Diez entidades europeas, diez obligaciones de facturación electrónica diferentes

Europa no tiene una única obligación de facturación electrónica. Un grupo con entidades en diez países europeos puede enfrentarse a una obligación diferente en casi todos ellos, cada una con sus propias normas, formato y fecha límite. Bélgica utiliza Peppol. Polonia tiene KSeF. Francia exige la facturación estructurada a través de plataformas privadas acreditadas por el gobierno, que añaden normas específicas para Francia. Alemania no incorpora ninguna red independiente, pero sí exige sus propios formatos: XRechnung o ZUGFeRD. Italia utiliza SDI desde 2019.

La mayoría de las herramientas de cuentas por pagar solo ofrecen una cobertura adecuada para una o dos de estas obligaciones, lo que obliga a los equipos financieros a gestionar un proceso de recepción independiente para cada país, aunque todas las facturas se registren en un mismo libro mayor, y a añadir uno nuevo cada vez que entra en vigor una nueva obligación.

Pavel Hadzhiev, responsable principal de Producto de Cuentas por pagar y Compras inteligentes de Payhawk, considera que esta situación es precisamente la que se debe evitar al diseñar la solución:

Las empresas multinacionales que operan en 10 o 15 países europeos no deberían verse obligadas a utilizar cinco sistemas diferentes de cuentas por pagar debido a las distintas obligaciones de facturación electrónica. Eso es lo que queremos resolver.

Un flujo de trabajo de cuentas por pagar para todas las entidades

En Payhawk, esos procesos se unifican en uno solo. Cada entidad se registra en la misma cuenta con su propio identificador y las facturas empiezan a llegar a Payhawk. Una factura electrónica estructurada procedente de una red nacional y un PDF enviado por correo electrónico por un proveedor siguen el mismo proceso una vez recibidos.

Configurar y gestionar la facturación electrónica en Payhawk requiere cinco pasos:

1. Registra cada entidad. En Configuración > Integraciones > Facturación electrónica. Cada entidad se conecta a la red que utiliza su país: KSeF para Polonia, una plataforma acreditada (Plateforme Agréée) para Francia, SDI para Italia, Finvoice para Finlandia y Peppol para Bélgica y todos los demás países compatibles.
2. Recibe. Los proveedores envían facturas electrónicas estructuradas a través de la red de su país. Estas pasan del punto de acceso del proveedor a Payhawk y se dirigen automáticamente a la entidad correspondiente.
3. Valida y aprueba. Payhawk comprueba que la estructura XML sea correcta y legible, extrae los datos y los procesa a través de los flujos de aprobación existentes del cliente.
4. Registra en el ERP. Las facturas electrónicas revisadas se sincronizan con el ERP como cualquier otra factura.
5. Paga y concilia. Las remesas de pagos se envían desde Payhawk y los pagos de facturas se concilian automáticamente con la factura electrónica registrada.

Los formatos compatibles incluyen Peppol BIS 3.0, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, KSeF XML, UBL 2.1 y CII.

Nada de esto se cobra por separado. La facturación electrónica está incluida en todos los planes sin coste adicional, y cualquier cliente puede activar la integración. Hadzhiev lo plantea como una decisión relacionada con el producto y no con los precios:

No vendemos la facturación electrónica como un módulo adicional. No consideramos que una plataforma de cuentas por pagar que no se adapte a la normativa sobre facturación electrónica sea una solución útil para los clientes, así que no queremos darles la opción de excluirla.

Todo listo antes de la fecha límite, país por país

Un flujo de trabajo que funciona con las obligaciones actuales también debe estar preparado para las que vengan. Cuando entra en vigor una obligación en un país en el que opera Payhawk, los clientes ya disponen de la conexión necesaria. Bélgica fue la primera integración nacional que desarrolló Payhawk, seguida de KSeF en Polonia, PPF en Francia, SDI en Italia y Finvoice en Finlandia. Alexander Delev, ingeniero de software sénior de Payhawk, explica:

Como la API es similar para todos los procesos de registro y recepción de facturas, reutilizamos gran parte de la infraestructura y solo añadimos los detalles específicos de cada país.

