Gestion multi-entités : ne laissez pas vos processus financiers ralentir votre croissance

Les chiffres sont éloquents. Les équipes financières consacrent 85 % de leur temps à la collecte et à la validation des données, ce qui ne laisse que 15 % pour l'analyse stratégique (Accenture, 2022). Parallèlement, selon Adyen, 36% des entreprises perdent au moins une journée de travail entière chaque semaine pour effectuer des rapprochements financiers entre plusieurs entités.

Attention à l’effet boule de neige

Coûts de conformité, frais d’audit… Le traitement manuel des données comprend son lot de difficultés, mais ces derniers ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Les véritables problématiques se font ressentir dès lors qu’il faut lancer une nouvelle filiale, ouvrir un marché, acquérir une nouvelle entreprise, bref, à chaque étape charnière de la croissance d’une entreprise. Ainsi, si vous développez votre activité sur plusieurs entités, il se peut que vous créiez aussi par inadvertance des frictions internes peuvent impacter la croissance.

Et plus votre stratégie d'expansion avance, plus ce fardeau caché devient lourd. Alors être attentifs aux coûts externes, oui, mais pas sans l’être aussi aux inefficacités internes qui érodent silencieusement votre potentiel de croissance.

Limitez les coûts cachés

Ce fardeau caché se manifeste de trois façons concrètes :

1. Une perte de temps considérable liée à la réconciliation
La plupart des équipes financières (et peut-être la vôtre) consacrent 30 à 45 minutes par compte et par mois à des activités de rapprochement manuel. Pour une entreprise comptant dix entités et vingt comptes clés chacune, cela représente 100 à 150 heures par mois !

2. Un risque d’erreur démultiplié
Selon une étude de Deloitte, 36 % des équipes financières consacrent 9 à 10 jours par mois à la correction d'erreurs dues au traitement manuel des données. Chaque entité supplémentaire augmente de façon exponentielle la probabilité d'erreurs : systèmes déconnectés, dates limites mal alignées, protocoles de saisie de données incohérents, les occasions sont nombreuses et peuvent très vite être coûteuses.

3. Un retard qui pénalise la prise de décision
Une mauvaise visibilité des données nuit à l'agilité stratégique. Lorsque les informations financières restent cloisonnées dans des systèmes disparates et nécessitent une consolidation manuelle, les responsables doivent prendre des décisions basées sur des données qui ne sont pas toujours à jour.

Ne négligez pas les pertes financières

L’impact financier dépasse largement les casse-têtes opérationnels que nous venons d’évoquer. En effet, l’accumulation de ces problématiques multi-entités peuvent devenir critiques.

Des coûts directs pas si cachés que ça. Les erreurs manuelles peuvent rapidement entraîner des risques en matière de conformité, qui peuvent ensuite engendrer des pénalités financières. Par ailleurs, les problèmes de rapprochements comptables peuvent eux aussi avoir un impact sur les audits financiers et entraîner la nécessité de ressources financières et/ou humaines.

Un piège pour les talents. Les équipes Finance passent en moyenne 85% de leur temps à collecter et valider des données, ce qui ne leur laisse que 15% à accorder à des missions à plus forte valeur ajoutée. En suivant cette logique, les talents que vous avez recrutés deviennent très vite des machines à saisir des données qui vont s'épuiser sur des tâches répétitives et donc potentiellement reconsidérer leur statut au sein de l'entreprise.

Des coûts d'opportunité qui ne figurent pas sur le P&L. Le capital que vous avez entre vos mains et que vous gardez en cas de problèmes de trésorerie ne vous permet pas de subvenir à vos initiatives de croissance. En se basant sur des prévisions financières peu fiables, l'exploitation de nouveaux marchés peut être retardée, les M&A peuvent être compliquées, et vous prenez le risque de passer à côté d'opportunités stratégiques.

L’angle mort des DAF

Alors que les coûts s'accumulent, comment expliquer que les DAF n'y soient pas plus attentifs ? Il existe en effet des pièges dans lesquels même les meilleurs DAF peuvent tomber.

Le piège des systèmes hérités ou le “legacy trap”. Ce qui fonctionnait pour 3 entités fonctionnera bien pour 8, non ? Pas toujours malheureusement… Les systèmes qui ont longtemps fait la force de votre structure et sur lesquels vous avez construit votre stratégie ne peuvent pas toujours répondre à vos nouveaux enjeux, ni à la complexité associée à des ambitions de croissance forte.

Le choix de l’ERP. Comme beaucoup de directeurs financiers, vous pensez peut-être que votre ERP de base est capable de gérer les défis spécifiques liés à la gestion multi-entités. Mais cette hypothèse est erronée : 70 % des projets de transformation financière ne répondent pas aux attentes, souvent parce que les entreprises tentent d'utiliser des systèmes génériques pour résoudre des problèmes spécifiques.

La paralysie créée par les coûts irrécupérables. L’investissement dans l’ERP crée un obstacle psychologique à l'adoption de solutions ciblées : lorsque le choix de l’ERP a déjà été effectué et payé, les DAF ont plus de mal à explorer des alternatives qui pourraient pourtant être plus efficaces.

Le paradoxe de la visibilité. Ces inefficacités se multiplient ensuite entre les entités, rendant leur impact cumulé invisible dans les rapports consolidés traditionnels. Vous pouvez certes identifier des problèmes individuels, mais il est facile de passer à côté d'une tendance systématique.

Une vision étroite de la conformité. Votre priorité se trouve, à juste titre, dans la prévention des sanctions réglementaires, toutefois vous risquez de passer à côté d'un coût d'opportunité stratégique plus important lié à la correction de processus inefficaces. De nombreux directeurs financiers optimisent la conformité tout en freinant involontairement la croissance.

Un impact stratégique considérable

Ces angles morts entraînent bien souvent des conséquences qui dépassent l'inefficacité opérationnelle. En freinant le potentiel de croissance, cela peut créer des problématiques plus importantes :

Une paralysie de la trésorerie. Vous manquez de visibilité en temps réel sur l'ensemble de vos entités ? Vous détenez alors probablement une réserve (excessive) qui vous sert de filet de sécurité contre les flux de trésorerie imprévisibles. Pourtant, ces capitaux pourraient servir à financer l'expansion, la R&D ou des acquisitions stratégiques.

Des échecs lors de fusions-acquisitions. L'intégration financière des entités acquises est notoirement difficile et crée souvent des frictions importantes. Si votre entreprise dispose de capacités financières insuffisantes pour gérer plusieurs entités, vous aurez du mal à intégrer rapidement les acquisitions, ce qui retardera la réalisation des synergies et limitera votre capacité à mener des stratégies de fusion-acquisition agressives.

Un mauvais timing sur le marché. Une consolidation financière lente signifie que les décisions stratégiques prennent du retard par rapport aux opportunités du marché. Lorsque les fenêtres concurrentielles se ferment rapidement, les entreprises qui fonctionnent avec des données obsolètes arrivent systématiquement trop tard pour saisir les opportunités émergentes.

Une érosion de la confiance des investisseurs. Les investisseurs accordent une grande importance à la transparence, à l'exactitude et à la prévisibilité des rapports financiers. Des indicateurs peu fiables, particulièrement critiques pour les entreprises SaaS qui suivent le MRR et le CAC, ont un impact direct sur les valorisations et l'accès au capital.

Des freins à l’innovation. En consacrant trop de temps à des missions à faible valeur ajoutée, les équipes financières ne bénéficient pas d'un soutien analytique adéquat et les projets d'innovation souffrent d'une modélisation financière et d'un suivi des performances insuffisants.

DAF : il est temps d’agir

Pour sortir de ce cercle vicieux, il faut prendre des mesures fortes, voici nos conseils :

1. Auditez les taxes cachées : estimez les tâches manuelles consacrées aux processus multi-entités au sein de votre équipe. Quantifiez le temps passé sur les rapprochements, la saisie des données, la correction des erreurs et la consolidation financière. Mesurez également les délais de clôture mensuelle.
2. Remettez en question les hypothèses de votre ERP : demandez-vous si votre système central favorise ou entrave l'efficacité multi-entités. De nombreux ERP excellent dans la comptabilité de base, mais peinent à prendre en charge la gestion multi-entités spécialisée et manquent de workflows et de tableaux de bord pour assurer la visibilité.
3. Adoptez une approche chirurgicale plutôt que systémique : ciblez les points faibles spécifiques avec des solutions spécialisées plutôt que des transformations massives.
4. Mesurez ce qui compte : suivez la gestion du temps de votre équipe financière, pas seulement les résultats financiers. 72 % des directeurs financiers identifient les mesures et les analyses comme des priorités absolues. Commencez par mesurer l'efficacité de votre propre fonction.
5. Commencez par des gains rapides : standardisez les plans comptables entre vos entités avant d'investir dans des technologies importantes.

Pour faire sa place dans un environnement concurrentiel et se positionner en tant que leader sur le marché, il est essentiel de disposer de fonctions financières qui favorisent ces ambitions de croissance plutôt que de les freiner. Alors si vous aussi, vous avez l’impression que votre gestion multi-entités vous ralentit, téléchargez notre guide.