Normalisation comptable : comment bien gérer ses notes de frais sur plusieurs entités

L’informatique de gestion est un élément essentiel pour mieux comprendre les dépenses et mesurer les performances d’une entreprise. Afin de planifier les dépenses futures, de prendre des décisions éclairées et de gérer les ressources de l’ensemble de votre entreprise, vous devez vous assurer de pouvoir facilement établir des rapports et analyser les données.

Pourtant, de nombreuses entreprises internationales peuvent rencontrer des difficultés lorsque leurs entités s’appuient sur des processus et des systèmes différents (ce qui est souvent le cas). En effet, il n’est pas rare que différentes entités d’une même entreprise utilisent des logiciels de comptabilité ou des outils de gestion financière distincts.

La normalisation réduit considérablement ces difficultés en permettant à toutes les entités d’observer les mêmes indicateurs. En effet, si votre entreprise possède des filiales ou des succursales dans différents pays, vous devrez peut-être fournir des rapports supplémentaires conformes aux lois et réglementations locales. En normalisant la gestion de votre entreprise multi-entités, vous pouvez réduire le nombre de ressources nécessaires et gagner en efficacité.

Pourquoi la normalisation est-elle si importante pour une entreprise disposant de plusieurs entités ?

La normalisation permet de veiller à ce que toutes les parties utilisent des processus standards et aient des attentes similaires, afin d’éviter toute confusion et tout conflit.
Normaliser ses processus, c’est aussi collecter systématiquement des données pertinentes pour réduire les erreurs et améliorer les performances.
La normalisation des types et des catégories de dépenses à travers l’ensemble des entités d’une entreprise offre un certain nombre d'avantages :

Conformité : grâce à la normalisation (y compris des workflows d'approbation, des gels des cartes etc.), vos salariés sont en mesure de soumettre des dépenses conformes aux politiques et réglementations de l'entreprise, ce qui réduit les risques d'erreur et de fraude.

Cohérence : les équipes financières et le personnel de toutes les entités ont accès aux mêmes types et catégories de dépenses pour des notes de frais envoyées sans erreur et dans les délais.

Efficicacité : vous n'avez pas besoin de configurer les paramètres de dépenses pour chaque entité.

Rapports : en utilisant des types et des catégories de dépenses standardisés, les entreprises peuvent générer des données précises et pertinentes afin de prendre des décisions éclairées et d’améliorer leur efficacité opérationnelle.

Contrôler les dépenses et la trésorerie à grande échelle

Nos fonctionnalités de gestion multi-entités permettent aux équipes financières de contrôler et de gérer les dépenses et la trésorerie à grande échelle pour des centaines ou milliers de salariés répartis dans plusieurs entités. Ainsi, les responsables financiers peuvent facilement mettre en place des workflows, suivre les transactions et avoir un aperçu des dépenses de leurs filiales. Vos équipes financières peuvent également collaborer sur des projets où qu'elles se trouvent, en utilisant des données provenant de l’ensemble de votre entreprise, en temps réel.

Grâce à une vue d'ensemble des dépenses de toutes vos entités, vous pouvez déterminer où effectuer des économies, améliorer la gestion des flux de trésorerie et rationaliser les processus afin d'optimiser votre stratégie globale de gestion des dépenses.

Créer des workflows au niveau du groupe pour les appliquer à toutes les entités

Les nouvelles fonctionnalités de gestion multi-entités de Payhawk vous permettent de normaliser vos processus de gestion multi-entités en élaborant des workflows au niveau du groupe et en les appliquant ensuite aux différentes entités de votre entreprise. Vous pouvez également les personnaliser pour répondre aux besoins des différentes entités, en définissant par exemple des approbations pour des dépenses spécifiques.

De plus, vous pouvez gérer vos workflows de groupe à partir d'une vue unique, voir à quelles entités ils ont été appliqués et les modifier facilement avant de les étendre à toutes les entités, le cas échéant.

Soumettre les dépenses à temps et clôturer le mois plus rapidement

Permettez à vos salariés de soumettre facilement des dépenses conformes dans les délais impartis. Avec une solution centralisée, gérez tous les aspects des dépenses de vos collaborateurs pour qu’ils puissent suivre vos processus sans difficultés ni recherches fastidieuses.

Les salariés peuvent soumettre leurs dépenses à partir de leur ordinateur portable ou leur smartphone, même en déplacement. Grâce à notre application et notre technologie OCR de pointe pour la capture des reçus et des informations comptables, la capture des données relatives aux dépenses est facile et rapide.

La clôture comptable de fin d’année est également optimisée. En effet, notre outil de gestion des dépenses multi-entités vous permet de clôturer l'exercice financier plus rapidement, car il propose un aperçu des dépenses globales et un rapprochement bancaire en temps réel.

Ce qu'il faut retenir

La gestion multi-entités simplifie les dépenses des entreprises en leur permettant de centraliser et de normaliser leurs processus.

Un bon système de gestion des dépenses multi-entités tout-en-un aide les entreprises à optimiser la précision et l’efficacité de leurs données, à faire respecter les règles en matière de dépenses, à mieux contrôler leurs notes de frais et à gagner beaucoup de temps.

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