Mejorar la visibilidad de gastos en empresas con múltiples entidades

Cuando tus entidades operan de forma aislada, es imposible tener una visión clara. Cada equipo usa herramientas diferentes, los pagos se hacen desde distintos bancos y los informes varían según el país. Todo se ralentiza y, lo peor, dificulta identificar riesgos, controlar el gasto y tomar decisiones inteligentes.

No puedes gestionar lo que no puedes ver

Una buena visibilidad de gastos entre entidades cambia las reglas. Permite que tu equipo financiero actúe con confianza, rapidez y control. Al conectar tus sistemas: tarjetas corporativas, gestión de gastos, ERP, HRIS, y más, obtienes una única fuente de información fiable. Repetir esto en todas tus entidades permite recopilar datos en un solo lugar y descubrir patrones de gasto que permanecen ocultos en silos locales. Así podrás:

• Tener visibilidad del gasto entre entidades
• Monitorizar el gasto en tiempo real por filial
• Supervisar presupuestos por entidad y grupo
• Sincronizar automáticamente códigos fiscales, proveedores y empleados
• Identificar equipos que necesitan apoyo o intervención
• Reducir la conciliación manual
• Detectar gastos duplicados o fraudulentos a tiempo
• Cerrar libros contables más rápido y con menos esfuerzo
• Dedicar más tiempo a planificar y menos a corregir errores

Se trata de tomar decisiones más inteligentes

Piensa en finanzas como una torre de control. Sin visibilidad, no puedes aterrizar los “aviones”. Pero cuando ves tus datos claramente, todo llega a su destino sin problemas.

Asegúrate de que tu solución de gestión financiera multi-entidad te permita, al menos, hacer esto:

1. Tomar decisiones de inversión más rápidas y acertadas
2. Entender el rendimiento por región
3. Asignar fondos donde tendrán mayor impacto
4. Detectar problemas antes de que se conviertan en pérdidas
5. Generar confianza en la junta con informes basados en datos

Tu plataforma debe ofrecer visibilidad en tiempo real, conciliación automática e integraciones con tu ERP (NetSuite, Sage Intacct, Xero, etc.) para pasar de “aviones dando vueltas” a ser un socio estratégico de valor añadido.

Andrew Jacobi, VP de Finanzas de US en State of Play Hospitality, comenta:

Tenemos visibilidad completa del gasto gracias a la integración de Payhawk con NetSuite. Ese flujo de datos nos permite entender el P&L muy rápido, sin dolores de cabeza.

Controla el gasto entre entidades, monedas y equipos

Volviendo a la analogía del avión: gestionar gastos globales no debería sentirse como dirigir la torre de control en un día de niebla. Con el Panel de Grupo de Payhawk tienes una vista clara y en tiempo real de gastos, presupuestos y actividad de equipos en todas tus entidades — sin puntos ciegos ni turbulencias de hojas de cálculo.

Puedes monitorizar reembolsos, pagos con tarjeta y facturas por región, departamento o tipo de coste. Identifica a los mayores gastadores, actúa ante saldos bajos y gestiona la liquidez de forma proactiva — en euros, libras o dólares.

Define qué cuenta como gasto a nivel de grupo y aplícalo globalmente mediante flujos de trabajo y políticas incorporadas. Nada de formatos desordenados ni datos perdidos: todo es limpio, coherente y fácil de reportar.

Serkan Yüksel, Responsable de Transformación Digital Financiera en Hypoport SE:

Ahora gestionamos la planificación de liquidez de manera más eficiente y precisa a través del panel, controlando mejor los datos por subsidiarias, equipos y tipos de costes.

Matices locales, control global

Gestionar múltiples entidades implica lidiar con normas fiscales locales, formatos de pago, monedas e idiomas. Sí, se complica rápido.

Pero la plataforma adecuada lo gestiona sin complicarte la vida. Payhawk soporta métodos de pago locales, múltiples divisas, interfaces en idiomas locales y permite personalizar controles de tarjeta o flujos de trabajo por entidad. Todo bajo un mismo techo: control global con matices locales.

