Multi-Entity-Management: So unterstützen Sie Ihre Buchhaltung

Buchhaltungssoftware für mehrere Gesellschaften vereinfacht die Verwaltung und Berichterstattung über die Finanzen verschiedener Niederlassungen, Tochtergesellschaften oder anderer Einheiten innerhalb Ihres Unternehmens, indem sie Finanzdaten konsolidiert, eine genaue Berichterstattung ermöglicht, Transaktionen zwischen Unternehmen verwaltet und die Einhaltung verschiedener Vorschriften gewährleistet. Außerdem können Sie mit verschiedenen Währungen und gesetzlichen Vorschriften umgehen und so einen einheitlichen, umfassenden Überblick über die Finanzlandschaft Ihres Unternehmens erhalten.

Die Verwaltung der Finanzen für mehrere Gesellschaften kann kompliziert sein. Bevor Sie sich mit einer Softwarelösung für die Verwaltung mehrerer Entitäten beschäftigen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Ausgaben für jeden Standort, jede Tochtergesellschaft oder jedes Unternehmen genau erfassen und kategorisieren können. Jedes Unternehmen ist einzigartig, und die Erfassung und Pflege präziser Finanzdaten kann eine Herausforderung sein.

Aber mit dem richtigen Setup, einschließlich einer Multi-Entity-Software in Kombination mit einer Ausgabenmanagementlösung, können Sie Geschäftsprozesse durch die Automatisierung von Aufgaben, die Verbesserung der Ausgabenkontrolle und Transparenz mit Echtzeit-Datenanalysen und die straffe Kontrolle des Cashflows durch die Anzeige anstehender Transaktionen und aktueller Mittel im selben Dashboard optimieren.

In diesem Blog erfahren Sie, wie unsere neuen Multi-Entity-Funktionen Ihnen dabei helfen werden, das Multi-Entity-Management zu verbessern:

• Entitätsgruppenerstellung: Erstellen Sie Entitätsgruppen selbst und verschaffen Sie sich so einen sofortigen Überblick über Ihre Ausgaben für mehrere Gesellschaften.
• Fügen Sie neue Gesellschaften zu bestehenden Gruppen hinzu: Haben Sie vergessen, eine Gesellschaft hinzuzufügen oder eine neue zu öffnen? Kein Grund zur Sorge. Sie können sie später einfach zu einer bestehenden Gruppe hinzufügen.

Fünf Vorteile unserer Enterprise Ausgabenmanagement Software

Unsere Ausgabenmanagementsoftware wird ständig weiterentwickelt. Wir führen regelmäßig neue Funktionen ein, um Ihr Multi-Entity-Management zu verbessern, von der Optimierung der Prozesse bis hin zur Kontrolle des Cashflows. Hier sind einige der Vorteile, die Sie von unserer Multi-Entity-Software haben.

1. Einzelansicht der Ausgaben

Zeigen Sie alle anstehenden Ausgaben und aktuellen Mittel in Echtzeit an und filtern Sie Ihre Ansicht nach Team, Einheit oder Einzelperson. Unser Gruppen-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über die Ausgaben und den Cashflow aller Ihrer Gesellschaften. Sie können Ausgabenmuster erkennen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten treffen, um die Ausgaben Ihres Unternehmens besser zu kontrollieren.

2. Cashflow-Kontrolle und Echtzeit-Warnungen

Verschaffen Sie sich über das Group Dashboard einen umfassenden Überblick über die Ausgaben der Unternehmen, um die Cashflow-Kontrolle auf Gruppenebene zu verbessern. Echtzeitwarnungen informieren Sie über niedrige Bankguthaben, damit Sie diese auffüllen können, bevor sie den Geschäftsbetrieb unterbrechen.

3. Optimieren Sie den gesamten Ausgabeprozess

Standardisieren Sie Ausgabeprozesse über alle Gesellschaften hinweg, um den gesamten Berichterstattungsprozess zu optimieren. Erstellen und implementieren Sie Ausgabeneinstellungen und Workflows auf Gruppenebene für mehrere Unternehmen, um die Verfolgung und Verwaltung aller Ausgaben in einem einzigen System zu vereinfachen. Sie können auch automatische Berichte für eine effiziente Finanzautomatisierung einrichten.

4. Erhöhen Sie die Sicherheit und Kontrolle

Fügen Sie neue Mitarbeiter hinzu oder entfernen Sie sie umgehend aus dem Spesenverwaltungssystem für mehrere Unternehmen. Dies verringert das Risiko, dass ehemalige Mitarbeiter im System verbleiben, was zu Sicherheits- und Datenverletzungen führen kann. Diese und viele andere Sicherheitsfunktionen werden ständig zu unserem Ausgabenmanagementsystem hinzugefügt.

5. Multi-Entity Support

Erhalten Sie rund um die Uhr Unterstützung von unserem Expertenteam. Ganz gleich, ob Sie Probleme mit der Datensynchronisation haben oder Ihre Mitarbeiter eine Auffrischung zur digitalen Einreichung von Ausgaben benötigen, wir sind für Sie da.

