Cómo gestionar los gastos de empresas multi-entidad o grupos

Si tu negocio es como la mayoría de grandes organizaciones, tendrás datos de gastos empresariales repartidos por distintas ubicaciones dentro de múltiples sistemas. Nos atrevemos a adivinar que uno de tus objetivos es consolidar tu gestión de gastos en una única solución fácil de usar. ¿Quizás quieras información más completa sobre tus datos? ¿O tal vez, un mejor control del flujo de caja y de cómo se clasifican, gestionan y analizan tus gastos?

Sea cual sea el motivo, comprendes la importancia de tener una visión clara y conjunta de los desembolsos registrados en varias entidades y un espacio donde controlarlos.

¿Por qué es importante tener los gastos fácilmente visibles para las grandes empresas?

Las ventajas de tener visibilidad sobre los gastos de la empresa, sin importar la entidad, son obvias; la primera es que tu equipo financiero y tú pueden ver los desembolsos de la compañía en un solo lugar. Puedes comprobar los gastos más importantes por equipo y entidad, desde pagos y facturas hasta suscripciones, sin cambiar de pantalla.

Pero, ¿qué hay de los retos que se asumen en la tarea de gestionar gastos almacenados en distintas entidades? La mayoría de las grandes empresas desean mejorar la visibilidad del estado de sus gastos, pero la falta de herramientas adecuadas no les permite ni siquiera empezar. Si aún no has configurado un sistema orientado a alcanzar este objetivo, los problemas más comunes con los que te vas a encontrar son:

• Falta de colaboración: Suele manifestarse como un enfoque en silos, en el que cada departamento tiene su propia herramienta individual de seguimiento de gastos (por ejemplo, hojas de cálculo en Excel). Este enfoque genera datos desconectados que no proporcionan una visión global de las finanzas de la empresa o de la actividad de gasto. Y como no existe una plataforma única para todos los departamentos, es más difícil crear informes que muestren cuánto dinero se gasta en las distintas áreas o equipos (por ejemplo, marketing frente a investigación), lo que dificulta la comparación de cifras entre los distintos grupos de la organización.
• Escala: Las grandes empresas tienen muchos empleados, lo que significa numerosos gastos. Si gestionas miles de empleados en varias ubicaciones, puede ser difícil hacer un seguimiento de quién gasta qué y dónde.
• Informes precisos: Además de la visión global del gasto, otro reto para las grandes empresas es la elaboración de informes rigurosos. Con tantos empleados enviando informes de gastos a través de distintas ubicaciones y plataformas, debe existir un sistema para verificar sus solicitudes antes de que sean reembolsados.

Gestión de gastos multi-entidad: La visión global a través de una única plataforma

La gestión multi-entidad realiza un seguimiento de los movimientos de tu empresa en todas las entidades, lo que te permite gestionar los gastos empresariales globales de forma más eficaz. Te proporciona un mayor control sobre la gestión de los proveedores, te ayuda a evitar errores comunes como los pagos duplicados o las facturas atrasadas, y te da información de cada transacción en tiempo real.

La gestión multi-entidad también te ayuda a optimizar la visibilidad de tus gastos en múltiples entidades. En Payhawk, nuestra función de gestión multi-entidad incluye un potente Panel de Grupo que te permite ver todos los gastos de tu negocio en una sola pantalla. Puedes ver reembolsos, facturas, pagos con tarjetas corporativas, suscripciones y mucho más en un solo lugar, sin necesidad de cambiar de aplicación.

Controlar el flujo de caja y acelerar el cierre de mes

Gestionar el departamento de tesorería de un negocio puede ser un descontrol sin una visión global de los gastos. Antes de la gestión multi-entidad, las empresas necesitaban ayuda para ver lo que habían gastado y dónde, y pasaban de una herramienta a otra o de una pantalla a otra de forma ineficiente para comprobar los movimientos.

Nuestras funciones de gestión multi-entidad no sólo te ofrecen una visión global de los gastos, sino que te permiten ahorrar tiempo dándote la información que necesitas en un solo sitio. Esto es lo que te ofrecemos:

• Un aviso cuando tu saldo es bajo (en todas las divisas y entidades)
• Una visión global de los próximos gastos frente a los fondos actuales.
• Información sobre las tareas pendientes, por ejemplo, el número de aprobaciones incompletas o los recibos que faltan.
• Seguimiento automatizado de los recibos (sin necesidad de esperar hasta final de mes).

Además, tus entidades no necesitan compartir facturas, realizar préstamos entre filiales ni comerciar entre sí, ya que puedes gestionar el flujo de caja de todas ellas en un mismo lugar. Así se garantiza que cada entidad disponga de fondos suficientes para rendir como necesitas.

Ahorra tiempo administrativo

¿Dedicas demasiado tiempo a actualizar los sistemas de gestión de gastos de los distintos apartamentos? Ahorra tiempo y esfuerzo con la gestión multi-entidad, para que puedas centrarte en tareas más estratégicas que aumenten tus ingresos.

Con el Módulo de Empleados de Grupo, puedes comprobar cuántos usuarios y empleados tienes e invitar a personas de forma masiva para ahorrarte el trabajo de añadir usuarios manualmente de forma individual.

También puedes añadir jefes de equipo y aprobadores de gastos a nivel de grupo para asegurarte de que los flujos de trabajo de cada entidad se construyen correctamente dentro de tu política de gastos. ¿Cambios en el equipo o en la dirección? Puedes editar o eliminar equipos fácilmente a nivel de grupo e incluso invitar al mismo gestor a todas tus entidades según sea necesario, evitando tener que añadirlos cada vez de forma manual.

¿Necesitas dar supervisión a un Controlador Financiero de Grupo? Puedes asignar administradores de grupo al equipo para garantizar que el miembro adecuado supervise y controle todas tus entidades.

Aprovecha el poder del panel de control de grupo

Si tu organización tiene varias entidades, ahora puedes gestionarlas fácilmente desde una única plataforma. Tanto si necesitas ver los gastos por equipo como por entidad, nuestra función de gestión de múltiples entidades, incluido el potente Cuadro de Mando de Grupo, te permite hacerlo en un solo lugar.

El Panel de Control de Grupo te muestra las entidades que más gastan, lo que facilita la identificación de los equipos o individuos que son más activos con su dinero y dónde lo invierten. También puedes ver el gasto total de todas las entidades, lo que facilita el ahorro, el control del flujo de caja y proporciona la información adecuada para establecer presupuestos y actualizar políticas.

La función de búsqueda rápida te permite filtrar sobre la marcha todos los datos de tu grupo por nombre de entidad, para que sólo veas lo que más te interesa.

Aprovecha tu tiempo y tu dinero

La gestión multi-entidad es un potente modelo para mejorar la visibilidad global del gasto, controlar el flujo de caja y agilizar los procesos empresariales. También facilita a las organizaciones reducir costes eliminando acciones y operaciones duplicadas en toda la empresa.

Las empresas multinacionales suelen tener varias entidades jurídicas, cada una con su propio conjunto de empleados e información contable. Nuestra función de gestión de gastos multi-entidad ayuda a administrar todas las entidades de tu empresa y a mejorar la visibilidad global de los gastos. Además de tener acceso a los datos a nivel de grupo, también te permitimos emitir tarjetas corporativas, realizar un seguimiento del kilometraje, crear dietas y gestionar los gastos diarios.

Mantén el buen funcionamiento de tu empresa gestionando los gastos globales con facilidad, mejorando la visibilidad de estos y el flujo de caja en el proceso. Reserva una demo hoy mismo para obtener más información.