Dank Multi-Entity-Management zur globalen Ausgabenkontrolle

Wenn Sie, wie die meisten großen Unternehmen, über Ausgabendaten verfügen, die über mehrere Standorte in verschiedenen Systemen verteilt sind, möchten Sie wahrscheinlich Ihre Ausgabenverwaltung in einer benutzerfreundlichen Lösung vereinheitlichen. Vielleicht wünschen Sie sich mehr Transparenz und verbesserte Einblicke? Oder möchten Sie den Cashflow besser kontrollieren und wissen, wie Ihre Ausgaben klassifiziert, verwaltet und analysiert werden?

Unabhängig davon, was Sie antreibt, wissen Sie, wie wichtig es ist, einen klaren Überblick über die Ausgaben mehrerer Unternehmen zu haben und sie an einem Ort zu kontrollieren.

Warum ist eine klare Ausgabentransparenz für große Unternehmen wichtig?

Die Vorteile einer klaren Ausgabentransparenz liegen auf der Hand: Sie und Ihr Finanzteam können die Ausgaben Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort einsehen und die wichtigsten Ausgaben kategorisiert nach Team und Einheit überprüfen. Und das ohne den Bildschirm wechseln zu müssen – von Zahlungen und Rechnungen bis hin zu Abonnements.

Aber was ist mit den Herausforderungen? Die meisten großen Unternehmen möchten ihre Ausgabentransparenz verbessern, wissen aber aufgrund zahlreicher veralteter Tools oft nicht, wo sie anfangen sollen. Wenn Sie noch kein zukunftsfähiges System implementiert haben, finden Sie hier ein paar der häufigsten Probleme:

• Mangelnde Kollaboration: Dies äußert sich in der Regel in einem "Silo-Ansatz", bei dem jede Abteilung oder jeder Funktionsbereich über ein eigenes Tool zur Verfolgung der Ausgaben verfügt (z. B. Excel-Tabellen). Dieser Ansatz führt zu unzusammenhängenden Daten, die Ihnen weder einen ganzheitlichen Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens noch über Ihre Ausgabenaktivitäten bieten. Und da es keine einheitliche Plattform für alle Abteilungen gibt, ist es wesentlich schwieriger, Berichte zu erstellen, aus denen hervorgeht, wie viel Geld in den verschiedenen Bereichen oder Teams ausgegeben wird (z. B. Marketing im Vergleich zu Forschung), was den Vergleich von Zahlen zwischen verschiedenen Gruppen innerhalb Ihres Unternehmens erschwert.
• Riesige Datensätze: Eine hohe Zahl an Mitarbeitenden in großen Unternehmen bringt auch ein hohes Volumen an Ausgaben mit sich. Bei der Verwaltung der Ausgaben von Tausenden von Mitarbeitenden an mehreren Standorten ist es oft schwierig, den Überblick über die einzelnen Ausgaben und deren Ursprung zu behalten.
• Genaue Berichterstattung: Zu den Herausforderungen für große Unternehmen gehört neben der Ausgabentransparenz auch eine exakte Berichterstattung. Angesichts der Vielzahl von Mitarbeitenden, die Spesenabrechnungen über mehrere Standorte hinweg einreichen, brauchen Sie ein entsprechendes System zur Überprüfung der Anträge, bevor diese bezahlt werden.

Multi-Entity-Spend Management: The Big Picture an einem zentralen Ort

Mithilfe des Multi-Entity-Managements können Sie die Ausgaben der einzelnen Gruppen über mehrere Einheiten hinweg verfolgen und so die gesamten Geschäftsausgaben effektiver verwalten. Sie erhalten eine bessere Kontrolle über das Lieferantenmanagement, vermeiden gängige Risiken wie doppelte Zahlungen oder überfällige Rechnungen und profitieren von einem Echtzeit-Überblick über alle Transaktionen.

Multi-Entity-Management ermöglicht Ihnen zudem die Optimierung der Ausgabentransparenz über mehrere Einheiten hinweg. Die Funktion zur Verwaltung mehrerer Einheiten von Payhawk umfasst ein leistungsstarkes Gruppen-Dashboard, das Ihnen einen Überblick über alle Ausgaben Ihrer Gruppe verschafft. Sie sehen Erstattungen, Rechnungen, Zahlungen mit Firmenkarten, Abonnements und weitere Angaben, ohne ständig den Bildschirm wechseln zu müssen.

Kontrolle über den Cashflow und ein schneller Monatsabschluss

Ohne einen einheitlichen Überblick über die Ausgaben kann das Cashflow-Management schnell außer Kontrolle geraten. Fehlt es an einer Lösung, gestaltetet sich die Überprüfung der aktuellen Ausgaben durch den Wechsel zwischen verschiedenen Tools oder Bildschirmen als wenig effizient.