Robbie Hadfield, ACCA, Director Senior de Ingeniería de Soluciones en Payhawk:

Para empresas que quieren proteger y segregar entidades por motivos legales, nuestra plataforma mantiene separadas las operaciones de la sede central, minimizando riesgos legales. Nuestras integraciones con NetSuite ayudan a escalar y controlar costes eficientemente.

Aplica políticas globales de gasto, con ayuda de la IA

Establecer una política global es fácil; lograr que equipos en seis países la sigan, no tanto. Aquí entra nuestro Financial Controller Agent.

Nuestros agentes impulsados por IA trabajan en toda la estructura de entidades, gestionando recibos, aprobaciones y datos faltantes mediante conversaciones naturales en Slack, Teams o en Payhawk. No solo recuerdan, sino que entienden políticas, completan vacíos y detectan anomalías.

Para empresas multi-entidad, esto significa menos detectiveo entre oficinas o países y más tiempo confiando en que las políticas se aplican correctamente, ya sea desde Berlín, Barcelona o Boston.

Usa la IA para controlar el cierre mensual

Antes, cerrar libros entre entidades tomaba semanas. Ahora, solo días. Payhawk auto-persa recibos, apoya análisis de gasto, detecta incumplimientos y sugiere acciones correctivas, manteniéndote al día sin huecos.

Aplica flujos estandarizados para eficiencia o personalízalos por entidad. Dirige aprobaciones y pagos según el equipo sin perder supervisión central.

¿Entidades que comercian entre sí? Nuestra configuración elimina préstamos y conciliaciones internas confusas. Libros claros, cierres rápidos y auditores contentos.

Con el Módulo de Empleados del Grupo, la incorporación es igual de eficiente: añade empleados en varias entidades de una vez, asigna aprobadores y gestiona estructuras desde una interfaz única.

Todo esto se traduce en cierres mensuales más rápidos, menos correcciones manuales y mejor cumplimiento en cada unidad de negocio.

De la visión a la realidad: El caso de Enrique Tomás

Empresas como Enrique Tomás han dado un salto enorme en eficiencia con Payhawk.

Resultados: un ahorro de 100 horas al mes en gestión de gastos, procesos más ágiles y control total sobre los gastos del equipo.

Dani Fornesa, CFO de Enrique Tomás, nos cuenta:

Antes, gestionar los gastos era un proceso manual interminable: rellenar formularios, adjuntar tickets que a veces llegaban arrugados o se perdían… y todo quedaba en hojas de Excel. Con Payhawk, ahora tenemos todo digitalizado, controlado y centralizado. Recibimos la información cuando la necesitamos y podemos tomar decisiones rápidas y fiables.

El equipo financiero marca límites de gasto por departamento y persona, y solo ciertos gastos requieren aprobación, lo que facilita el seguimiento sin bloquear operaciones. Además, todos los empleados digitalizan sus tickets directamente en la plataforma, lo que agiliza la revisión y permite detectar cualquier anomalía al instante.

Dani añade:

En su día calculamos que nos ahorrábamos unas 100 horas al mes entre el tiempo de los empleados justificando gastos y el tiempo de validación del equipo financiero. Ahora ese trabajo se hace en una o dos horas, y todos podemos centrarnos en lo que realmente aporta valor a la empresa.

En Enrique Tomás cada departamento gestiona su presupuesto y cada tarjeta entregada es también un símbolo de confianza:

Cuando entregamos una tarjeta a alguien, le estamos diciendo “gracias, confiamos en ti”. Esa confianza se refleja en el día a día y en la eficiencia de todos.

Payhawk no solo es control y eficiencia, sino también calidad de vida para el equipo. Lo que antes era una pesadilla de formularios y comprobaciones manuales, hoy es un flujo ágil que permite a todos centrarse en lo que hacen mejor: aportar valor y hacer crecer la empresa.

Solicita una demostración y descubre cómo Payhawk puede transformar la gestión de gastos en tu empresa