Une transition rapide entre les deux solutions
En moins d’un mois, le changement est opéré. Migration, onboarding, formation des équipes : tout est lancé en parallèle, sans blocage.
Stéphane Muller se souvient :
La transition a été rapide : en un mois. On a eu quelques doutes au départ, comme souvent quand on nous promet "dans un mois, c’est bon", mais cette fois, ça s’est vraiment passé comme prévu. Pendant ce mois, on a mené deux actions importantes : la migration et le changement d’outil. On est passés d’une solution à une autre, sans rupture. Les cartes virtuelles ont bien fonctionné, les approbations tombaient rapidement. Nos équipes ont bien réagi, et le process s’est fiabilisé. On a fait un double run pendant un mois, puis on a pu couper Spendesk. Aucun besoin de garder les deux solutions en parallèle, ce qui aurait été un casse-tête.
Le timing était serré, mais la réactivité des équipes a permis une transition sans friction. Du côté de l'entité espagnole, quelques étapes légales rallongent la bascule, mais les bénéfices sont immédiats : le passage aux cartes virtuelles met fin à la dépendance à une banque externe, ce qui fait gagner 3 à 4 jours par mois aux équipes, et la supervision est désormais centralisée dans un seul outil.
Les bénéfices de Payhawk pour Powens
Une intégration native à NetSuite devenue essentielle
L’intégration avec NetSuite change la donne, d’autant qu’elle se met en place en quelques minutes seulement. Toutes les données clés de NetSuite (codes comptables, taxes, classifications, plans d’amortissement, départements, fournisseurs, etc.) sont automatiquement importées et prêtes à être utilisées. Les fournisseurs sont automatiquement synchronisés, les erreurs analytiques peuvent être corrigées après coup sans casser le processus comptable. Fini les imports/exports complexes ou les longues sessions de nettoyage Excel. Résultat : la publication d’une transaction dans NetSuite ne prend pas plus de deux minutes.
Par ailleurs, grâce à l’option "View in NetSuite" directement depuis Payhawk, nos clients bénéficient d’un accès instantané à la transaction dans NetSuite, pour un aperçu en temps réel.
Aujourd’hui, Payhawk et Iniwave travaillent main dans la main pour accompagner des clients qui souhaitent rationaliser leurs processus financiers en intégrant ERP et solution de gestion des dépenses.
Pour Cyrille Grépin, les avantages de l’intégration NetSuite avec Payhawk sont clairs :
Grâce à l'intégration, lorsqu'une nouvelle facture arrive dans Payhawk, si le fournisseur n'existe pas encore, il est automatiquement créé et synchronisé dans NetSuite. Cela évite de devoir créer manuellement le fournisseur dans son ERP ou son outil de gestion des dépenses. En cas d’erreur de saisie analytique, même si la dépense a été centralisée et payée, l’utilisateur peut corriger l’information, et la mise à jour se reflètera automatiquement dans NetSuite — à condition que la période comptable soit encore ouverte. Cette automatisation fait une réelle différence par rapport à des systèmes où l'on se contente d’exporter et importer des fichiers Excel, ce qui est lourd, source d’erreurs, et demande souvent beaucoup de travail manuel, surtout quand on n’a pas une armée de comptables pour tout vérifier ligne par ligne.
Pour Stéphane Muller, c’est également ce qui a fait la différence :
L’intégration native, l’absence de fichiers à importer, la gestion multi-entité… tout cela a changé notre quotidien. Ne plus avoir à se connecter/déconnecter pour gérer les entités, tout avoir sous la main dans un seul outil : un vrai changement.
Des capacités de gestion multi-entités fondamentales
Autre atout différenciant de la plateforme Payhawk : ses fonctionnalités de gestion multi-entités.
Pour Powens, la personnalisation des workflows était essentielle, particulièrement dans le contexte multi-entités : les responsables de départements en Espagne peuvent intervenir dans des workflows cross-entités, assurant une validation transversale efficace et favorisant ainsi l'intégration post-fusion. Powens utilise également le compte Payhawk pour effectuer des virements.
Stéphane Muller raconte : “Avoir un outil unique pour toutes les entités, où les utilisateurs peuvent valider une facture sans changer d’interface, c’est énorme. Et ça marche bien. Nos utilisateurs sont contents.”
Un ROI qui impacte positivement toutes les équipes
Grâce à Payhawk, Powens dispose d’un processus de gestion des dépenses fluide et continu, synonyme d’une plus grande flexibilité pour les équipes financières. L’intégration native évite l’export de fichiers et cela se traduit par un gain de temps considérable : de 1,5 à 2 jours sur une clôture mensuelle.
Par ailleurs, l’efficacité de Payhawk a permis d'absorber la charge de travail suite au départ d’une collaboratrice sans remplacement immédiat, représentant un gain de temps significatif.
Stéphane Muller explique :
Ce gain de temps est énorme : une à deux journées, voire plus. Quand tout est fluide et natif, on arrive à clôturer à J+1 ou J+2. Et on peut se concentrer sur autre chose. Si on a une facture urgente à valider, on peut le faire immédiatement. Tout est intégré automatiquement. Ce processus fluide et continu nous fait vraiment gagner du temps.
Si comme Powens, vous recherchez une solution de gestion des dépenses multi-entités, qui s’intègre nativement à votre ERP (NetSuite, Microsoft Dynamics, Odoo…), n’hésitez plus, contactez l’un de nos experts.
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