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Die Steuerung von Finanzen über mehrere Tochtergesellschaften hinweg war bisher ein Kampf gegen Excel-Chaos und manuelle Prozesse. Unterschiedliche Datenformate und Abläufe erschweren die konzernweite Abstimmung und kosten wertvolle Zeit. Statt strategische Entscheidungen zu treffen, verlieren Sie sich im Datensammeln und Berichtswesen. Mit vernetzten Systemen ändern Sie das: Klare Einblicke, schnelle Entscheidungen und einheitliche Prozesse über alle Tochtergesellschaften hinweg.
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Sobald Ihr Unternehmen international agiert, droht ein Flickenteppich aus Tools, Banken und Prozessen – mit teuren Folgen für Transparenz, Kontrolle und Effizienz. Wenn Ihre Gesellschaften isoliert voneinander arbeiten, fehlt der Blick aufs Ganze. Jedes Team nutzt unterschiedliche Tools. Zahlungen laufen über verschiedene Banken. Berichte unterscheiden sich je nach Land. Das bremst Ihre Prozesse – und noch schlimmer: Es verhindert, Risiken frühzeitig zu erkennen, Ausgaben gezielt zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Transparenz über alle Ausgaben hinweg ist der Schlüssel. Sie gibt Ihrem Finanzteam die Klarheit, die es braucht, um schnell, sicher und kontrolliert zu agieren. Wenn Sie Ihre Systeme – Firmenkarten, Ausgabenmanagement, ERP, HRIS und mehr – miteinander vernetzen, schaffen Sie eine verlässliche, einheitliche Datenquelle. Diese Struktur lässt sich problemlos auf alle Gesellschaften übertragen. So zentralisieren Sie Ihre Daten und machen verborgene Ausgabenmuster sichtbar. Das Ergebnis:
CFO-Leitfaden: So skalieren Top-Finanzteams globales Ausgabenmanagement
Betrachten Sie Ihr Finanzwesen wie ein modernes Terminal: Ohne klare Übersicht bleibt der Überblick aus – und kein Flugzeug kann sicher landen. Doch mit vollständiger, aktueller Datentransparenz steuern Sie gezielt und sicher ans Ziel.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung für das Finanzmanagement über mehrere Gesellschaften hinweg diese fünf zentralen Aufgaben erfüllt:
Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung Echtzeit-Einblicke, automatische Abstimmungen und nahtlose Integrationen mit Ihren Systemen bietet – zum Beispiel mit ERP-Systemen wie NetSuite, Sage Intacct oder Xero. So sorgen Sie dafür, dass Ihre „Flugzeuge“ nicht im Kreis fliegen – und verwandeln Ihr Finanzteam vom reinen Zahlenlieferanten in einen strategischen Wegbereiter.
Andrew Jacobi, VP US Finance bei State of Play Hospitality, berichtet:
„Dank der Integration von Payhawk mit NetSuite haben wir vollständige Ausgabenübersicht. Dieser Datenfluss ermöglicht es uns, unsere Gewinn- und Verlustrechnung sehr schnell zu verstehen – ohne Aufwand.“
Zurück zu unserer Metapher: Globales Ausgabenmanagement sollte nicht wie Flugverkehr bei dichtem Nebel sein. Mit dem Group Dashboard von Payhawk behalten Sie jederzeit den Durchblick – mit einer zentralen, übersichtlichen Steuerung von Ausgaben, Budgets und Aktivitäten aller Gesellschaften und Teams, weltweit und in Echtzeit.
Verfolgen Sie Rückerstattungen, Kartentransaktionen und Rechnungen nach Region, Abteilung oder Kostenart. Identifizieren Sie Ihre größten Ausgabenträger, reagieren Sie frühzeitig auf niedrige Kontostände und planen Sie Ihre Liquidität gezielt – egal ob in Euro, Pfund oder Dollar.
Definieren Sie global, was als Ausgabe gilt, und setzen Sie diese Richtlinien über automatisierte Workflows auf allen Gesellschaftsebenen durch. Statt unklarer Regeln und fehleranfälliger Formate erhalten Sie konsistente, regelkonforme Daten – perfekt für Reporting und Compliance.
Serkan Yüksel, Leiter Digital Transformation Finance bei Hypoport SE, sagt:
„Wir können die Liquiditätsplanung jetzt effizienter und genauer über das Dashboard steuern und durch die Segmentierung der Daten nach Tochtergesellschaften, Teams und Kostenarten besser kontrollieren.“
Finanzen über mehrere Gesellschaften hinweg zu steuern bedeutet: unterschiedliche Steuergesetze, Sprachen, Zahlungsformate und Währungen. Schnell entsteht ein undurchdringlicher Flickenteppich.