Zwei neue Funktionen für die Verwaltung mehrerer Gesellschaften

Unsere beiden neuesten Funktionen ermöglichen es unseren Kunden, die Erstellung von Entitätsgruppen selbst in die Hand zu nehmen und geben ihnen die vollständige Kontrolle über die Verwaltung mehrerer Gesellschaften.

Wie Sie Gesellschaften und Gruppen innerhalb Ihrer Organisation in zwei einfachen Schritten verwalten

Kunden können jetzt Gruppeneinheiten erstellen, anstatt sich an unser Kunden-Support-Team zu wenden. Dies macht die Erstellung von Gruppen für Finanzmanager einfacher und schneller.

Jetzt können Administratoren selbst Entitäten innerhalb von Gruppen erstellen/hinzufügen/ändern. Dies bedeutet, dass Sie einen finanziellen Überblick erhalten und Ihre Cashflows effizienter aufschlüsseln können. Diese neue Funktion bietet auch die nötige Transparenz, um verfügbare Mittel zuzuweisen, zu verwenden und anstehende Ausgaben für jede Gesellschaft innerhalb Ihrer Unternehmensgruppe anzuzeigen.

Der Zugriff auf all diese Informationen über ein zentrales Gruppen-Dashboard erleichtert die gruppenweite Planung. Die Einrichtung einer neuen Gruppe ist einfach, wenn Sie die folgenden Schritte befolgen:

Schritt 1: Navigieren Sie nach der Anmeldung im Payhawk Portal zu einer Übersichtsseite für Unternehmen.

Wählen Sie hier aus dem Dropdown-Menü die Option "Eine neue Gruppe registrieren":

Schritt 2: Erstellen/Ändern einer Gruppe

Benennen Sie Ihre neue Gruppe, wählen Sie das Land der übergeordneten Gesellschaft und die konsolidierte Währung aus und klicken Sie auf "Speichern". Nun müssen Sie nur noch die Unternehmen auswählen, die Sie in Ihre neue Gruppe aufnehmen möchten:

Das war's! Sie können nun alle ausgewählten Gesellschaften innerhalb dieses einzelnen Gruppen-Dashboards anzeigen.

Sie können jetzt bestehende Gesellschaften zu einer Gruppe aus der Verwaltungsansicht hinzufügen.

Vielleicht möchten Sie Ihrer neuen Gruppe bereits existierende Unternehmen hinzufügen - das ist jetzt mit unserer neuesten Funktion möglich. Nehmen wir an, Sie erstellen eine neue Gruppe, um alle europäischen Unternehmen anzuzeigen, aber Sie haben vergessen, Ihre italienische Niederlassung hinzuzufügen. Sie können Ihrer Gruppe jederzeit nachträglich Gesellschaften hinzufügen.

Das Hinzufügen bestehender Gesellschaften zu einer Gruppe ist einfach:

1. Öffnen Sie in Ihren Gruppeneinstellungen die Seite Gesellschaften, auf der alle Gesellschaften Ihrer Gruppe aufgelistet sind.
2. Nachdem Sie auf "Gesellschaft hinzufügen" geklickt haben, öffnet sich ein kleines Fenster, in dem alle Gesellschaften aufgelistet sind, denen Sie angehören, die aber noch nicht in dieser Gruppe sind.
3. Wählen Sie einfach die Unternehmen aus, die Sie zu Ihrer Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf "Zur Gruppe hinzufügen".

Sechs Dinge, die Sie bei der Auswahl einer Multi-Entity-Software beachten sollten

Die Auswahl der richtigen Software kann Zeit und Mühe kosten. Woher wissen Sie bei den vielen Optionen auf dem Markt, welche Sie in die engere Wahl nehmen sollen? Sie brauchen eine Software mit wertvollen Multi-Entity-Funktionen, die Ihnen hilft, Zeit zu sparen, Kosten zu senken, wo es nötig ist, und die Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens zu verbessern.

1. Unterstützung multipler Gesellschaften und Währungen

Bei Payhawk können Sie das Cashflow-Management über verschiedene Gesellschaften und Währungen hinweg verbessern, indem Sie das Group Dashboard verwenden, um die verfügbaren Mittel gegenüber den geplanten Ausgaben zu visualisieren. Sie erhalten außerdem zeitnahe Warnungen über niedrige Salden in allen Gesellschaften und Währungen, sodass Sie schnell handeln können, wenn die Mittel fast aufgebraucht sind.

2. Skalierbarkeit und Flexibilität

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie neue Gesellschaften eröffnen, brauchen Sie eine Software, die mitwächst und das Hinzufügen neuer Gesellschaften schnell und einfach ermöglicht. Wenn Sie neue Teammitglieder einstellen, muss Ihre Software mitwachsen und Ihnen ermöglichen, angepasste Genehmigungs-Workflows um Ihre komplexen Organisationsstrukturen herum aufzubauen.

