para el control de gastos de QuickBooks:
Zoho Expense es una solución de gestión de gastos para pequeñas, medianas y grandes empresas. Es especialmente útil para aquellas organizaciones que buscan una herramienta independiente para la gestión de gastos, sin grandes capacidades de integración.
Ventajas de la App de gestión de gastos de Zoho Expense:
Rydoo es una buena solución si tienes varios empleados que viajan internacionalmente por trabajo y generan gastos frecuentes con necesidades de viaje complejas.
Ventajas de la App de control de gastos Rydoo:
Xero es ideal para pequeñas empresas y negocios en crecimiento que quieren gestionar sus gastos. Y aunque ofrece funcionalidades de gestión de gastos, no es una solución integral en este ámbito. Payhawk se integra con el software contable de Xero para ofrecer a sus clientes una solución fluida que combina contabilidad y gestión de gastos.
Ventajas de la App de control de gastos Xero:
FreshBooks es una solución de gestión de gastos para autónomos o propietarios de pequeñas empresas. Con planes de precios escalonados (y una prueba gratuita), se adapta a cualquier presupuesto.
Ventajas de la Aplicación para la gestión de gastos Freshbooks:
Dirigido a grandes empresas con necesidades complejas de gestión de gastos, Concur ofrece una solución integral y sofisticada para la gestión de gastos corporativos.
Ventajas de la App de gestión de gastos Concur:
A medida que las empresas crecen, también lo hacen los retos a los que se enfrentan. Equipos internacionales, múltiples sedes y flujos de gasto más complejos exigen una herramienta robusta, flexible, escalable y sobre todo precisa.
Ahí es donde una potente app móvil de gestión de gastos marca la diferencia, ya que proporciona datos financieros consistentes, precisos y en tiempo real, para que el equipo financiero siempre lleve el control de los gastos y conozca el estado de los presupuestos en tiempo real, sin parar la operativa diaria del negocio.
En palabras sencillas: Una app para el control de gastos te permite ver en todo momento quién gasta, en qué y por qué, lo que te permite reasignar fondos allí donde tendrán mayor impacto.
En un entorno cada vez más dinámico, elegir la app móvil adecuada para gestionar los gastos de empresa no es solo una cuestión de comodidad, sino una decisión estratégica. Una buena elección te permite controlar los costes en tiempo real, empoderar a tus equipos y ahorrar tiempo en procesos manuales.
Antes de comparar soluciones, pregúntate:
No todas las empresas tienen las mismas necesidades, y no todas las apps ofrecen las mismas funcionalidades.
Una app móvil de gestión de gastos debe ofrecer, como mínimo:
Una buena app debe ser intuitiva, rápida y fácil de usar. Si no lo es, los empleados no la utilizarán correctamente, y el resultado serán tickets perdidos, procesos duplicados y frustración general.
¿Cómo gestionan gastos en Wallapop con una app para controlar gastos?
Asegúrate de que la app se integre fácilmente con tu ERP o software contable. Esto evitará tareas duplicadas y reducirá los errores al cerrar el mes.
Elige una solución que pueda crecer contigo. Una app que funcione bien con 10 usuarios, pero no escale a 100, puede convertirse en una limitación. Además, valora la calidad del soporte: resolver una incidencia rápidamente puede marcar la diferencia.
En resumen: una buena app móvil de gestión de gastos no solo digitaliza el proceso, sino que transforma la forma en la que tu empresa controla y analiza el gasto. Evalúa bien tus necesidades, prioriza la usabilidad y asegúrate de que la herramienta se adapta a tu crecimiento. Así, convertirás la gestión de gastos en una ventaja competitiva.
¿Quieres ver cómo funciona una una solución todo en uno como Payhawk? Agenda una llamada con un experto y descubre cómo sería tu día a día gestionando gastos con una herramienta como Payhawk.
Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Desde la redacción de anuncios hasta la creación de guiones para vídeos, Trish cuenta con una amplia experiencia en redacción y creación de contenido para los sectores financiero, de la moda y de los viajes.
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