HR Integrationen Ausgaben synchronisieren und Mitarbeitende automatisch einbinden

Die Verbindung eines HR-Systems mit einer Ausgabenmanagement Software wie Payhawk bietet zahlreiche Vorteile:

1. Effizientes Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern: Eine solche Integration ermöglicht die nahtlose Synchronisierung von Mitarbeiterdaten zwischen der Personalabteilung und dem Ausgabenmanagementsystem. Dadurch wird sichergestellt, dass neu eingestellte Mitarbeiter automatisch mit den erforderlichen Zugängen und Berechtigungen ausgestattet werden, während ausscheidende Mitarbeiter schnell aus dem System entfernt werden, einschließlich der Kündigung von Zugängen und Karten. Dies reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand und minimiert das Risiko von Fehlern oder Versäumnissen.

2. Optimierung der Kostenerstattung: Die Integration ermöglicht die automatische Eingabe von Mitarbeiterdaten wie Name, Funktion, und Abteilung in das Reisekostenmanagementsystem. Dies spart Zeit für die Mitarbeiter, da die manuelle Dateneingabe entfällt und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt. Außerdem wird die Transparenz für Manager und Finanzteams verbessert, da sie die Ausgaben einfach nach Mitarbeiter, Abteilung oder Projekt verfolgen können.

3. Einhaltung von Richtlinien: Eine solche Integration kann die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien und Compliance-Regeln durchsetzen, die im Ausgabenmanagementsystem festgelegt wurden, um eine automatische Synchronisierung mit . Zum Beispiel mit dem HR-System, um sicherzustellen, dass die Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Dies trägt dazu bei, unzulässige Ausgaben zu verhindern und den Bedarf an manuellen Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren zu verringern.

Die Verbindung eines HR-Systems mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Payhawk verbessert die betriebliche Effizienz, die Datengenauigkeit, die Einhaltung von Vorschriften und die finanzielle Transparenz, was letztlich zu Kosteneinsparungen und einer Verbesserung der allgemeinen Unternehmensleistung führt.

Die Integration eines HR-Systems mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Payhawk kann in mehrfacher Hinsicht dazu beitragen, Betrug zu verhindern:

1. Rollenbasierter Zugriff: Durch die Integration des HR-Systems wird sichergestellt, dass die Ausgabenmanagement-Plattform die Rollen, Berechtigungen und Zugriffsrechte der Mitarbeiter korrekt wiedergibt. Durch die Einschränkung des Zugriffs auf sensible Finanzfunktionen auf der Grundlage der im HR-System definierten Mitarbeiterrollen können Unternehmen verhindern, dass nicht autorisierte Personen betrügerische Transaktionen initiieren oder genehmigen.

2. Automatisierte Benutzerverwaltung: Die Integration von HR- und Spend-Management-Systemen ermöglicht automatisierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse. Wenn Mitarbeiter dem Unternehmen beitreten oder es verlassen, wird ihr Zugang zur Ausgabenmanagement-Plattform automatisch auf der Grundlage ihres Status im HR-System angepasst. Dies reduziert das Risiko, dass ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf Unternehmensmittel haben und hilft, mögliche betrügerische Aktivitäten zu verhindern.

3. Durchsetzung von Richtlinien: Die Integration des HR-Systems ermöglicht die Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien und Compliance-Regeln innerhalb der Ausgabenmanagement-Plattform. Unternehmen können sicherstellen, dass die Ausgaben den Unternehmensrichtlinien und -standards entsprechen, indem sie die Ausgabenrichtlinien mit den HR-Richtlinien abgleichen. Automatisierte Mechanismen zur Durchsetzung von Richtlinien können Ausgaben, die gegen festgelegte Regeln verstoßen, kennzeichnen oder blockieren und so dazu beitragen, betrügerische oder regelwidrige Transaktionen zu verhindern.

3. Prüfprotokolle und Berichterstattung: Integrierte Systeme bieten umfassende Prüfprotokolle und Berichtsfunktionen, mit denen Unternehmen jeden Schritt des Spesenverwaltungsprozesses verfolgen können. Detaillierte Protokolle von Benutzeraktivitäten, Transaktionsverläufen und Genehmigungsworkflows ermöglichen es Prüfern, den Ursprung von Transaktionen zurückzuverfolgen und Anomalien oder verdächtiges Verhalten zu erkennen. Diese Transparenz schreckt von betrügerischen Aktivitäten ab und liefert Beweise für Untersuchungen, wenn ein Betrugsverdacht besteht.

Insgesamt stärkt die Integration eines HR-Systems mit einer Ausgabenverwaltungssoftware wie Payhawk die internen Kontrollen, erhöht die Transparenz und verbessert die Übersicht, was alles dazu beiträgt, betrügerische Aktivitäten innerhalb des Unternehmens zu verhindern und aufzudecken.

Wir integrieren mit über 50 HR-Systemen, und die Liste wächst ständig. Ab März 2024 werden wir mit folgenden Systemen integriert sein:
7shifts, ADP Workforce Now, AlexisHR, AllianceHCM, Altera Payroll, BambooHR, Breathe, Ceridian Dayforce, Charlie, ChartHop, ClayHR, CyberArk, Deel, Employment Hero, Factorial, Freshteam, Google Workspace, Gusto, HiBob, HR Cloud, HR Partner, Humaans, Humi, Insperiry Premier, IntelliHR, IRIS Cascade, JumpCloud, Justworks, Kallidus, Keka, Kenjo, Lano, Lucca, Microsoft Entra ID, Namely, Nmbrs, Officient, Okta, OneLogin, OysterHR, PayCaptain, Paychex, Paycor, Payfit, Paylocity, PeopleHR, Personio, PingOne, Proliant, Sage HR, SAP Success Factors, Sesame, Square Payroll, TriNet, UKG Pro, UKG Pro Workforce Management, UKG Ready, Workday, Zenefits and Zoho people.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr HR-System nicht in unserer Liste der unterstützten Systeme aufgeführt ist. Kontaktieren Sie uns einfach und teilen Sie uns mit, welche HR-Software Sie verwenden. Gemeinsam finden wir eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht. Am besten nehmen Sie Kontakt mit uns auf, indem Sie eine Demo bei uns buchen..

Die Integration von Payhawk in Ihr HR-System ist denkbar einfach. Mit nur wenigen Klicks und einem Admin-Zugang sowohl zu Payhawk als auch zu Ihrer HR-Plattform sind Sie im Handumdrehen startklar. Unsere intuitive Benutzeroberfläche führt Sie mühelos durch den Prozess. Wählen Sie einfach Ihr HR-System aus der Liste der unterstützten Plattformen aus, geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und wir kümmern uns um den Rest - wir verknüpfen Ihre Mitarbeiter- und Unternehmensdaten nahtlos. Je nachdem, in welches HR-System Sie die Integration vornehmen, kann dies zwischen wenigen Minuten und einigen Stunden dauern.