Esta preparación es fruto de una decisión tomada antes de la puesta en marcha en Bélgica. Desarrollar las conexiones internamente fue la primera opción que se planteó, pero la idea se descartó en cuestión de días. Hadzhiev explica por qué:

Si tienes que pasar por todos los procesos de certificación y cumplir con la legislación de cada país de Europa, esa tiene que ser tu actividad principal.

Payhawk se asoció con Invopop para disponer de un único punto de acceso a todas las redes europeas, en vez de una integración por país. Invopop funciona como una API integrada en Payhawk, de modo que las entidades se registran en las redes desde el portal de Payhawk y las facturas llegan automáticamente.

Hasta ahora, decenas de miles de facturas electrónicas han circulado a través de Payhawk e Invopop, con más de 300 clientes conectados. Se está trabajando en la integración de más redes y la cobertura se amplía a medida que se confirman nuevas obligaciones. Los equipos financieros no tienen que estar atentos a cada anuncio de las autoridades fiscales ni apresurarse a implementar una nueva herramienta antes de que venza el plazo.

Calendario de obligaciones: próximos plazos y medidas que tomar

La relevancia de cada una de estas fechas límite depende de dónde estén ubicadas las entidades. Si un grupo tiene alguna entidad en uno de estos países, la obligación de recepción ya está en vigor o entrará en vigor en los próximos dieciocho meses.

Fuente: Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica de Payhawk. Las fechas pueden cambiar. Consulta con la autoridad fiscal de cada país antes de tomar estas fechas como referencia para la planificación.

Siete preguntas que hacer a cualquier proveedor de cuentas por pagar

Una conexión que cumple con la normativa permite recibir facturas electrónicas. Que el proceso de cuentas por pagar sea más rápido depende de lo que ocurra después de recibirlas. Estas siete preguntas abarcan ambos aspectos.

Recibir facturas electrónicas en todos los países

1. ¿La facturación electrónica está incluida o se cobra como complemento? Un complemento indica qué ocurrirá con el precio cuando se incorpore un nuevo país.
2. ¿Qué redes nacionales están activas actualmente y cuáles solo figuran en la hoja de ruta? Una conexión a Peppol no equivale a tener cobertura en toda Europa.
3. ¿Qué ocurre cuando un país que aún no cubres introduce una obligación? Necesitas un proveedor que esté al tanto de los anuncios y desarrolle las integraciones antes de la fecha límite, no uno que espere a que los clientes lo soliciten.
4. Para un grupo con varias entidades, ¿puede cada entidad registrarse por separado en su red local de facturación electrónica? Cada entidad necesita su propio identificador. Si una cuenta no puede incluirlos todos, el grupo tendrá que volver a utilizar sistemas independientes por país.

Saber a qué corresponde cada factura

5. ¿Una factura llega con la información necesaria o alguien tiene que buscarla? Una factura electrónica estructurada indica quién la envió y por qué importe. No indica quién realizó el pedido ni a qué presupuesto corresponde. En Payhawk, las facturas recibidas se vinculan automáticamente a la orden de compra correspondiente, si existe, y se asignan a la persona que la creó. La persona responsable valida la factura, en lugar de que el equipo de cuentas por pagar tenga que buscar esa información entre diez entidades.
6. ¿Qué ocurre con las facturas de compras que ya se han pagado con tarjeta? Muchas facturas de proveedores, desde suscripciones de software hasta viajes, corresponden a gastos ya efectuados con una tarjeta de empresa. Si no se vinculan a las transacciones correspondientes, llegan a la cola de cuentas por pagar y pueden pagarse dos veces. Payhawk las vincula automáticamente a la transacción de la tarjeta, de modo que se archivan como documentos justificativos en lugar de quedar pendientes de pago.
7. ¿Las facturas electrónicas pasan por los mismos procesos de aprobación, pago y exportación al ERP que cualquier otra factura? Si el cumplimiento normativo genera un proceso paralelo, el trabajo simplemente se traslada en lugar de eliminarse.

Plantea estas preguntas a tu proveedor actual de cuentas por pagar y descubre cómo Payhawk gestiona la facturación electrónica en todas las entidades. O sáltate el cuestionario y observa cómo funciona con tus propias entidades. Reserva una demostración y trae el país sobre el que tengas más dudas.