Cómo optimizar la contabilidad multientidad y gestionar los gastos de empresa de forma más eficiente

El software de contabilidad multientidad te ayuda a simplificar la forma de gestionar e informar sobre las finanzas de varias sucursales, filiales o entidades distintas dentro de tu organización, consolidando los datos financieros, facilitando la elaboración de informes precisos, gestionando las transacciones entre empresas y garantizando el cumplimiento de diversas normativas. También te permite gestionar diferentes divisas y requisitos normativos, proporcionando en última instancia una visión unificada y completa del panorama financiero de la organización.

Gestionar las finanzas de varias entidades puede ser complicado. Pero antes de sumergirte en un software de contabilidad multientidad, debes asegurarte de que puedes registrar con precisión los gastos y categorizarlos para cada local, filial o entidad. Cada entidad es única, y recopilar y mantener datos financieros exactos puede ser todo un reto.

Pero con la tecnología adecuada, que incluye un software de contabilidad multientidad y una solución completa de gestión de gastos, puedes agilizar los procesos de tu empresa mediante la automatización de tareas, un mejor control y visibilidad de los gastos gracias a análisis de datos en tiempo real, y un control estricto del flujo de caja mediante la visualización de las transacciones futuras y los fondos actuales en el mismo panel de control.

Este artículo profundiza en cómo nuestras dos nuevas funcionalidades de gestión multientidad te ayudarán a mejorar aún más la gestión de gastos multientidad:

• Creación de grupos de entidades: Crea grupos de entidades tú mismo en lugar de depender del soporte al cliente y obtén una visión inmediata de los gastos en varias entidades.
• Añade nuevas entidades a los grupos existentes: ¿Has olvidado añadir una entidad o abrir una nueva? No te preocupes. Puedes añadirla fácilmente a un grupo existente más adelante.

Cinco grandes ventajas de nuestro software de gestión de gastos de empresa

Nuestro software de gestión de gastos de empresa está en constante evolución. Introducimos regularmente nuevas funcionalidades para mejorar tu experiencia en la gestión multientidad, desde la optimización de los procesos hasta el control del flujo de caja. A continuación te presentamos algunas de las ventajas que te ofrece nuestro software multientidad.

#1: Visión única del gasto

Visualiza todos los gastos futuros y los fondos disponibles en tiempo real y filtra la vista por equipo, entidad o individuo para ver quién está gastando y en qué. Nuestro panel de control de Grupo centraliza la información de los gastos y el flujo de caja de todas tus entidades en un solo lugar. De este modo, puedes detectar patrones de gasto y tomar decisiones basadas en datos precisos para mejorar el control del gasto de tu organización.

#2: Control del flujo de caja y alertas en tiempo real

Obtén una visión global de los gastos de la entidad a través del panel de control de Grupo para mejorar el control de la tesorería a nivel de grupo. Las alertas en tiempo real te avisan cuando los saldos bancarios son bajos para que puedas recargarlos antes de que interrumpan las operaciones de la empresa.

#3: Proceso de gastos más ágil

Unifica los procesos de gastos en todas las entidades para agilizar todo el proceso de elaboración de informes. Crea y aplica configuraciones de gastos y secuencias de aprobación a nivel de grupo para varias entidades con el fin de simplificar el seguimiento y la gestión de todos los gastos a gran escala desde un único sistema. Además, tienes la opción de generar informes automáticos para optimizar la automatización de las finanzas.

#4: Mayor seguridad y control

Añade nuevos empleados o elimínalos rápidamente del sistema de gestión de gastos en varias entidades. Esto disminuye el riesgo de dejar exempleados en el sistema, lo que podría crear brechas de seguridad y de datos. Esta y muchas otras características de seguridad se añaden constantemente a nuestro sistema de gestión de gastos.

#5: Soporte multientidad

Nuestro equipo de expertos está disponible las 24 horas del día, todos los días de la semana, para apoyarte en todo lo que necesites: tanto si tienes problemas con la sincronización de datos como si tus empleados necesitan ayuda para la presentación digital de los gastos.