Doch mit der richtigen Plattform bleibt die Komplexität beherrschbar – ohne Kompromisse für Ihre Teams vor Ort.
Payhawk unterstützt lokale Zahlungsmethoden und Währungen, bietet Benutzeroberflächen in Landessprache und ermöglicht spezifische Workflows je Gesellschaft. Gleichzeitig behalten Sie die volle Kontrolle in einem zentralen System – für globalen Überblick und lokale Flexibilität.
Robbie Hadfield, ACCA, Senior Director Solution Engineering bei Payhawk, erklärt:
„Für Unternehmen, die ihre Gesellschaften aus rechtlichen Gründen trennen müssen, hält unsere Plattform Zentrale und operative Einheiten klar getrennt. So lassen sich Risiken minimieren. Über unsere NetSuite-Integration können Unternehmen effizient wachsen und Kosten gezielt zuordnen – z. B. durch Verrechnung von Zentralkosten.“
Eine einheitliche Spesenrichtlinie zu formulieren ist nur der erste Schritt – sie konsistent in sechs Ländern umzusetzen, die eigentliche Herausforderung. Hier setzt der Payhawk Financial Controller Agent an.
Unsere KI-gestützten Agenten agieren über Ihre gesamte Unternehmensstruktur hinweg: Sie verfolgen Belege, fordern Genehmigungen ein, erkennen fehlende Informationen – und das alles in natürlicher Sprache über Slack, Teams oder direkt in Payhawk.
Sie erinnern nicht nur, sondern verstehen Ihre Richtlinien, schließen Lücken und melden Unregelmäßigkeiten. So stellen Sie sicher, dass Ausgaben unabhängig vom Standort – ob Berlin, Barcelona oder Boston – einheitlich und regelkonform behandelt werden. Ganz ohne Mehraufwand.
Monatsabschlüsse über mehrere Gesellschaften hinweg müssen nicht mehr Wochen dauern. Mit Payhawk erledigen Sie sie in wenigen Tagen – oder bleiben sogar jederzeit auf dem aktuellen Stand.
Unsere KI verfolgt automatisch fehlende Belege, analysiert Ausgaben, weist auf Richtlinienverstöße hin und gibt Korrekturvorschläge. So erkennen Sie Abweichungen nicht erst zum Monatsende, sondern direkt, wenn sie entstehen.
Standardisierte Workflows sorgen für effiziente Prozesse, können aber bei Bedarf individuell pro Gesellschaft angepasst werden. Genehmigungen und Zahlungen lassen sich teamweise steuern – bei gleichzeitigem Erhalt der zentralen Übersicht.
Und bei Intercompany-Geschäften? Payhawk sorgt für klare, automatisierte Verrechnungen – ohne komplizierte Darlehen oder manuelle Abstimmungen. Das Ergebnis: saubere Bücher, schnellere Abschlüsse und zufriedene Prüfer.
Mit dem Group Employee Module gelingt auch das Onboarding ganz unkompliziert: Neue Mitarbeitende über mehrere Gesellschaften hinweg gleichzeitig anlegen, Genehmiger definieren, Teamstrukturen zentral verwalten – alles in einem System.
Das Resultat: schnellere Monatsabschlüsse, weniger manuelle Nacharbeiten, bessere Compliance.
Unternehmen wie die internationale Schmuckmarke Astrid & Miyu haben den Wandel bereits vollzogen.
Das Ergebnis: über 40 Stunden Zeitersparnis pro Woche. Ausgaben werden um 66 % schneller bearbeitet – mit voller Multiwährungsfähigkeit und ohne Medienbrüche.
Stephen Wilkinson, Finance and Operations Director bei Astrid & Miyu, erklärt:
„Die Multi-Entity- und Multiwährungsverwaltung von Payhawk ist für ein Unternehmen mit Aktivitäten in vier Ländern essenziell. Früher sorgten länderspezifische Plattformen und Kartenanbieter für fragmentiertes Kostenmanagement. Mit Payhawk ist das Vergangenheit.“
Viele Finanzleiter wachsender Unternehmen sagen uns rückblickend das Gleiche: Sie hätten sich gewünscht, früher auf ein zentrales System umgestellt zu haben.
Denn Transparenz ist kein Luxus – sie ist Voraussetzung für schnelle Entscheidungen, sichere Prozesse und strategisches Wachstum. Wenn Sie Ihre Ausgaben über alle Gesellschaften hinweg im Griff haben, gewinnen Sie: schnellere Abschlüsse, weniger Überraschungen, mehr Fokus auf das Wesentliche.
Möchten Sie den Unterschied selbst erleben?
Buchen Sie eine persönliche Demo – und entdecken Sie, wie Payhawk Ihre Finanzsteuerung auf das nächste Level hebt.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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