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Finanzen über mehrere Unternehmenseinheiten hinweg zu steuern, bedeutete früher vor allem eines: endlose Tabellen und immer wieder dieselben Arbeitsprozesse. Unterschiedliche Datenfelder, Formate und Abläufe erschweren die Abstimmung – und rauben Ihnen die Übersicht. Statt strategisch zu führen, sind Sie damit beschäftigt, Berichte zusammenzusetzen, fehlende Informationen zu suchen und ständig auf neue Probleme zu reagieren. Doch es geht auch anders: Mit vernetzten Prozessen treffen Sie fundierte Entscheidungen – klar, schnell und einheitlich über alle Gesellschaften hinweg.
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Wenn Ihre Einheiten isoliert voneinander arbeiten, entsteht kein klares Gesamtbild. Jedes Team nutzt andere Werkzeuge. Zahlungen laufen über verschiedene Banken. Die Berichte unterscheiden sich von Land zu Land. Das verlangsamt den gesamten Prozess. Noch schlimmer: Es verhindert, Risiken zu erkennen, Ausgaben zu kontrollieren und kluge Entscheidungen zu treffen.
Eine transparente Übersicht der Ausgaben über alle Einheiten hinweg schafft Abhilfe. Sie verschafft Ihrem Finanzteam die nötige Klarheit, um sicher, schnell und kontrolliert zu handeln. Wenn Sie Ihre Systeme – Firmenkarten, Ausgabenmanagement, ERP, HRIS und weitere – miteinander verbinden, gewinnen Sie eine verlässliche, einheitliche Datenquelle. Übertragen Sie diese Struktur auf alle Einheiten, sammeln Sie Daten zentral und entdecken so Ausgabenmuster, die sonst in lokalen Silos verborgen bleiben. So können Sie:
CFO-Leitfaden: So skalieren Top-Finanzteams globales Ausgabenmanagement und Kontrolle
Betrachten Sie das Finanzwesen als eine Kontrollzentrale. Ohne klare Übersicht können keine Flugzeuge sicher landen. Wenn Sie jedoch Ihre Daten übersichtlich vor Augen haben, läuft alles reibungslos dorthin, wo es hingehört.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung für das Finanzmanagement mehrerer Unternehmen Ihnen zunächst bei diesen fünf wichtigen Aufgaben hilft:
Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung Echtzeit-Transparenz, automatische Abstimmungen und nahtlose Integrationen mit Ihren Systemen (ERP NetSuite, Sage Intacct, Xero etc.) bietet. So verhindern Sie, dass Ihre „Flugzeuge im Kreis fliegen“ und verwandeln sich vom reinen Zahlenwerk in einen wertvollen, strategischen Partner.
Andrew Jacobi, VP US Finance bei State of Play Hospitality, beschreibt, wie die richtige Lösung und die dadurch gewonnene Übersicht ihrem Team die Entscheidungsfindung erleichtert haben:
Dank der Integration von Payhawk mit NetSuite haben wir vollständige Ausgabenübersicht. Dieser Datenfluss ermöglicht es uns, unsere Gewinn- und Verlustrechnung sehr schnell zu verstehen – ohne Aufwand.
Zurück zur Flugzeug-Metapher: Globales Ausgabenmanagement sollte sich nicht anfühlen wie die Kontrolle eines Turms an einem nebligen Tag. Bei Payhawk liefert Ihnen das Group Dashboard eine klare, Echtzeit-Übersicht über Ausgaben, Budgets und Aktivitäten aller Teams und Gesellschaften – ohne blinde Flecken und ohne Tabellenchaos.
Sie können Rückerstattungen, Kartenzahlungen und Rechnungen nach Region, Abteilung oder Kostenart überwachen. Identifizieren Sie Ihre größten Ausgabenträger, reagieren Sie rechtzeitig auf niedrige Kontostände und planen Sie Ihre Liquidität proaktiv – egal ob in Euro, Pfund oder Dollar.
Zudem definieren Sie auf Gruppenebene, was als Ausgabe gilt, und setzen das global über integrierte Workflows und Richtlinien durch. So gehören uneinheitliche Formate und fehlende Daten der Vergangenheit an – stattdessen erhalten Sie saubere, regelkonforme und konsistente Eingaben, die das Reporting deutlich erleichtern.
Serkan Yüksel, Leiter Digital Transformation Finance bei Hypoport SE, sagt:
„Wir können die Liquiditätsplanung jetzt effizienter und genauer über das Dashboard steuern und durch die Segmentierung der Daten nach Tochtergesellschaften, Teams und Kostenarten besser kontrollieren.“
Mehrere Gesellschaften zu managen bedeutet, lokale Steuerregelungen, Zahlungsformate, Währungen und Sprachen zu berücksichtigen. Das kann schnell komplex werden.