Dos nuevas funcionalidades de gestión multientidad para agilizar los flujos de aprobación

Nuestras dos últimas funcionalidades permiten a los clientes crear grupos de entidades, lo que les da pleno control sobre la gestión multientidad.
Esto significa que puedes obtener visibilidad financiera y desglosar tus flujos de caja de forma más eficiente sin necesidad de ponerte en contacto con el equipo de atención al cliente. Estas nuevas funcionalidades también proporcionan la visibilidad necesaria para asignar y utilizar los fondos disponibles y ver los próximos gastos de cada entidad de tu grupo.

Crear un grupo de entidades

Ahora los clientes pueden crear grupos de entidades por sí mismos, en lugar de depender de nuestro equipo de atención al cliente. Esto hace que la creación de grupos sea más fácil y rápida para los administradores financieros.
Acceder a toda esta información desde un único panel de control de Grupo facilita la planificación de todo el grupo. Para crear un grupo nuevo, basta que sigas estos pasos:

Paso #1: Navega a una página de descripción general de la entidad después de iniciar sesión en el portal de Payhawk.

Desde aquí, selecciona «Registrar un grupo nuevo» en el menú desplegable:

Paso #2: Crea o modifica un grupo

Asigna un nombre a tu nuevo grupo, selecciona el país de la entidad matriz y la moneda consolidada, y pulsa «Guardar». Ahora solo tienes que seleccionar las entidades que quieres incluir en tu nuevo grupo:

¡Ya está! Ahora puedes ver todas las entidades seleccionadas dentro de ese panel de control de Grupo.

Añadir entidades a un grupo desde la vista de administrador

Es posible que quieras añadir entidades existentes a tu nuevo grupo: ahora puedes hacerlo con nuestra última funcionalidad. Supongamos que has creado un nuevo grupo para ver todas las entidades europeas, pero has olvidado añadir tu sucursal italiana. Puedes añadir entidades a tu grupo de modo retroactivo siempre que quieras.

Añadir entidades existentes a un grupo es fácil:

1. Desde las opciones de configuración de tu grupo, abre la página «Entidades», donde se listan todas las entidades de tu grupo.
2. Tras seleccionar «Añadir entidad», aparecerá una pequeña ventana con una lista de todas las entidades de las que formas parte, pero que aún no están en este grupo.
3. Simplemente, marca o desmarca las entidades que quieres añadir a tu grupo y haz clic en «Añadir al grupo».

Seis aspectos que deben tenerse en cuenta al elegir un software de gestión de gastos que admita la gestión de multientidad

Elegir el software adecuado puede llevar tiempo y esfuerzo. Con tantas opciones en el mercado, ¿cómo saber cuáles seleccionar? Necesitas un software con valiosas funciones multientidad que te ayuden a ahorrar tiempo, reducir costes cuando sea necesario y mejorar la gestión de tus operaciones financieras.

1. Soporte de divisas multientidad

En Payhawk, puedes mejorar la gestión del flujo de caja en varias entidades y monedas utilizando el panel de control de Grupo para ver una comparativa entre los fondos disponibles y los gastos previstos. También recibirás avisos puntuales de saldos bajos en todas las entidades y divisas, lo que te permitirá actuar con rapidez cuando los fondos estén a punto de agotarse.

2. Escalabilidad y flexibilidad

A medida que tu organización crece y abre nuevas entidades, necesitas un software que crezca contigo y facilite la incorporación de nuevas entidades de forma rápida y sencilla. Si contratas a nuevos miembros del equipo a gran escala, tu software debe seguirte el ritmo, permitiéndote crear flujos de aprobación personalizados en torno a tus complejas estructuras organizativas.

3. Visibilidad y control del gasto

Resulta difícil gestionar de forma competente múltiples entidades sin tener un control estricto del gasto de la empresa. Lo que gasta tu equipo, quién lo gasta y en qué se convierte en algo imposible de seguir. Busca una solución de gestión de gastos que te dé el control y, al mismo tiempo, autoriza a tus empleados a gastar, pero con responsabilidad.