3. Ausgabentransparenz und -kontrolle

Es ist schwierig, mehrere Gesellschaften kompetent zu verwalten, wenn man die Ausgaben des Unternehmens nicht genau im Griff hat. Was Ihr Team ausgibt, wer es ausgibt und wofür, lässt sich nicht mehr nachvollziehen. Suchen Sie nach einer Lösung für das Ausgabenmanagement, die Ihnen die Kontrolle gibt und gleichzeitig Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Ausgaben zu tätigen, ohne dabei die Verantwortung zu verlieren.

4. Marktführende Integrationen

Daten werden isoliert und unzuverlässig, wenn Ihre Firmenkarten, Ihr Ausgabenmanagement und Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware nicht miteinander kommunizieren. Deshalb brauchen Sie eine Technologie, die sich nahtlos integrieren lässt, Daten vereinheitlicht und eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Finanzdaten schafft.

5. Hinzufügen und Entfernen von Mitarbeitern im Bulk

Bei der Verwaltung von Finanzen über mehrere Gesellschaften hinweg können ohne die richtige Software Fehler passieren. Sie vergessen zum Beispiel, einen ehemaligen Mitarbeiter zu entfernen, und dieser hat weiterhin Zugriff auf sensible Finanzdaten. Für diese Art von Fehlern gibt es keinen Platz. Aber mit einer Funktion zum massenhaften Hinzufügen und Entfernen von Daten werden Sie nie wieder einen Fehler machen (und Sie werden auch das Onboarding einfacher machen).

6. Möglichkeit zur Standardisierung von Prozessen

Eine Software, die die Erstellung von Verkaufsrechnungen und Bestellungen automatisiert, minimiert menschliche Fehler und hilft Ihnen, diese Prozesse in allen Ihren Gesellschaften zu standardisieren. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Materialien sie wofür verwenden. Die Standardisierung dieser Prozesse verbessert auch die Effizienz und Genauigkeit und erhöht die Zufriedenheit der Lieferanten.

Implementierung und Integration

Unsere Software-Implementierung ist unkompliziert und umfasst die anfängliche Einarbeitung und Einrichtung. Während des gesamten Prozesses steht den Kunden ein spezielles Supportteam zur Verfügung, das Fragen beantwortet und ihnen hilft, das neue System in Betrieb zu nehmen, einschließlich einer umfassenden Teamschulung.

Teil des Implementierungsprozesses ist die Integration der aktuellen Systeme, um die Effizienz aller Abläufe zu gewährleisten. Nutzen Sie unsere nahtlosen Buchhaltungsintegrationen, einschließlich Microsoft Dynamics 365 Business Central und NetSuite, um den Monatsabschlussprozess mithilfe von Automatisierung und Echtzeitabstimmung zu optimieren.

Sie können nicht nur ERP-Systeme integrieren. Verknüpfen Sie nahtlos andere Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero sowie die Geschäftsreiselösung TravelPerk, um Kostendaten zu automatisieren und Finanzdaten zu synchronisieren.

Fallstudie zum Multi-Entity-Management: State of Play Hospitality

State of Play Hospitality ist ein Entwickler von technologiegestützten, erlebnisorientierten Freizeitkonzepten mit Sitz in London und New York. Mit vielen Veranstaltungsorten und Niederlassungen in den USA und Großbritannien war es für das Team wichtig, einen einheitlichen Überblick über die Unternehmensausgaben zu erhalten.

Vor dem Einsatz von Payhawk war das Team auf Systeme angewiesen, die nicht mit NetSuite integriert waren, und ihre Kreditorenbuchhaltung war uneinheitlich, was bedeutete, dass sie zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln mussten, was die Produktivität beeinträchtigte.

Dank unserer einzigen globalen Plattform kann das Unternehmen jetzt Firmenkarten, Rechnungen und erstattungsfähige Ausgaben über mehrere Gesellschaften hinweg schnell und einfach verwalten.

David Watson, Group Financial Controller bei State of Play, sagt:

Der Wechsel von den traditionellen Banken zu einem Produkt, das sich direkt in NetSuite integrieren lässt, war ein echter Wendepunkt! Jetzt sparen wir Zeit und treffen bessere Entscheidungen dank der vollständigen Transparenz über unsere Ausgaben für mehrere Gesellschaften.

Fazit

Die Suche nach einer Technologie, die sich nahtlos integrieren lässt, Multi-Entity-Management unterstützt und die Geschäftsabläufe reibungsloser und sichtbarer macht, ist für jedes Unternehmen mit mehreren Geschäftseinheiten unerlässlich.

Wir bei Payhawk sind stolz darauf, eine komplette Lösung für die Verwaltung von Ausgaben mehrerer Unternehmen zu bieten, die die Effizienz verbessert und alle Prozesse im Zusammenhang mit Unternehmensausgaben und Ausgabenmanagement optimiert.

Sie möchten Payhawks Lösung im Detail sehen? Dann buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo!