Comment optimiser sa comptabilité multi-entités et mieux gérer ses dépenses d'entreprise ?

Les logiciels de comptabilité multi-entités vous aident à simplifier la gestion et le reporting des finances des différentes succursales, filiales ou entités distinctes de votre organisation. En consolidant les données financières, en facilitant l'établissement de rapports précis, en gérant les transactions inter-sociétés et en garantissant la conformité avec les diverses réglementations, ce type de logiciel permet d’obtenir une vue unifiée et complète du paysage financier de l'organisation.

Mais avant d’investir dans une solution de gestion multi-entités, vous devez être en mesure de catégoriser correctement toutes vos dépenses. En effet, chacune de vos entités est unique, et la collecte et le maintien de données financières précises sont souvent complexes.

Soyez rassurés, la technologie est là pour ça. En optant pour une solution complète de gestion des dépenses, vous pouvez rationaliser tous vos processus en automatisant les tâches, de façon à améliorer le contrôle des dépenses et le contrôle du flux de trésorerie en visualisant les transactions à venir et les fonds actuels au sein du même tableau de bord. C’est aussi un moyen efficace de gagner en visibilité grâce à l'analyse des données en temps réel.

Dans cet article de blog, nous explorerons la façon dont Payhawk peut vous aider à améliorer votre gestion multi-entités, grâce à de nouvelles fonctionnalités :

• Création de groupes d'entités : Créez vous-même des groupes d'entités au lieu de faire appel à l'assistance technique, de façon à visualiser en temps réel les dépenses de toutes vos entités.
• Ajoutez de nouvelles entités aux groupes existants : Vous avez oublié d'ajouter une entité ou d'en ouvrir une nouvelle ? Ne vous inquiétez pas. Vous pouvez facilement l'ajouter à un groupe existant par la suite.

Les 5 bénéfices de notre solution de gestion des notes de frais

Notre logiciel de gestion des notes de frais est en constante évolution. Nous introduisons régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour améliorer votre gestion multi-entités, de la rationalisation des processus au contrôle des flux de trésorerie. Voici une liste non-exhaustive des bénéfices de notre solution.

#1 : Une vue unique sur toutes les dépenses

Visualisez toutes les dépenses engagées et à venir en temps réel et filtrez votre vue par équipe, entité ou individu pour voir qui dépense quoi. Notre tableau de bord de Groupe permet d’obtenir une vue unique des dépenses et des flux de trésorerie de toutes vos entités au même endroit. Grâce à cela, vous pouvez identifier les schémas de dépenses et prendre des décisions éclairées sur la base de données précises, afin de mieux contrôler les dépenses de votre organisation.

#2 : Un plus grand contrôle des flux de trésorerie et des alertes en temps réel

Grâce à sa vue d’ensemble, le tableau de bord de Groupe vous permet d'améliorer le contrôle des flux de trésorerie au niveau du Groupe. Des alertes en temps réel vous informent lorsque les soldes bancaires sont bas et ont besoin d’être renfloués, avant que cela ne cause des temps d’arrêt sur les activités de l'entreprise.

#3 : Une solution pour rationaliser l'ensemble du processus de dépenses

Standardisez les processus de dépenses dans toutes vos entités : créez des paramètres de dépenses et des workflows au niveau du groupe pour plusieurs entités afin de simplifier le suivi et la gestion de toutes les dépenses à grande échelle, sur une seule et même plateforme. Vous pouvez également automatiser votre reporting.

#4 : Un moyen de renforcer la sécurité

Ajoutez de nouveaux employés ou supprimez-les rapidement du système pour éviter des violations potentielles de la sécurité et des données, au cas où d’anciens salariés auraient encore accès à la plateforme. De nombreuses fonctionnalités de sécurité sont ajoutées au fur et à mesure de l’évolution de notre plateforme.

#5 : Une assistance dédiée à la gestion multi-entités

Bénéficiez d'une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 de la part de notre équipe d'experts. Que vous ayez des problèmes de synchronisation des données ou que vos salariés aient besoin d'accompagnement pour soumettre leurs notes de frais, nous serons là pour vous aider.

Deux nouvelles fonctionnalités de gestion multi-entités pour rationaliser vos workflows

Nos toutes nouvelles fonctionnalités permettent à nos clients de créer eux-mêmes des groupes d'entités, pour une maîtrise totale de la plateforme.
Cela signifie que vous pouvez obtenir une visibilité financière et décomposer vos flux de trésorerie plus efficacement sans contacter l'équipe de support client. Cette nouvelle fonctionnalité offre également la visibilité nécessaire pour allouer et utiliser les fonds disponibles et visualiser les dépenses à venir pour chaque entité de votre groupe.

Création d’un Groupe d’entités

Les clients peuvent désormais créer des groupes d’entités eux-mêmes au lieu de faire appel à notre service client.

L'accès à toutes ces informations à partir d'un seul tableau de bord du groupe facilite la planification à l'échelle du groupe. Créer un nouveau groupe est simple en suivant les étapes ci-dessous :

• Étape 1 : Rendez-vous sur la page d’accueil Payhawk de votre entité. A partir de là, sélectionnez "enregistrer un nouveau groupe" dans la liste déroulante, comme ci-dessous.

• Étape 2 : Créer/modifier un groupe
  Nommez votre nouveau groupe, sélectionnez le pays de l'entité mère et la devise consolidée, puis cliquez sur "enregistrer". Il ne vous reste plus qu'à sélectionner les entités que vous souhaitez inclure dans votre nouveau groupe, comme suit.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant visualiser toutes les entités sélectionnées dans le tableau de bord du Groupe.

