Eenvoudig multi-entity management voor beter inzicht in uitgaven en administratie

Heeft jouw bedrijf (net zoals de meeste grote organisaties) zakelijke uitgavengegevens verspreid over meerdere locaties en systemen? Dan is het tijd om deze gegevens te consolideren in één gebruiksvriendelijke en overzichtelijke oplossing. Misschien wil je meer gedetailleerde inzichten. Of betere controle over de cashflow en hoe uitgaven worden geclassificeerd, beheerd en geanalyseerd.

Wat de aanleiding ook is: het is belangrijk om één duidelijk beeld te hebben van uitgaven over meerdere entiteiten en één centrale plek om deze te beheren.

Waarom is een duidelijk inzicht in uitgaven belangrijk voor grote bedrijven?

De voordelen van duidelijk inzicht in uitgaven liggen voor de hand. Het belangrijkste voordeel is dat jij en je financiële team de uitgaven van jouw groep op één plek kunnen bekijken. Zo kun je snel en gemakkelijk de grootste besteders per team en entiteit controleren, van betalingen en facturen tot abonnementen, zonder dat je van scherm hoeft te wisselen.

Maar er zijn natuurlijk ook uitdagingen. De meeste grote bedrijven willen hun inzicht in uitgaven wel verbeteren, maar weten vaak niet waar ze moeten beginnen omdat ze worden belemmerd door verouderde tools. Als je nog geen toekomstgericht systeem voor uitgavenbeheer hebt opgezet, zijn hier enkele van de meest voorkomende problemen:

• Gebrek aan samenwerking: Dit komt meestal tot uiting in silo's, waarbij elke afdeling of functiegebied zijn eigen individuele uitgaventool gebruikt om kosten bij te houden (denk aan Excel-spreadsheets). Deze aanpak leidt tot losse gegevens die geen holistisch beeld bieden van de financiën of uitgavenactiviteit van jouw bedrijf. Omdat er geen gedeeld platform is voor alle afdelingen, is het moeilijker om rapporten te maken die inzicht geven in de uitgaven van verschillende gebieden of teams, zoals marketing versus onderzoek. Dit kan het vergelijken van cijfers tussen verschillende groepen binnen de organisatie bemoeilijken.
• Schaal: Grote bedrijven hebben veel werknemers en dus ook veel uitgaven. Met duizenden werknemers op meerdere locaties kan het lastig zijn om bij te houden wie wat uitgeeft en waar dat gebeurt.
• Nauwkeurige rapportage: Naast inzicht in uitgaven is het ook belangrijk om nauwkeurige rapporten te maken. Dat is vooral een uitdaging voor grote bedrijven met veel werknemers die op verschillende locaties declaraties indienen. Een goed systeem is dan essentieel om verzoeken te controleren en pas tot uitbetaling over te gaan als alles klopt.

Multi-entity uitgavenbeheer: het grote geheel in één oogopslag

Multi-entity management geeft je meer grip op wereldwijde zakelijke uitgaven door uitgaven van verschillende entiteiten bij te houden. Het geeft je meer controle over leverancierbeheer, helpt valkuilen zoals dubbele betalingen of late facturen te vermijden en geeft realtime inzicht in elke transactie.

Multi-entity management helpt ook om het inzicht in de uitgaven over meerdere entiteiten te optimaliseren. Payhawks functie voor multi-entity management omvat een overzichtelijk Group Dashboard, waarop je alle uitgaven van je groep in één oogopslag kunt zien. Je kunt declaraties, facturen, betalingen met zakelijke betaalkaarten, abonnementen en meer op één centrale locatie bekijken zonder van scherm te hoeven wisselen.

Beheers de kasstroom en versnel de maandafsluiting

Zonder een eenduidig overzicht van alle uitgaven kan het kasstroombeheer snel uit de hand lopen. Voordat multi-entity management bestond, hadden bedrijven hulp nodig om te zien wat ze hadden uitgegeven en waar, en moesten ze op inefficiënte wijze tussen verschillende tools of schermen wisselen om de meest recente informatie te bekijken.

