Hoe Payhawk het bonnetjesbeheer transformeerde bij de World Federation of Advertisers

Gestroomlijnde processen en tijdsbesparing

Een van de belangrijkste voordelen die WFA ondervond van Payhawk was het gestroomlijnde proces voor het verwerken van onkosten en bonnetjes. Dankzij de integratie tussen Payhawk en Exact Online konden onkosten eenvoudig worden gesynchroniseerd, waardoor zowel Andrew als de externe accountants minder handmatig hoefden te werken, wat niet alleen tijd, maar ook geld bespaart. Andrew legt uit:

Voorheen moest ik elke uitgave handmatig classificeren en naar onze accountants sturen. Nu, met Payhawk, worden uitgaven automatisch correct gecategoriseerd, wat ons zowel tijd als geld bespaart.

Bovendien bleek het vermogen van Payhawk om snel nieuwe creditcards uit te geven van onschatbare waarde om de vertragingen te vermijden die WFA ondervond bij traditionele banken in België. “Diensten en Customer Support van traditionele dienstverleners, zoals banken, kunnen traag en inconsistent zijn. Met Payhawk kan ik een nieuwe kaart uitgeven en die ligt binnen een paar dagen bij de medewerker thuis,” merkt Andrew op.

Naadloze integratie met Exact Online

De integratie tussen Payhawk en Exact Online was een belangrijke reden voor de WFA om voor Payhawk te kiezen. Deze directe koppeling zorgde ervoor dat WFA eenvoudig en moeiteloos uitgaven kon beheren en reconciliëren, wat het risico op fouten door handmatige invoer verminderde – iets wat vaak tijdrovend was. Andrew legt uit:

Het geeft me gemoedsrust, omdat ik niet elke uitgave dubbel hoef te controleren. Met Payhawk weet ik dat het naar de juiste account gaat, wat het proces een stuk eenvoudiger maakt.

Customer support van topniveau

De ervaring van WFA met het Customer support en het success team van Payhawk is bijzonder positief geweest. Andrew benadrukt het belang van betrouwbare klantenservice, vooral in vergelijking met de uitdagingen die ze met andere serviceproviders in België hadden. “Het is voor mij essentieel om te weten dat er goede klantenservice beschikbaar is als ik die nodig heb. Met Payhawk weet ik dat ik snel hulp krijg, wat een enorme geruststelling is,” zegt Andrew.

Het supportteam was vooral behulpzaam tijdens het onboardingproces en het opzetten van de Exact Online-integratie. Andrew herinnert zich: “Het team was snel en behulpzaam, en zorgde ervoor dat alles soepel verliep. Zelfs als ze niet direct het antwoord hadden, regelden ze snel een afspraak met een specialist.”

Payhawk als inspiratiebron

Sinds de implementatie van Payhawk heeft WFA waardevolle lessen geleerd over moderne financiële oplossingen. Dankzij de aanpasbare velden van Payhawk voelt Andrew zich zelfverzekerder in het experimenteren met nieuwe processen. Hij legt uit:

Payhawk heeft me meer creativiteit en flexibiliteit gegeven. Ik kan eenvoudig nieuwe rapporten en boekhoudcategorieën opzetten, en als het niet werkt, kan ik het zonder veel gedoe aanpassen of verwijderen.

Hij benadrukt ook het belang van openstaan voor innovatieve oplossingen in fintech, in plaats van enkel te vertrouwen op traditionele legacy-systemen. “We hoeven niet altijd vast te houden aan oude oplossingen zoals banken. Er gebeurt zoveel binnen fintech, dat ik voortdurend op zoek ben naar nieuwe oplossingen die beter bij onze behoeften passen,” besluit Andrew.

Ontdek wat Payhawk voor jouw bedrijf kan betekenen door een gepersonaliseerde demo te boeken. Voordat je het weet, ben je binnen drie weken operationeel en heb je je financiële processen geoptimaliseerd.