Ajout d’entités à un Groupe

Il se peut que vous souhaitiez ajouter des entités existantes à votre nouveau groupe, c'est désormais possible ! Supposons que vous créiez un nouveau groupe pour afficher toutes les entités européennes, mais que vous ayez oublié d'y ajouter votre succursale italienne. Vous pouvez ajouter rétrospectivement des entités à votre groupe quand vous le souhaitez.

Voici comment ajouter des entités existantes à un groupe en quelques clics :

1. Dans les paramètres de votre groupe, ouvrez la page Entités, où toutes les entités de votre groupe sont répertoriées.
2. Après avoir sélectionné "ajouter une entité", une fenêtre s'ouvre pour répertorier toutes les entités dont vous faites partie mais qui ne sont pas encore dans ce groupe.
3. Il vous suffit de sélectionner/désélectionner les entités que vous souhaitez ajouter à votre groupe et de cliquer sur "ajouter au groupe".

Comment bien choisir son logiciel de gestion des dépenses pour une gestion multi-entités

Avec les nombreuses options disponibles sur le marché, comment choisir le bon logiciel ? Nous avons dressé, pour vous, la liste des fonctionnalités multi-entités à rechercher pour vous faire gagner du temps, réduire les coûts si nécessaire et améliorer votre gestion financière.

1. Prise en charge de plusieurs devises
Avec Payhawk, vous pouvez améliorer la gestion des flux de trésorerie entre les différentes entités et devises en utilisant le tableau de bord de groupe pour visualiser les fonds disponibles par rapport aux dépenses prévues. Vous recevez également des alertes en cas de soldes faibles, ce qui vous permet d'agir rapidement si les fonds venaient à manquer.

2. Évolutivité et flexibilité
Lorsque votre entreprise se développe et que vous ouvrez de nouvelles entités, vous avez besoin d'un logiciel qui évolue avec vous et qui facilite l'ajout de nouvelles entités rapidement et facilement. Si vous embauchez de nouveaux membres d'équipe, votre logiciel doit suivre, et vous permettre de personnaliser vos workflows d'approbation personnalisés pour refléter votre structure organisationnelle.

3. Visibilité et contrôle des dépenses
Pour bien gérer les dépenses de l’entreprise et garder un œil sur les frais engagés par les équipes, faites le choix d’une solution de gestion des dépenses qui vous permet de garder le contrôle tout en autonomisant vos salariés.

4. Des intégrations natives
Si vos cartes d'entreprise (de débit et de crédit), votre plateforme de gestion des notes de frais et vos systèmes ERP ne communiquent pas entre eux, vous vous exposez à un manque de fiabilité, voire à une potentielle perte de données. C'est pourquoi vous avez besoin d'un ensemble de solutions interopérables, qui s'intègrent de manière transparente, de façon à unifier les données et créer une source unique de vérité pour tout ce qui concerne les finances.

5. Ajouter et supprimer des salariés en masse
La gestion multi-entités peut entraîner des erreurs si l'on ne dispose pas du bon logiciel. Par exemple, vous pouvez oublier de supprimer un ancien salarié de vos systèmes, et prendre le risque de lui laisser un accès à des données financières sensibles. En optant pour une solution de gestion multi-entités comme Payhawk, vous disposez d’une fonctionnalité d'ajout et de suppression en masse, afin de ne pas commettre ce genre d’erreurs.

6. Standardisation des processus financiers
Trouver un logiciel qui automatise vos factures et vos bons de commande minimise l'erreur humaine et vous aide à les standardiser au sein de vos entités. La rationalisation de ces processus améliore leur efficacité et leur précision tout en privilégiant la relation avec vos fournisseurs.

Implémentation et intégration

L’implémentation de notre logiciel est simple et comprend l'intégration et la configuration initiales. Tout au long du processus, nos clients sont en contact avec un membre dédié de notre équipe Support, qui répond à leurs questions, les forme et les aide à se familiariser avec la plateforme.

Une partie du processus d’implémentation consiste à intégrer vos outils en place afin de garantir l'efficacité de toutes les opérations. Utilisez nos intégrations natives, notamment Microsoft Dynamics 365 Business Central et NetSuite, pour rationaliser le processus de clôture mensuelle grâce à l'automatisation et du rapprochement en temps réel.

Il n'y a pas que votre ERP que vous pouvez intégrer. Vous pouvez également lier, en toute transparence, d'autres logiciels de comptabilité tels que QuickBooks et Xero, ou encore la solution de voyage d'affaires TravelPerk.

Témoignage client : State of Play opte pour la gestion multi-entités

State of Play Hospitality est une entreprise d’événementiel basée à Londres et à New York. Avec de nombreux sites et entités aux États-Unis et au Royaume-Uni, il était important pour l'équipe d'obtenir une vue unifiée des dépenses de l'entreprise.

Avant d'utiliser Payhawk, l'équipe s'appuyait sur des systèmes qui ne s'intégraient pas à NetSuite, leur système de facturation fournisseurs n’y était pas relié, ce qui impliquait de passer d'un outil à l'autre, entravant ainsi la productivité.

Grâce à notre plateforme, l'entreprise peut désormais gérer rapidement et facilement les cartes d'entreprise de débit et de crédit, les factures et les dépenses remboursables sur toutes ses entités.

Conclusion

Pour optimiser la gestion multi-entités de ses finances, chaque entreprise doit choisir un ensemble de technologies qui s'intègrent de manière transparente, de façon à fluidifier les opérations commerciales.

Chez Payhawk, nous sommes fiers d'offrir une solution complète de gestion des dépenses multi-entités qui améliore l'efficacité et rationalise chaque processus associé aux dépenses de l'entreprise et à la gestion des notes de frais.

Du reporting ESG à la gestion des dépenses, nous nous efforçons d'être le meilleur partenaire financier pour les entreprises qui disposent de plusieurs entités. Pour en savoir plus, programmez une démonstration.