Mit unserer Funktion für das Multi-Entity-Management gewinnen Sie nicht nur einen Überblick über Ihre Ausgaben, sondern sparen dank umsetzbarer Erkenntnisse und konkreter Aufgabenzuweisung auch Zeit und bleiben stets auf dem neuesten Stand.

Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

• Warnmeldung bei niedrigem Guthaben (über alle Währungen und Einheiten hinweg)
• Eine klare Übersicht über anstehende Ausgaben und aktuelle Mittel
• Informationen über ausstehende Aufgaben, z. B. über fehlende Belege oder die Anzahl der unvollständigen Genehmigungen
• Automatisierte Einholung von Belegen vor Monatsabschluss

Darüber hinaus entfallen der Austausch von Rechnungen, die Vergabe von Krediten an andere Tochtergesellschaften oder der Handel untereinander, da Sie den Cashflow sämtlicher Einheiten an einem Ort verwalten können. So können Sie sicherstellen, dass jede Einheit über genügend Mittel zur Erfüllung ihrer Aufgaben verfügt.

Zeiteinsparungen bei der Verwaltung von Gruppen

Verbringen Sie einen Großteil Ihrer Zeit mit der Aktualisierung von Systemen, um die Verwaltung von Gruppenausgaben zu gewährleisten? Mit unserem Modul für die Mitarbeitergruppierung sparen Sie Zeit und Arbeitsaufwand und können sich stattdessen auf strategisch wichtigeren Aufgaben zu wenden. Überprüfen Sie mithilfe dieses Moduls die Anzahl Ihrer Nutzer und Mitarbeitenden und laden Sie einzelne Personen in Gruppen ein, anstatt sie manuell einzeln hinzuzufügen.

Ferner können Sie Team-Manager und Verantwortliche für die Ausgabengenehmigung auf Gruppenebene hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Genehmigungsebenen der einzelnen Einheiten gemäß Ihrer Ausgabenrichtlinien korrekt aufgebaut sind. Es gibt Änderungen im Team oder auf der Führungsebene? Sie haben die Möglichkeit, Teams auf Gruppenebene ganz einfach zu bearbeiten oder zu löschen und bei Bedarf sogar denselben Manager zu all Ihren Einheiten einzuladen. So können Sie den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren.

Sie möchten einem Finanzkontrolleur die Kontrolle über die Gruppe übertragen? Sie können dem Team Gruppenadministratoren zuweisen, um dem richtigen Teammitglied einen Überblick und die Kontrolle über alle Ihre Einheiten zu ermöglichen.

Die Vorteile des Gruppen-Dashboards

Sie können jetzt alle Einheiten Ihres Unternehmens aus einer einzigen Plattform verwalten. Unser leistungsfähiges Gruppen-Dashboard ist Teil unseres Angebots zum Multi-Entity-Management und ermöglicht Ihnen den Einblick in alle Ausgaben, geordnet nach Team oder Einheit. Im Gruppen-Dashboard sehen Sie, in welchem Unternehmensbereich die meisten Ausgaben getätigt werden.

Auf diese Weise erkennen Sie schnell, welche Teams oder Einzelpersonen das meiste Geld ausgeben und wofür. Zudem erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtausgaben aller Einheiten, sodass Sie ganz einfach Geld sparen, den Cashflow kontrollieren und die nötigen Einblicke für die Erstellung von Budgets und die Aktualisierung von Richtlinien erhalten.

Mit einer Schnellsuchfunktion können Sie alle Gruppendaten sofort nach Namen der Einheiten filtern. Ihnen werden also nur die für Sie relevanten Informationen angezeigt.

Optimale Nutzung von Zeit und Geld

Multi-Entity-Management ist ein leistungsstarkes Konzept und sorgt für eine bessere Ausgabentransparenz, mehr Kontrolle über den Cashflow und effizientere Geschäftsprozesse. Durch die Beseitigung von Doppelarbeiten und aufwendigen Vorgängen im gesamten Unternehmen können Sie sogar Kosten einsparen.

In multinationalen Unternehmen gibt es oft mehrere juristische Einheiten mit jeweils eigenen Mitarbeitenden und Buchhaltungsunterlagen. Unsere Funktion zur Verwaltung der Ausgaben mehrerer Einheiten unterstützt Sie bei der Verwaltung aller Einheiten Ihres Unternehmens und verbessert die Ausgabentransparenz. Sie haben nicht nur Zugriff auf die Ausgabendaten auf Gruppenebene, sondern können auch Corporate Kredit- und -Debitkarten ausstellen, Kilometerpauschalen nachverfolgen, Tagespauschalen erstellen und Auslagen verwalten.

Sorgen Sie durch eine einfache Verwaltung der Geschäftsausgaben für einen reibungslosen Betriebsablauf, mehr Transparenz und einen effizienteren Cashflow. Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie mehr.