Doch die passende Plattform nimmt Ihnen diese Komplexität ab, ohne Ihren Alltag zu erschweren.
Bei Payhawk unterstützen wir lokale Zahlungsmethoden und Währungen, bieten Interfaces in der jeweiligen Landessprache und ermöglichen individuelle Steuerungen oder Workflows pro Gesellschaft. Trotzdem bleibt alles in einem System. So erhalten Sie die globale Kontrolle, die Sie brauchen, ohne auf die lokale Flexibilität Ihrer Teams zu verzichten.
Robbie Hadfield, ACCA, Senior Director Solution Engineering bei Payhawk, erklärt:
Für Unternehmen, die ihre Gesellschaften aus rechtlichen Gründen schützen und trennen wollen, hält unsere Plattform operative Einheiten und Zentrale getrennt. So werden mögliche rechtliche Risiken minimiert. Unsere Integration mit Systemen wie NetSuite ermöglicht es Unternehmen, effizient zu wachsen und Kosten zu kontrollieren, indem zum Beispiel Zentralkosten den operativen Einheiten belastet werden – für ein schlankes Finanzmanagement.
Eine globale Spesenrichtlinie aufzustellen ist das eine – diese in sechs Ländern konsequent umzusetzen das andere. Hier kommt unser Financial Controller Agent ins Spiel.
Unsere KI-gestützten Agenten arbeiten über die gesamte Unternehmensstruktur hinweg, verfolgen Belege, Genehmigungen und fehlende Daten – und das in natürlicher Sprache über Slack, Teams oder direkt auf der Payhawk-Plattform. Sie erinnern nicht nur, sondern verstehen Richtlinien, füllen Lücken und melden Unregelmäßigkeiten.
Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften bedeutet das: weniger Zeit mit Nachforschungen in verschiedenen Büros oder Ländern und mehr Vertrauen darin, Richtlinien konsequent einzuhalten – ganz ohne Mehraufwand, egal ob die Ausgaben aus Berlin, Barcelona oder Boston stammen.
Früher dauerte der Abschluss über Gesellschaften hinweg oft Wochen. Heute? Nur noch wenige Tage. Bei Payhawk müssen Sie nicht bis zum Monatsende warten, um fehlende Daten zu erkennen. Unsere KI verfolgt Belege automatisch, unterstützt bei der Ausgabenanalyse, weist auf Richtlinienverstöße hin und schlägt Korrekturen vor – so bleiben Sie jederzeit aktuell.
Standardisierte Workflows sorgen für Effizienz, bei Bedarf können Sie diese pro Gesellschaft anpassen. Genehmigungen und Zahlungen lassen sich teamabhängig steuern, ohne die zentrale Übersicht zu verlieren.
Handelt es sich um Geschäftsbeziehungen zwischen Gesellschaften? Unsere Lösung beseitigt komplizierte Intercompany-Darlehen und Abstimmungen. Das Ergebnis sind saubere Bücher, schnellere Abschlüsse und zufriedene Prüfer.
Mit dem Group Employee Module gelingt auch das Onboarding effizient: Mitarbeiter über mehrere Gesellschaften gleichzeitig hinzufügen, Genehmiger ernennen und Teamstrukturen zentral verwalten.
All das führt zu schnelleren Monatsabschlüssen, weniger manuellen Nacharbeiten und besserer Compliance in jedem Geschäftsbereich.
Unternehmen wie die internationale Schmuckmarke Astrid & Miyu haben den Wechsel bereits vollzogen.
Das Ergebnis? Über 40 Stunden Zeitersparnis pro Woche. Ausgaben werden 66 % schneller bearbeitet – mit voller Multiwährungsunterstützung und ohne Bruchstellen.
Stephen Wilkinson, Finance and Operations Director bei Astrid & Miyu, erklärt:
Die Multi-Entity- und Multiwährungsverwaltung von Payhawk ist für ein Unternehmen mit Aktivitäten in vier Ländern besonders wichtig. Früher waren länderspezifische Plattformen oder Kartenanbieter der Grund für fragmentiertes und umständliches Kostenmanagement. Mit Payhawk gehören diese Herausforderungen der Vergangenheit an!
Finanzleiter wachsender Unternehmen sagen uns oft dasselbe: Sie wünschen sich, sie hätten den Wechsel früher vollzogen. Die richtige Plattform zahlt sich durch Zeitersparnis, geringeres Risiko und Wachstum aus.
Transparenz ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Für Finanzteams bedeutet Ausgabenübersicht über alle Gesellschaften schnellere Abschlüsse, weniger Überraschungen und mehr Raum für Strategie. Möchten Sie es selbst ausprobieren?
Buchen Sie eine persönliche Demo und entdecken Sie, wie Payhawk Ihr Wachstum und Ihre Übersicht unterstützen kann.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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