Met onze functies voor multi-entity management heb je niet alleen een duidelijk overzicht van uitgaven, maar kun je ook tijd besparen met bruikbare inzichten en taken zodat alles op rolletjes blijft lopen. Dit is wat je krijgt:

• Een melding bij een laag saldo (voor alle valuta's en entiteiten)
• Een duidelijk overzicht van aankomende uitgaven en huidige middelen
• Informatie over welke taken nog moeten worden uitgevoerd, bijv. onvoltooide goedkeuringen, ontbrekende bonnetjes
• Automatisch opsporen van bonnetjes (je hoeft dus niet langer te wachten tot de maandafsluiting)

Bovendien hoeven entiteiten geen facturen te delen, leningen tussen filialen te verstrekken of met elkaar te handelen. Je kunt namelijk de cashflow van alle entiteiten op één centrale plek beheren, zodat elke entiteit voldoende middelen heeft.

Bespaar tijd op groepsadministratie

Ben je te veel tijd kwijt aan het updaten van systemen om groepsuitgavenbeheer te ondersteunen? Bespaar tijd en moeite met onze Group Employee Module, zodat je je kunt richten op meer strategische taken die de omzet vergroten.

Met deze module kun je gemakkelijk het aantal gebruikers en medewerkers controleren en ze in één keer uitnodigen, zodat je ze niet handmatig hoeft toe te voegen.

Door teammanagers en goedkeurders op groepsniveau toe te voegen, kun je ervoor zorgen dat de goedkeuringsprocedures van elke entiteit correct worden opgebouwd volgens het uitgavenbeleid. Veranderingen binnen het team of management? Je kunt eenvoudig teams op groepsniveau bewerken of verwijderen en zelfs dezelfde manager uitnodigen voor alle entiteiten, zodat je niet steeds dezelfde handeling hoeft uit te voeren.

Wil je de leiding geven aan een Group Financial Controller? Je kunt Group Admins toewijzen aan het team om ervoor te zorgen dat het juiste teamlid toezicht en controle heeft over alle entiteiten.

Ontdek de kracht van het Group Dashboard

Als je organisatie meerdere entiteiten heeft, kun je deze nu gemakkelijk vanaf één platform beheren. Of je nu uitgaven van verschillende teams of entiteiten moet bekijken: met onze multi-entity managementfunctie, inclusief het krachtige Group Dashboard, zie je alles op één plek.

Het Group Dashboard laat de grootste uitgavenposten en entiteiten die het meeste uitgeven zien, wat het makkelijk maakt om de meest actieve teams of individuen en waar ze hun geld aan uitgeven, te identificeren. Je kunt ook het totale uitgavenbedrag van alle entiteiten zien, waardoor geld besparen en cashflowbeheer gemakkelijk wordt en je de juiste inzichten krijgt om budgetten vast te stellen en beleid bij te werken.

Met de handige zoekfunctie kun je alle gegevens van de groep snel filteren op entiteitsnaam, zodat je alleen ziet wat belangrijk is.

Besteed tijd en geld nuttig

Met multi-entity management kun je de zichtbaarheid van uitgaven verbeteren en tegelijkertijd de cashflow beheersen en bedrijfsprocessen stroomlijnen. Dit kan ook kostenbesparingen opleveren door dubbel werk binnen de organisatie te verminderen.

Multinationale bedrijven hebben vaak meerdere juridische entiteiten, elk met hun eigen werknemers en boekhoudinformatie. Onze uitgavenbeheerfunctie voor meerdere entiteiten helpt bij het beheren van alle entiteiten van je bedrijf en het verbeteren van de algemene uitgavenzichtbaarheid. Niet alleen krijg je toegang tot uitgavendata op groepsniveau, maar je kunt ook zakelijke betaalkaarten uitgeven, kilometers bijhouden, dagvergoedingen aanmaken en voorgeschoten kosten beheren.

Dit zorgt ervoor dat je bedrijf soepel kan blijven draaien, terwijl je de uitgaven wereldwijd gemakkelijk kunt beheren en de zichtbaarheid en dus cashflow kunt verbeteren. Boek vandaag nog een demo om het zelf te ervaren..