Gestion des dépenses multi-entités simplifiée : administration et visibilité améliorées

Si, comme dans la plupart des grandes entreprises, vos données relatives aux dépenses professionnelles sont réparties au sein de plusieurs systèmes dans divers emplacements, imaginez qu’une solution unique et intuitive regroupe toute votre gestion des dépenses. Vous souhaitez disposer d’une meilleure visibilité et d’informations de meilleure qualité ? Peut-être aimereriez-vous pouvoir mieux contrôler le flux de trésorerie ainsi que la classification, la gestion et l’analyse de vos dépenses ?

Quelles que soient vos motivations, vous comprenez l’importance d’avoir une vision globale sur les dépenses multi-entités, rassemblées sur un espace unique à partir duquel les contrôler.

Pourquoi une bonne visibilité sur les dépenses est-elle essentielle pour les grandes entreprises ?

Les avantages d’une bonne visibilité sur les dépenses sont évidents et nombreux. Cela vous permet notamment, ainsi qu’à vos équipes financières, de consulter les dépenses de votre groupe en un seul et même endroit. Des paiements aux abonnements en passant par les factures fournisseurs, vous pouvez identifier les principaux postes de dépenses de chaque équipe et entité, sans changer de fenêtre.

Quels obstacles majeurs les entreprises rencontrent-elles ? La plupart des grandes entreprises souhaitent améliorer leur visibilité sur les dépenses, mais en raison d’outils obsolètes qui les freinent dans ce processus, elles ne savent souvent pas par où commencer. Si vous n’avez pas encore implémenté de système tourné vers l’avenir, voici quelques-uns des problèmes les plus souvent rencontrés :

• Manque de collaboration : cela se manifeste généralement sous la forme d’une « approche en silo », où chaque département ou domaine fonctionnel dispose de son propre outil de suivi des dépenses (feuille de calcul Excel, par exemple). Cette approche entraîne la génération de données isolées qui n’offrent pas un aperçu global des finances ou des dépenses de l’entreprise. Étant donné qu’il n’existe pas de plateforme commune à tous les services, il est plus difficile de créer des rapports sur la totalité des dépenses effectuées dans les différents domaines et équipes. Comme c’est impossible de comparer, par exemple, les dépenses du pôle recherche à celles du pôle marketing, cette situation complique l’analyse de chiffres comparables entre différents groupes au sein de votre entreprise.

• Taille de l’entreprise : qui dit grande entreprise dit de nombreux employés et donc un grand nombre de dépenses. Si vous êtes à la tête de milliers d’employés répartis sur plusieurs sites, assurer le suivi du montant, du lieu de la transaction et de la personne à l’origine de celle-ci peut s’avérer épineux.

• Élaboration de rapports fiables : en plus d’avoir de la visibilité sur les dépenses, l’élaboration de rapports fiables constitue un autre défi de taille pour les grandes entreprises. Quand de nombreux employés envoient leurs notes de frais depuis divers emplacements géographiques, il est crucial de mettre en place un système pour vérifier leurs demandes avant d’effectuer les remboursements.

Gestion des dépenses multi-entités : une vue d’ensemble de la situation

La gestion des dépenses multi-entités permet de garder un œil sur les dépenses de votre groupe au sein des différentes entités, en temps réel, vous garantissant ainsi une meilleure gestion des dépenses de votre entreprise à l’international. Vous disposez de davantage de contrôle sur la gestion de vos fournisseurs et les outils pour éviter les écueils les plus courants tels que les doublons de paiement en ou encore les factures en retard.

Chez Payhawk, notre fonctionnalité de gestion multi-entités comprend un tableau de bord performant qui vous permet de consulter l’ensemble des dépenses de votre groupe en un seul coup d’œil. Vous pouvez parcourir les remboursements, factures, paiements par carte d’entreprise ou encore les abonnements au sein d’un même espace, sans devoir passer d’une fenêtre à l’autre.

