22 jun 2023
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Estandarizar los procesos de gestión de gastos

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Resumen

Para que un negocio prospere, es esencial disponer de la información de gestión correcta, ya que podrá fundamentar a partir de ella la toma de decisiones. Sin embargo, las distintas formas de gestionar las categorías, los flujos y los campos de gasto de las distintas entidades pueden dificultar el proceso de gestión. Muchas empresas intentan atajar el problema estandarizando el sistema de gastos de las entidades para que puedan informar fácilmente de cualquier dato relevante. A continuación te explicamos cómo.

Los datos de gasto son un elemento clave que permite comprender los gastos de una empresa y medir su rendimiento. Generar informes y analizar datos con facilidad es decisivo para prever los gastos futuros, tomar decisiones fundamentadas y gestionar los recursos de toda la organización.

El problema en las empresas internacionales surge cuando las distintas entidades emplean procesos y sistemas diferentes (como suele ocurrir). Por ejemplo, es posible que las entidades de una empresa no utilicen el mismo software de contabilidad o las mismas herramientas de gestión financiera.

La estandarización ayuda a reducir drásticamente estas complejidades al permitir a todas las entidades presentar informes basados en el mismo conjunto de parámetros. Esto es especialmente importante en el caso de las empresas con filiales o sucursales en distintos países, donde las leyes y normativas locales pueden requerir información adicional. Al estandarizar la forma de gestionar las empresas multientidad, disminuye la cantidad de recursos necesarios para gestionarlas y mejora el rendimiento general.

Controla la gestión de gastos de múltiples entidades

¿Por qué es importante estandarizar la gestión multi-entidad?

La estandarización es fundamental para gestionar las relaciones entre las distintas entidades que componen una empresa, pues garantiza que todas las partes utilicen unos procesos prácticamente idénticos y compartan unas expectativas similares, minimizando así la confusión, la fricción y los conflictos. Además, estandarizar los procesos permite a los equipos recopilar sistemáticamente los datos de gasto clave para limitar los errores y aumentar el rendimiento al máximo. La estandarización de las categorías y los campos de gasto entre entidades puede aportar varias ventajas, como por ejemplo:

Conformidad normativa: la estandarización (incluidos los flujos de aprobación, la congelación de tarjetas, etc.) garantiza que los empleados presenten los gastos de acuerdo con las políticas y normas de la empresa, reduciendo así el riesgo de cometer errores y fraudes.

Coherencia y consistencia: los equipos financieros y los empleados de todas las entidades pueden acceder a los mismos datos obtenidos de la misma manera, lo que facilita una presentación precisa de los datos de gasto.

Eficacia: no es preciso configurar los parámetros de gasto individualmente para cada entidad, con lo que se evitan las tareas repetitivas.

Generación de informes: con todo el proceso de gasto estandarizado, las empresas pueden generar datos de gasto precisos y útiles que contribuyan a la toma de decisiones y al aumento de la eficacia de la empresa.

Control y gestión de los gastos y la liquidez a gran escala

Nuestro sistema de gestión multi-entidad permite a los equipos financieros controlar y gestionar fácilmente los gastos y la liquidez a gran escala de cientos o miles de empleados, en varias entidades y en varios países. Los responsables financieros pueden establecer flujos de aprobación, realizar un seguimiento de las transacciones y comprender el gasto en todas las filiales con facilidad. También hace posible que los equipos financieros colaboren en proyectos desde cualquier lugar a partir de datos en tiempo real de toda la organización.

La visibilidad total de los gastos en todas las entidades te permite identificar oportunidades para reducir los costes, gestionar el flujo de caja de forma eficaz, así como agilizar los procesos a fin de optimizar tu estrategia global de gestión de gastos.

Creación de flujos de aprobación a nivel de grupo para su implantación en todas las entidades

Con las nuevas funciones de gestión multi-entidad de Payhawk, puedes estandarizar los procesos creando flujos de aprobación a nivel de grupo e implementarlos en las distintas entidades de tu empresa. Además, puedes personalizarlos siempre que sea necesario para satisfacer las demandas de las distintas entidades, como por ejemplo adaptar los responsables de aprobación de gastos específicos.

Además, puedes gestionar los flujos de aprobación de grupo desde una misma pantalla, ver en qué entidades se han implantado flujos de aprobación de grupo y editarlos fácilmente antes de implementarlos en todas las entidades si fuera necesario.

Presentación puntual de los gastos y cierre de mes más rápido

Facilita que los empleados presenten a tiempo los gastos pertinentes. Con una solución centralizada, puedes gestionar todos los aspectos relacionados con los gastos de los empleados para que les resulte sencillo poner en práctica los procesos, todo ello sin tener que sortear obstáculos o perder tiempo intentando encontrar la solución por su cuenta. La curva de aprendizaje de la aplicación de Payhawk es mínima ya que nuestra interfaz es realmente intuitiva.

Los empleados pueden presentar gastos desde el ordenador o el móvil, incluso durante los desplazamientos. La recolección de datos de gasto es rápida y sencilla gracias, por un lado, a la app y el portal de uso intuitivo y, por otro, a la tecnología OCR, que permite recopilar recibos y automatizar los procesos de la precontabilidad.

Podrás incluso cerrar el año con mayor rapidez. Con nuestra herramienta de gestión de gastos multi-entidad podrás cerrar el ejercicio fiscal en menos tiempo, ya que te proporciona visibilidad de los gastos de los empleados y una conciliación eficaz en tiempo real.

Resumen

La gestión multi-entidad simplifica los gastos al permitir a las empresas centralizar y estandarizar los procesos con toda facilidad. Esto simplifica el seguimiento del gasto de forma generalizada y reduce la necesidad de comprobar los datos sobre gastos, pues se recogen correctamente en toda la empresa desde el principio.

Estandarizar la presentación de gastos con la gestión multientidad es esencial para alcanzar un máximo de eficiencia y ayuda a las empresas a agilizar la generación de informes y a mejorar la visibilidad sobre los gastos.
Con un sistema de gestión de gastos multi-entidad todo en uno adecuado, las empresas pueden aumentar la precisión y eficacia de los datos, mejorar el cumplimiento de los gastos por parte de los empleados, controlar los gastos de manera óptima y ahorrar una gran cantidad de tiempo.

Descubre las ventajas que ofrece a tu equipo financiero nuestro sistema de gestión de gastos multientidad. Programa una demo hoy mismo.

Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
Trish Toovey
Senior Content Manager
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Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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