Powens gagne deux jours sur sa clôture mensuelle grâce à une gestion des dépenses multi-entités
"L'intégration native, l'absence de fichiers à importer, la gestion multi-entité… tout cela a changé notre quotidien. Ne plus avoir à se connecter/déconnecter pour gérer les entités, tout avoir sous la main dans un seul outil : un vrai changement."
Des processus financiers sous pression face à une expansion multi-entités
Depuis 2019, Powens utilisait Spendesk pour gérer ses dépenses. L'outil était maîtrisé, mais l'acquisition d'UNNAX et l'intégration de nouvelles entités espagnoles dans NetSuite ont mis en lumière ses limites : ouverture complexe des entités, délais KYC, difficultés techniques liées à la transition vers un statut d'établissement de paiement, et surtout, le risque de rater des deadlines critiques.
La gestion multi-entités imposait à l'équipe de se connecter et déconnecter d'outils distincts, rendant la supervision fragmentée et chronophage. Les imports/exports de fichiers Excel alourdissaient la charge comptable, et la clôture mensuelle mobilisait une à deux journées supplémentaires.
Avec l'arrivée des entités espagnoles, on a dû repenser les choses. Des petits problèmes sont apparus, les deadlines étaient serrées. Moins d'une semaine après en avoir discuté, on a décidé de franchir le cap.
Une migration en un mois, recommandée par leur intégrateur de confiance
C'est Cyrille Grépin, Partner chez Iniwave — intégrateur NetSuite de Powens depuis 2023 — qui a mis en relation les deux équipes. Fort d'un partenariat avec Payhawk et de clients déjà satisfaits, il a convaincu Powens de franchir le pas.
En moins d'un mois, la migration est bouclée : onboarding, formation des équipes et double run sont menés en parallèle, sans rupture de service. Les cartes virtuelles remplacent immédiatement la dépendance à une banque externe pour l'entité espagnole, et les approbations de dépenses fonctionnent dès les premières semaines.
L'intégration native avec NetSuite change radicalement les habitudes : fournisseurs synchronisés automatiquement, données analytiques (codes comptables, taxes, départements) importées en quelques minutes, et publication d'une transaction dans NetSuite en moins de deux minutes. Fini les fichiers à exporter, importer, nettoyer.
Lorsqu'une nouvelle facture arrive dans Payhawk, si le fournisseur n'existe pas encore, il est automatiquement créé et synchronisé dans NetSuite. En cas d'erreur de saisie analytique, l'utilisateur peut corriger l'information, et la mise à jour se reflètera automatiquement dans NetSuite.
Moins de tâches manuelles, plus d'agilité pour toute l'équipe finance
Depuis le déploiement de Payhawk, Powens a transformé ses opérations financières. La clôture mensuelle, autrefois étalée sur plusieurs jours, s'effectue désormais à J+1 ou J+2. Ce gain de une à deux journées représente un allègement significatif pour une équipe réduite, qui a notamment pu absorber le départ d'une collaboratrice sans recrutement immédiat.
Les responsables de départements en Espagne peuvent intervenir dans des workflows cross-entités sans changer d'interface, facilitant l'intégration post-fusion. Une facture urgente peut être validée immédiatement, depuis n'importe quelle entité, en temps réel.
Ce gain de temps est énorme : une à deux journées, voire plus. Quand tout est fluide et natif, on arrive à clôturer à J+1 ou J+2. Et on peut se concentrer sur autre chose.
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