Standaardisatie: Zo bouw je efficiënte uitgaven -processen voor verschillende entiteiten

Managementinformatie (MI) is belangrijk als je de bedrijfsuitgaven goed wilt begrijpen en de bedrijfsprestaties wilt meten. Om toekomstige uitgaven te voorspellen, geïnformeerde beslissingen te nemen en middelen over de gehele organisatie te beheren, is het van cruciaal belang dat je gegevens gemakkelijk kunt rapporteren en analyseren.

Bij internationale bedrijven ontstaan er problemen met MI wanneer verschillende entiteiten verschillende processen en systemen handhaven (zoals vaak het geval is). De verschillende entiteiten van een bedrijf kunnen bijvoorbeeld verschillende boekhoudsoftware of tools voor financiële transacties gebruiken.

Standaardisatie kan deze complexiteit enorm stroomlijnen door alle entiteiten over dezelfde maatstaven te laten rapporteren. Dit is in het bijzonder belangrijk wanneer je dochterondernemingen of filialen in verschillende landen hebt, waar de plaatselijke wetten en regelgeving aanvullende rapportage kunnen vereisen. Door te standaardiseren hoe je je bedrijven met meerdere entiteiten beheert, kun je de middelen die voor dat beheer nodig zijn terugbrengen en de algehele prestaties verbeteren.

Waarom is standaardiseren belangrijk bij multi-entity management?

Standaardisatie is van kritiek belang bij het beheer van de relaties tussen de verschillende entiteiten die samen een bedrijf vormen. Het garandeert dat alle partijen volgens standaardprocedures werken en vergelijkbare verwachtingen hebben, zodat verwarring en conflicten tot het minimum kunnen worden teruggebracht. Daarnaast zorgen gestandaardiseerde processen dat je team kritieke MI op een consistente manier kan vastleggen, om het aantal fouten te verminderen en topprestaties te stimuleren. Het standaardiseren van uitgaventypes en -velden voor verschillende entiteiten kan verschillende voordelen opleveren, zoals:

Naleving: Standaardisatie (van bijvoorbeeld goedkeuringsprocedures, het bevriezen van kaarten en meer) zorgt ervoor dat werknemers uitgaven kunnen declareren op een manier die voldoet aan het bedrijfsbeleid en de regelgeving, waardoor het risico op fouten en fraude verminderd wordt.

Consistentie: Financiële teams en werknemers bij alle entiteiten krijgen toegang tot dezelfde uitgaventypes en -velden, waardoor het makkelijker wordt om uitgaven nauwkeurig en op tijd te declareren.

Efficiëntie: Geen dubbel werk meer omdat de uitgaveninstellingen niet langer voor iedere entiteit apart hoeven te worden geconfigureerd

Rapportage: Met gestandaardiseerde uitgaventypes en -velden kunnen bedrijven nauwkeurige en relevante MI genereren, om de besluitvorming te informeren en de bedrijfsvoering efficiënter te laten verlopen.

Uitgaven en liquiditeit op schaal controleren en beheren

Onze functionaliteit voor multi-entity management maakt het gemakkelijk voor financiële teams om hun liquiditeit en uitgaven op schaal te controleren en beheren voor honderden of zelfs duizenden werknemers en meerdere entiteiten. Financiële leiders kunnen met gemak procedures instellen, transacties bijhouden en inzicht krijgen in de uitgaven van alle dochterondernemingen. Je financiële teams kunnen er ook overal mee samenwerken aan projecten, op basis van realtime gegevens uit je hele organisatie.

Met volledig inzicht in de uitgaven van alle entiteiten kun je mogelijkheden aanwijzen om kosten te verminderen, je cashflow beter te beheren en processen te stroomlijnen, zodat je je hele kostenbeheerstrategie kunt optimaliseren.

Bouw procedures op groepsniveau en pas ze toe op alle entiteiten

Met de nieuwe functies voor multi-entity management van Payhawk kun je je multi-entity managementprocessen standaardiseren door procedures te bouwen op groepsniveau en ze vervolgens toe te passen op de verschillende entiteiten van je bedrijf. En je kunt, als dat nodig is, nog steeds aanpassingen maken om te voldoen aan de behoeften van verschillende entiteiten, zoals specifieke goedkeurders voor uitgaven.

Daarnaast kun je je groepsprocedures vanuit één overzicht beheren, kun je zien op welke entiteiten de groepsprocedures zijn toegepast en kun je procedures eenvoudig bewerken voordat je ze, indien nodig, op alle entiteiten toepast.

Declareer uitgaven op tijd en sluit de maand sneller af

Maak het werknemers gemakkelijk om op tijd conforme declaraties in te dienen. Met een gecentraliseerde oplossing kun je alle aspecten van werknemersuitgaven beheren, zodat het eenvoudig is voor werknemers om je processen te volgen, zonder daarbij door hoepels te hoeven springen of uren te verspillen omdat ze het proces proberen uit te vogelen.

Werknemers kunnen declaraties indienen vanaf hun laptops en telefoons, zelfs onderweg. Met onze gebruiksvriendelijke app en portal en toonaangevende OCR-technologie voor het vastleggen van bonnetjes en boekhoudkundige informatie gaat het vastleggen van uitgavengegevens gemakkelijk en snel.

Je kunt zelfs het jaar sneller afsluiten. Met onze multi-entity kostenbeheertool kun je het boekjaar sneller afsluiten, omdat de tool inzicht in werknemersuitgaven en efficiënte realtime reconciliatie levert.

Belangrijkste conclusies

Multi-entity management vereenvoudigt uitgaven door bedrijven de mogelijkheid te geven processen gemakkelijk te centraliseren en standaardiseren. Met multi-entity management is het gemakkelijker om uitgaven over het hele bedrijf bij te houden en hoef je minder achter je uitgavengegevens aan te lopen, omdat ze nu meteen nauwkeurig worden vastgelegd, in het hele bedrijf.

De standaardisatie van onkostendeclaraties met multi-entity management is van kritiek belang om de hoogste efficiëntie te bereiken en helpt bedrijven om hun rapporten te stroomlijnen en betere zichtbaarheid te krijgen op uitgaven.
Het juiste alles-in-één multi-entity uitgavenbeheersysteem levert bedrijven nauwkeurigere en efficiëntere gegevens, meer conforme werknemersuitgaven en betere uitgavencontroles op. Ze besparen ook veel tijd.

Lees hoe jouw financiële team kan profiteren van de kracht van ons multi-entity kostenbeheersysteem. Boek vandaag nog een demo.