4. Integraciones nativas líderes del mercado

Los datos se fragmentan y pierden fiabilidad si tus tarjetas corporativas, la gestión de gastos y los sistemas de software ERP o de contabilidad no se comunican entre sí. Por eso necesitas una pila tecnológica que se integre a la perfección, unifique los datos y genere una única fuente de verdad para todo lo que concierne a las finanzas.

5. Añadir y eliminar empleados de forma masiva

Gestionar las finanzas de varias entidades puede dar lugar a errores si no se cuenta con el software adecuado. Por ejemplo, podrías olvidarte de dar de baja a un exempleado y correr el riesgo de que acceda a datos financieros confidenciales. Payhawk incluye una funcionalidad para añadir y eliminar empleados en bloque, con la que dejarás de cometer este tipo de errores (y que, además, facilita la incorporación de nuevos empleados).

6. Capacidad para estandarizar procesos

Encontrar un software que automatice tus procesos de creación de facturas de venta y órdenes de compra minimiza los errores humanos y te ayuda a unificarlos en todas tus entidades. Esto significa que los empleados saben lo que se espera de ellos y con qué fin utilizan cada uno de los suministros. La estandarización de estos procesos también mejora la eficacia y la precisión, al tiempo que aumenta la satisfacción de los proveedores.

Implementación e integración

La implementación de nuestro software es sencilla e incluye la integración y la configuración iniciales. A lo largo del proceso, los clientes cuentan con el apoyo de un miembro de nuestro equipo de soporte, que responde a sus preguntas y les ayuda a familiarizarse con el nuevo sistema, además de ofrecerles una completa formación para todo el equipo.

Parte del proceso de implementación consiste en integrar tus sistemas actuales para garantizar la eficacia en todas las operaciones. Utiliza nuestras integraciones nativas contables, como Microsoft Dynamics 365 Business Central y NetSuite, para agilizar el proceso de cierre de fin de mes con la ayuda de la automatización y la conciliación en tiempo real.

Además de tu sistema ERP, también puedes vincular sin problemas otros programas de contabilidad como QuickBooks y Xero, y la solución de viajes de empresa TravelPerk para automatizar los datos de gastos y sincronizar los datos financieros.

Nuestro cliente State of Play Hospitality opta por la gestión multientidad

State of Play Hospitality, creadora de conceptos de ocio experiencial mejorados con tecnología, tiene su sede en Londres y Nueva York. Con muchos locales y entidades tanto en EE. UU. como en el Reino Unido, era importante para el equipo conseguir una visión unificada del gasto de la empresa.

Antes de utilizar Payhawk, el equipo dependía de sistemas que no se integraban con NetSuite, y sus cuentas por pagar estaban desarticuladas, lo que significaba tener que ir y venir entre herramientas, obstaculizando la productividad.

Gracias a nuestra plataforma global única, ahora la empresa puede gestionar las tarjetas corporativas, las facturas y los gastos reembolsables en varias entidades de forma rápida y sencilla.

David Watson, director financiero del Grupo State of Play, afirma:

«Retirar las transacciones de tarjetas de crédito corporativas de los bancos tradicionales y pasarlas a un producto que se integra directamente con NetSuite fue un gran cambio. Ahora ahorramos tiempo y tomamos mejores decisiones gracias a la visibilidad completa de nuestro gasto en todas las entidades».

Conclusión

Encontrar una pila tecnológica que se integre a la perfección, admita la gestión multientidad y haga que las operaciones empresariales sean más fluidas y visibles es esencial para cualquier organización multientidad.

En Payhawk, nos enorgullecemos de ofrecer una solución completa de gestión de gastos multientidad que mejora la eficiencia y agiliza todos los procesos asociados con el gasto de la empresa y la gestión de gastos.

Desde la elaboración de informes ESG hasta la gestión de gastos, nos esforzamos constantemente por ser el mejor socio financiero digital para las empresas con varias entidades. Si quieres saber más, programa una demo.