Contrôlez le flux de trésorerie et accélérez la clôture de fin de mois

Sans une vue d’ensemble sur les dépenses, la gestion du flux de trésorerie peut rapidement devenir incontrôlable. Avant d’adopter une gestion multi-entités, les entreprises avaient besoin d’aide pour connaître les détails des dépenses effectuées et jonglaient entre plusieurs outils et fenêtres pour consulter les dernières évolutions. Un processus loin d’être efficace.

Nos fonctionnalités de gestion des dépenses multi-entités vous font gagner du temps grâce à des données et des tâches exploitables. Vous bénéficiez ainsi :
• D’une alerte lorsque votre solde est bas (pour toutes les entités et toutes les devises)
• D’un aperçu clair des dépenses à venir et des fonds disponibles
• D’informations sur les tâches qui restent à accomplir (approbations incomplètes, reçus manquants…)
• De rappels automatisés des reçus manquants (nul besoin d’attendre la fin du mois).
Vos entités n’ont alors plus besoin de partager leurs factures, réaliser des prêts entre les différentes filiales ni d’effectuer des transactions internes puisque vous pouvez gérer le flux de trésorerie pour chacune d’entre elles depuis un seul et même espace. Vous vous assurez ainsi que chaque entité dispose des fonds nécessaires pour effectuer son travail.

Gagnez du temps sur les tâches administratives du groupe

La mise à jour des systèmes qui vous aident dans l’administration des dépenses de votre groupe prend trop de temps ? Simplifiez-vous la vie grâce à notre module de groupe et concentrez-vous plutôt sur les opérations qui vous rapportent de l’argent.

Avec ce module de groupe, vérifiez vos effectifs et invitez des individus de manière groupée au lieu de les ajouter manuellement un par un.

Vous pouvez également désigner des responsables d’équipe et des personnes chargées des approbations au niveau du groupe pour veiller à ce que les circuits d’approbation de chaque entité soient conformes à votre politique de dépenses. La composition de votre équipe ou de la direction change ? Modifiez ou supprimez des équipes en toute simplicité et invitez un même responsable à rejoindre toutes vos entités, sans devoir effectuer de tâches répétitives.

Vous souhaitez attribuer des missions de supervision à un spécialiste du contrôle des finances du groupe ? Affectez des administrateurs de groupe à l’équipe afin de veiller à ce que le contrôle de vos entités se trouve entre de bonnes mains.

Exploitez la puissance du tableau de bord

Si votre entreprise se compose de plusieurs entités, vous pouvez désormais les gérer en toute simplicité à partir d’une seule plateforme. Grâce à notre fonctionnalité de gestion multi-entités et son tableau de bord performant, organisez vos dépenses par équipe ou par entité.

Ce tableau de bord met en avant les principaux postes de dépenses pour vous aider à identifier les personnes ou les équipes les plus actives financièrement ainsi que les destinataires de leurs transactions. Vous pouvez également consulter la somme totale dépensée par toutes les entités afin de réaliser des économies et de contrôler le flux de trésorerie plus facilement. Vous obtenez ainsi les informations nécessaires pour établir des budgets et mettre à jour vos différentes politiques.

Une fonctionnalité de recherche rapide vous permet de filtrer instantanément l’ensemble des données de votre groupe par nom d’entité pour obtenir uniquement les résultats dont vous avez besoin.

Faites bon usage de votre temps et de votre argent

La gestion multi-entités est un modèle puissant qui permet d’améliorer la visibilité sur les dépenses, de mieux contrôler le flux de trésorerie et de rationaliser les processus métier. Elle aide également les entreprises à réduire leurs coûts en éliminant les actions et les opérations redondantes.

Les multinationales comptent bien souvent plusieurs entités juridiques, chacune avec ses propres employés et informations de comptabilité. Notre fonctionnalité de gestion multi-entité vous aide à gérer toutes les entités de votre entreprise et à améliorer la visibilité sur les dépenses. En plus de vous donner accès aux données de dépenses au niveau du groupe, nous vous permettons d’émettre des cartes bancaires d’entreprise, de suivre les frais kilométriques, de créer des indemnités journalières et de gérer des remboursements.

Favorisez le bon fonctionnement de votre entreprise en gérant facilement les dépenses globales ainsi qu’en améliorant la visibilité et le flux de trésorerie. Programmez une démo sans plus attendre.