Standardisierung: Wie man effiziente Finanzprozesse in verschiedenen Gesellschaften etabliert

Management-Informationen (MI) spielen eine wichtige Rolle beim Verständnis der Unternehmensausgaben und der Bewertung der Unternehmensleistung. Eine einfache Berichterstattung und Datenanalyse ist entscheidend für die Planung zukünftiger Ausgaben, fundierte Entscheidungsfindungen und die Verwaltung von Ressourcen im gesamten Unternehmen.

Problematisch wird es beim Thema MI und globale Unternehmen, wenn die verschiedenen Entitäten über unterschiedliche Prozesse und Systeme verfügen (was häufig der Fall ist). Ein Beispiel: Mehrere Entitäten eines Unternehmens arbeiten mit unterschiedlicher Buchhaltungssoftware oder verschiedenen Tools für die Bearbeitung von Transaktionen.

Durch Standardisierung lassen sich diese Prozesse deutlich vereinfachen, da einheitliche Kennzahlen in allen Entitäten verwendet werden können. Besonders wichtig ist dies, wenn Sie Tochtergesellschaften oder Zweigstellen in verschiedenen Ländern betreiben, in denen aufgrund lokaler Gesetze und Vorschriften zusätzliche Berichterstattungen verlangt werden können. Wenn Sie die Verwaltung Ihrer Unternehmen mit mehreren Entitäten standardisieren, verringern Sie die für die Verwaltung dieser Unternehmen benötigten Ressourcen und können die Effizienz steigern.

Warum ist Standardisierung bei der Verwaltung mehrerer Einheiten so wichtig?

Die Standardisierung spielt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung der Beziehungen zwischen den verschiedenen Unternehmenseinheiten. So wird sichergestellt, dass alle Parteien Standardprozesse verwenden und ähnliche Erwartungen haben. Darüber hinaus sorgen standardisierte Prozesse dafür, dass Ihr Team wichtige MI-Daten einheitlich erfassen kann, um Fehler zu reduzieren und die Leistungsfähigkeit zu erhöhen. Die Standardisierung von Ausgabentypen und -feldern über alle Einheiten hinweg bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter:

Compliance: Dank einer Standardisierung (einschließlich Genehmigungsworkflows, Kartensperren und mehr) können Mitarbeiter Ausgaben einreichen, die den Unternehmensrichtlinien und -vorschriften entsprechen, wodurch das Fehler- und Betrugsrisiko verringert wird.

Einheitlichkeit: Finanzteams und Mitarbeiter in allen Einheiten erhalten Zugriff auf dieselben Ausgabentypen und -felder für eine fehlerfreie und pünktliche Spesenabrechnung.

Effizienz: Sie müssen die Ausgabeneinstellungen nicht für jede Einheit einzeln konfigurieren und vermeiden so doppelte Arbeit.

Spesenabrechnung: Mithilfe von standardisierten Ausgabenarten und -feldern können Unternehmen genaue und aussagekräftige MI erstellen, die bei der Entscheidungsfindung helfen und die betriebliche Effizienz steigern können.

Ausgaben und Liquidität bedarfsgerecht kontrollieren und verwalten

Mit unserem Multi-Entity-Management können Finanzteams Ausgaben und Liquidität auch im großen Maßstab kontrollieren und verwalten – über Hunderte oder Tausende von Mitarbeitern und mehrere Entitäten oder Gesellschaften hinweg. Leiter der Finanzabteilung können ganz einfach Workflows implementieren, Transaktionen verfolgen und sich einen Überblick über die Ausgaben ihrer Tochtergesellschaften verschaffen. Zudem kann Ihr Finanzteam von überall aus an Projekten zusammenarbeiten und dabei Echtzeitdaten aus dem gesamten Unternehmen nutzen.

Dank der umfassenden Ausgabentransparenz über alle Entitäten hinweg können Sie Einsparungsmöglichkeiten analysieren, Ihr Cashflow-Management verbessern und Prozesse optimieren, was sich positiv auf Ihre gesamte Ausgabenmanagementstrategie auswirken wird.

Workflows auf Gruppenebene erstellen und in allen Entitäten anwenden

Mit dem neuen Multi-Entity Feature von Payhawk können Sie Ihre Prozesse für die Verwaltung mehrerer Entitäten standardisieren, indem Sie Workflows auf Gruppenebene erstellen und diese in allen Einheiten Ihres Unternehmens anwenden. Bei Bedarf können Sie die Arbeitsabläufe anpassen, um den Anforderungen der verschiedenen Entitäten gerecht zu werden, beispielsweise in Bezug auf die Genehmigung von Ausgaben durch bestimmte Personen.

Außerdem können Sie Ihre Gruppen-Workflows in einer zentralen Übersicht verwalten und einsehen, auf welche Entitäten Gruppen-Workflows angewendet werden, und die Workflows ggf. vor der Anwendung ganz einfach bearbeiten.

Geschäftsausgaben pünktlich einreichen und den Monatsabschluss schneller durchführen

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die rechtzeitige Einreichung ordnungsgemäßer Ausgaben. Mit einer zentralisierten Lösung können Sie alle Aspekte der Mitarbeiterausgaben verwalten und die gesamte Belegschaft kann nahtlos Ihre Prozesse einhalten.

Mitarbeiter können Ausgaben auch von unterwegs über ihre Laptops oder Handys einreichen und unsere benutzerfreundliche App, unser Portal und unsere leistungsstarke OCR-Technologie für die Erfassung von Belegen und die Automatisierung der Vorabrechnung sorgen für eine einfache und schnelle Aufzeichnung aller Ausgabendaten.

Mit unserem Multi-Entity-Management-Tool erhalten Sie einen Einblick in die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter und profitieren von einem effizienten Echtzeit-Abgleich – so können Sie Ihr Geschäftsjahr schneller abschließen.

Die Kernpunkte

Das Multi-Entity-Management ermöglicht Unternehmen die Zentralisierung und Standardisierung von Prozessen und optimiert so die Ausgabenverwaltung. Auf diese Weise lassen sich die Ausgaben in allen Bereichen leichter nachverfolgen und Sie müssen seltener Ausgabendaten nachträglich einholen, da diese von Anfang an unternehmensweit korrekt erfasst werden.

Die Standardisierung der Speseneinreichung mittels Multi-Entity-Management ist eine entscheidende Voraussetzung für maximale Effizienz und hilft Unternehmen, ihre Berichterstattung zu optimieren und die Ausgabentransparenz zu verbessern.
Mit dem richtigen All-in-one-System für die Ausgabenverwaltung über mehrere Einheiten können Unternehmen von einer höheren Datengenauigkeit und -effizienz, einer besseren Einhaltung der Vorschriften für Mitarbeiterausgaben, einer verstärkten Ausgabenkontrolle und einer enormen Zeitersparnis profitieren.

Erfahren Sie, wie Ihr Finanzteam die Vorteile unseres Systems für die Ausgabenverwaltung in mehreren Einheiten nutzen kann. Jetzt Demo buchen.