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Gérer les finances de plusieurs entités est encore (trop) souvent synonyme de tableurs obsolètes, de soirées tardives au bureau et de tâches répétitives. Pire encore : lorsque ces entités fonctionnent en silo, c’est la visibilité sur l’ensemble de votre organisation qui est impactée. Vous passez alors plus de temps à reconstituer des rapports, à chercher des données manquantes et à gérer les urgences qu’à piloter la stratégie de l’entreprise. Si c’est votre cas, il est temps de passer d’une approche manuelle à une prise de décision fluide et connectée.
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Lorsque les entités d’une entreprise fonctionnent en silos, il est très difficile d'avoir une vision claire de la situation. En effet, chaque équipe utilise des outils spécifiques, les paiements s'effectuent via plusieurs banques, et le reporting diffère d'un pays à l'autre. Cette complexité administrative engendre des erreurs et des ralentissements. Pire encore, cela vous empêche de repérer les risques, de contrôler les dépenses de l’entreprise et de prendre des décisions éclairées.
Dans ce contexte, une bonne visibilité des dépenses inter-entités change entièrement la donne. Elle offre à votre équipe financière la clarté nécessaire pour agir efficacement. Lorsque vous connectez vos systèmes ensemble (cartes d'entreprise, logiciels de gestion des notes de frais, ERP, SIRH, etc.), vous disposez d'une source unique de données.
Cela vous permet de :
Le guide du DAF pour rationaliser les dépenses de toutes les filiales
Notre solution complète de gestion des dépenses qui comprend la gestion multi-entités, vous offre une visibilité unique pour l’ensemble des entités de votre entreprise.
Avec les outils de gestion des dépenses que nous utilisions auparavant, nous n’avions pas accès à certaines informations. Je ne savais pas quels ajustements faire et je mettais du temps à trouver les données nécessaires. Aujourd'hui, avec Payhawk, nous pouvons maintenir une visibilité et un contrôle total sur nos dépenses, même lorsque le nombre de reçus et de factures se multiplie. Et la traçabilité offerte par Payhawk nous permet d'investir notre trésorerie là où elle générera la plus grande rentabilité. - Adrià Vázquez, directeur financier de VICIO.
Pour commencer, assurez-vous que votre solution de gestion financière multi-entités vous aide à accomplir ces cinq tâches cruciales :
La visibilité en temps réel, le rapprochement automatique et l'intégration native avec des ERP tels que NetSuite, Sage Intacct, Xero et bien d'autres vous aident ainsi à maîtriser vos dépenses.
Grâce au tableau de bord de groupe de la solution Payhawk, vous bénéficiez d'une vue unique sur les dépenses, les budgets et l'activité des équipes de toutes vos entités juridiques, sans avoir à passer d'un onglet à l'autre.
Vous pouvez suivre facilement les remboursements, les paiements par carte et les factures par entité, région, service ou type de coût. Vous gérez votre trésorerie de manière proactive, que ce soit en euros, en livres sterling ou en dollars.
Enfin, vous définissez ce qui constitue une dépense au niveau du groupe et vous le déployez à l'échelle mondiale via des workflows et des politiques intégrés. Finis les formats non conformes et les données manquantes : les informations dont vous disposez sont claires, conformes et cohérentes.
Gérer plusieurs entités implique de composer avec la fiscalité, les devises et les langues locales. Cela peut vite devenir complexe. Heureusement, avec le bon outil, gérer l’ensemble de ces paramètres devient aisé !
Chez Payhawk, nous prenons en charge les méthodes de paiement et les devises locales, proposons des interfaces dans la langue du pays et nous vous permettons même de personnaliser les contrôles ou les workflows des cartes d'entreprise par entité. Toutes ces données sont regroupées à un seul et même endroit. Vous bénéficiez du contrôle global dont vous avez besoin, avec tous les paramètres locaux relatifs à vos différentes entités.
Pour les entreprises qui souhaitent protéger leurs entités à des fins juridiques, notre plateforme permet de séparer les activités opérationnelles du siège social. Nos intégrations avec des solutions telles que NetSuite aident les entreprises à se développer efficacement et à contrôler leurs coûts, par exemple en garantissant que les coûts du siège social peuvent être imputés aux entités opérationnelles. - Robbie Hadfield, Principal Director of Solutions Engineering chez Payhawk
C'est une chose de définir une politique de dépenses globale, c'en est une autre de faire en sorte que l’ensemble des équipes la respectent. C'est là qu'intervient notre Financial Controller Agent.
Chez Payhawk, nos agents IA agissent sur l'ensemble de votre structure organisationnelle en recherchant les reçus, les approbations et les données manquantes. Pour les entreprises multi-entités, cela signifie moins de temps passé à jouer les détectives entre les bureaux et les pays, et plus de temps à se concentrer sur l’opérationnel.
La clôture des comptes entre les différentes entités pouvait autrefois prendre des semaines. Aujourd'hui, quelques jours suffisent. Chez Payhawk, nous veillons à ce que vous n'ayez pas à attendre la fin du mois pour repérer ce qui manque. Notre IA recherche automatiquement les reçus, analyse les dépenses, signale les erreurs et suggère des mesures correctives.
Vous pouvez appliquer des workflows standardisés par défaut pour gagner en efficacité, ou les personnaliser par entité si nécessaire. De plus, vous pouvez mettre en place les approbations et les paiements en fonction du mode de fonctionnement de chaque équipe, sans perdre votre vue d'ensemble.
Certaines de vos entités ont des relations commerciales entre elles ? Notre configuration élimine les prêts interentreprises et les rapprochements fastidieux.
Et grâce à notre module Employés, vous pouvez ajouter des employés de plusieurs entités en une seule fois, désigner des approbateurs et gérer les structures des équipes à partir d'une seule interface.
Résultat : des clôtures mensuelles plus rapides, moins de corrections manuelles et une conformité assurée.
Des entreprises telles que la marque de bijoux Astrid & Miyu ont déjà franchi le pas.
Et les résultats sont sans appel : plus de 40 heures gagnées chaque semaine. Le traitement des dépenses est 66 % plus rapide, avec une prise en charge complète de plusieurs devises, sans fragmentation des données.
La gestion multi-entités et la prise en charge multi-devises de Payhawk sont particulièrement intéressantes pour une entreprise qui gère des opérations dans quatre pays. Auparavant, les plateformes spécifiques à chaque pays ou les fournisseurs de cartes rendaient le suivi des coûts fastidieux. Mais avec Payhawk, ces difficultés ont disparu. - Stephen Wilkinson, directeur financier et des opérations chez Astrid & Miyu
La visibilité sur les dépenses n'est pas un luxe : c'est une nécessité. Elle permet en effet d'accélérer la clôture mensuelle, de réduire les risques et de consacrer plus de temps à la stratégie de l’entreprise. Envie d’essayer par vous-même ?
Réservez une démonstration personnalisée pour découvrir tout ce que Payhawk peut faire pour votre entreprise.
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
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